Het werkkapitaal is het verschil tussen de vlottende activa en de vlottende passiva. Het geeft een indicatie in hoeverre een onderneming in staat is om aan de kortlopende verplichtingen te voldoen. In de volksmond wordt dit ook wel het netto werkkapitaal genoemd.
Staar je niet blind op alleen de cijfers
Echter, zoals al aangegeven, het is een indicatie. De kwaliteit van het werkkapitaal is minstens zo belangrijk. Alleen het werkkapitaal berekenen is in onze opinie dan ook niet voldoende.
Een positief werkkapitaal saldo is nog geen garantie dat je op korte termijn aan de kortlopende schulden kunt voldoen.
Ondernemers kijken echter vaak alleen naar de hoogte van het werkkapitaal. In onze opinie is dit niet afdoende om er geheel zeker van te zijn, dat je daadwerkelijk aan de kortlopende schulden kunt voldoen. Je zou ook de verschillende bestanddelen dienen te analyseren en zeer zeker ook te managen. Op die manier zorg je ervoor dat je in de toekomst over voldoende liquide middelen gaat beschikken.
Debiteuren en voorraden
Vanuit het oogpunt van de ondernemer zijn het met name de voorraden en debiteuren die de meeste aandacht vereisen. Het actief managen van deze posten zal zorgdragen voor voldoende liquiditeit.
Debiteuren en debiteurenbeheer
De debiteuren zijn een belangrijk bestanddeel van het werkkapitaal. Klanten die de facturen gaan betalen zorgen ervoor dat er geld binnenkomt om de kortlopende schulden, zoals crediteuren en belastingen te betalen.
Maar wat nu als de debiteuren niet op tijd betalen? Of erger nog, als een gedeelte van de debiteuren helemaal niet betaald. In dat geval zou je in eerste instantie denken dat er op basis van het werkkapitaal voldoende liquiditeit aanwezig is om de binnenkomende facturen te voldoen, maar in de praktijk zal dit dan tegenvallen. Onderstaand een aantal tips om je hierbij te helpen.
1. Zorg voor een gestroomlijnd debiteurenproces
Vanuit dit oogpunt is debiteurenbeheer essentieel. Zorg ervoor dat je op tijd aanmaningen verstuurt en dat je in contact treed met klanten die na een aanmaning nog niet betalen. Maar ook indien er een geschil is betreffende een factuur, zorg ervoor dat je dit snel oplost. Het komt nogal eens voor dat er een onenigheid is over een klein bedrag, waardoor het gehele bedrag van een factuur wordt achtergehouden.
2. Check de kredietwaardigheid van grote klanten
Voor grotere klanten zou je eigenlijk ook periodiek een screening dienen uit te voeren als onderdeel van het debiteurenbeheer.
De gevolgen zijn vaak groot indien een grote klant in de financiële problemen terecht komt. Door dit op tijd te signaleren, kan je de impact hiervan beperken.
Zorg er in ieder geval voor dat je in dergelijke situaties geen producten of diensten blijft leveren, wanneer de facturen niet worden betaald. Zeker in financieel onzekere tijden, zoals in de huidige corona crisis, liggen faillissementen op de loer.
Vanuit dat oogpunt wordt het debiteurenbeheer nog belangrijker.
3. Wees niet bang om actie te ondernemen
Er zijn ook ondernemers die het vervelend vinden om bijvoorbeeld een incassobureau in te schakelen wanneer facturen onbetaald blijven. In onze ogen is dit geheel ten onrechte. Je hebt tenslotte iets geleverd waarvoor betaald dient te worden.
Indien iemand niet aan deze verplichting voldoet, dan heb je gewoonweg het volste recht om hier de nodige stappen te ondernemen. Uiteraard dien je hier ook niet overboord te gaan en direct de relatie met belangrijke klanten op het spel te zetten.
4. Stel betalingen zeker in een B2C omgeving
Tegenwoordig wordt er in een B2C omgeving van het laten betalen op factuur niet al te veel meer gebruikt. Vaak wordt er vooruit betaald of direct bij levering.
Op dit gebied dien je wel voorzichtig te zijn met automatische incasso. Een particulier heeft het recht om een automatische incasso binnen een periode van 8 werken terug te draaien. Vanuit dat oogpunt heeft Ideal of betaling per creditcard de voorkeur.
Ook kan je ervoor kiezen om te werken met providers zoals afterpay om snel jouw geld te ontvangen, waarbij je de klant toch een bepaalde betalingstermijn verstrekt.
Voorraden en voorraadbeheer
Voorraadbeheer is ook erg belangrijk. Heb je producten in voorraad die slecht, of helemaal niet verkopen, dan zal dit ook gevolgen hebben voor de liquiditeit.
Hier is een goed voorraadbeheer van belang. Werk je met producten met een beperkte houdbaarheid, dan wordt dit nog belangrijker.
Door tijdig te signaleren of er sprake is van producten die niet goed verkopen, kan je hierop inspelen. Je kan dan bijvoorbeeld proberen door middel van een korting deze producten uit het magazijn te krijgen. Ook kan het soms zinvol zijn om een marketingcampagne op te zetten voor dit soort producten.
Kortlopende schulden
Het beheer van de kortlopende schulden, of kortlopend vreemd vermogen, is doorgaans eenvoudiger. Je dient ervoor te zorgen dat je de facturen op tijd voldoet. Echter, betaal deze ook niet eerder dan noodzakelijk.
Daarnaast kan je ook altijd proberen langere betalingstermijnen uit te onderhandelen met leveranciers, om zodoende de liquiditeit zoveel mogelijk te optimaliseren.
