Om de vraag wat kost een boekhoudprogramma te kunnen beantwoorden, dienen we onderscheid te maken tussen 3 categorieën. Gratis boekhoudprogramma`s, online boekhoudprogramma`s geschikt voor de ZZP'er en MKB'er en de uitgebreide ERP pakketten.
Inhoudsopgave
De gratis boekhoudprogramma`s
Ook de categorie gratis boekhoudprogramma`s kan weer verder worden onderverdeeld, om zodoende de kosten van de verschillende opties goed met elkaar te kunnen vergelijken.
1. Geheel gratis boekhoudprogramma`s
Er zijn programma`s op de markt die je geheel gratis kunt gebruiken. De meest bekende en ook populairste programma`s zijn:
- GnuCash
- Winbank
- osFinancials
GnuCash is een opensource boekhoudprogramma. Dit houdt in dat iedereen aan de ontwikkeling van dit programma kan bijdragen. In mijn opinie bevorderd dit echter niet de veiligheid van de software.
Gezien het feit dat je geheel gratis gebruik kan maken de bovengenoemde software, is het zeker zo dat je best een leuk boekhoudprogramma tot je beschikking krijgt.
Het is echter alleen geschikt voor een privé boekhouding, een kleine eenmanszaak of een vereniging of stichting. Voor iets grotere bedrijven ga je toch snel een aantal functionaliteiten missen.
2. Gratis proefversies voor online boekhoudprogramma`s
Bijna elk boekhoudprogramma biedt wel een gratis proefperiode aan. Meestal is dit een periode van 30 dagen. Deze 30 dagen heb je dus geen kosten voor jouw boekhoudprogramma.
Na deze testperiode ga je echter gewoon licentiekosten betalen. In onze opinie valt dit dan ook niet in de categorie gratis boekhoudprogramma`s.
Een uitzondering hierop is e-boekhouden.nl. Voor startende ondernemers bieden zij hun boekhoudprogramma maar liefst 15 maanden gratis aan. Dan kan je dus wel spreken van een gratis boekhoudprogramma. Alleen is dit wel eindig.
Gratis proefversies zijn er om de software eenvoudig online uit te testen. Het aanmaken van een test account kost je slechts een paar minuten en dan kan je gelijk beginnen met het uitproberen van het boekhoudprogramma.
3. Boekhouden in Microsoft Excel
Online kan je heel veel templates vinden voor het bijhouden van een boekhouding. Persoonlijk zou ik deze echter niet gebruiken.
Ten eerste werkt het erg omslachtig en zal een template nooit precies aansluiten op hetgeen je echt nodig hebt. Daarnaast zit er ook een veiligheidsrisico aan verbonden. Zeker als er ook macro`s worden gebruikt, dan kan er eenvoudig een virus in het script van de macro worden ingebouwd. En dan zijn de gevolgen niet te overzien.
Daarnaast kost het boekhouden in excel veel meer tijd in vergelijking met een goed boekhoudprogramma. De btw-aangifte is met excel bijvoorbeeld een tijdrovende aangelegenheid terwijl dit met een goed boekhoudprogramma een fluitje van een cent is.
Met een goed boekhoudprogramma is het boekhouden helemaal niet zo moeilijk en hoeft ook niet veel tijd te kosten. Met het gebruik van excel is er meer boekhoudkennis vereist dan door gebruik te maken van online boekhouden.
4. Gratis versies van betaalde boekhoudprogramma`s
Als je online gaat zoeken dat zal je ook een aantal gratis boekhoudprogramma`s tegenkomen, waarbij er ook een betaalde versie van dezelfde software bestaat.
Dit houdt echter in dat je met een gratis versie een erg beperkt boekhoudprogramma tot je beschikking krijgt. Vaak ontbreken zelfs de noodzakelijke functionaliteiten die je nodig hebt om te kunnen boekhouden.
Een voorbeeld hiervan is de gratis versie van Rompslomp. Hiermee kan je alleen facturen en offertes aanmaken. Je kan er niet mee boekhouden. Dit zorgt ervoor dat je uiteindelijk toch de betaalde versie dient aan te schaffen. Wel is het zo dat indien je gebruikt maakt van een gratis versie van betaalde boekhoudsoftware, dit ook gratis blijft. Dit in tegenstelling tot een gratis proefversie, waar je na afloop van deze testperiode begint met betalen.
Online boekhoudprogramma`s voor MKB en ZZP
Voor deze groep is er een groot aanbod aan boekhoudprogramma`s. Het vergelijken van prijzen wordt iets complexer gemaakt, omdat er met verschillende prijsstructuren wordt gewerkt.
Zo kost Myfinance 10€ per maand, waarmee je onbeperkt toegang krijgt tot alle functionaliteiten en ook onbeperkt kan boekhouden.
E-boekhouden.nl daarentegen, heeft een lagere instapprijs van 7,95€ per maand, maar hiervoor kan je slechts 240 boekingen per boekjaar uitvoeren. Bovendien bevat deze prijs geen mogelijkheid tot factureren. Wil je onbeperkt boekhouden en onbeperkt facturen versturen, dan kost je dit 24€ per maand.
Rompslomp heeft 3 prijzen. Een gratis versie om mee te factureren. Een tweede pakket voor 5€ per maand om naast het factureren ook een urenregistratie bij te houden. Om volledig te kunnen boekhouden dien je het pakket van 15€ aan te schaffen.
Voor Acmulus betaal je 9,95€ per maand voor het volledige boekhoudpakket, zonder beperkingen.
Bij Informer kost het basispakket 10€ per maand. Dan krijg je echter geen toegang tot de scan en herken module. Hiervoor dien je het plus pakket aan te schaffen voor 15€ per maand. Dit zijn overigens prijzen voor de zzp`er.
Voor het MKB liggen deze prijzen op respectievelijk 29€ en 39€. Het verschil tussen het MKB en ZZP pakket is dat je bij het MKB pakket meerdere gebruikers en administraties kunt aanmaken.
Het antwoord op de vraag wat kost een boekhoudprogramma, gericht op ZZP en MKB, luidt dat dit zo tussen de 10€ en 30€ per maand ligt.
Voor de pakketten met een lagere prijs krijg je geen volledig boekhoudprogramma tot je beschikking. Dit is iets wat je gewoonweg wel nodig hebt als ondernemer zijnde. Per jaar ben je dus zo tussen de 120€ en 360€ kwijt voor een boekhoudprogramma. Dit geld ook voor Visma eAccounting welk programma 16€ per maand kost.
Uitgebreidere boekhoudprogramma`s en/of ERP pakketten
Het verschil tussen een ERP pakket en een boekhoudpakket, is dat met een ERP pakket je ook bedrijfsprocessen kan automatiseren en op die manier inzichtelijk kan maken. Ook kan je deze processen direct boekhoudkundig. Denk hierbij aan productieprocessen, logistiek en de salarisadministratie.
Dit soort ERP pakketten, waarvan exact online en SAP goede voorbeelden zijn, zijn echter vele malen duurder. Bovendien kan je deze pakketten niet out of the box gebruiken. Deze dienen te worden aangepast aan een onderneming, omdat elke onderneming zijn eigen specifieke processen heeft.
Wat kost een boekhoudprogramma voor deze ERP pakketten te beantwoorden is niet zonder meer mogelijk. Dit zal voor elk bedrijf anders zijn.
Doorgaans hebben MKB'ers, maar zeer zeker ZZP`ers, geen dergelijk uitgebreid ERP pakket nodig.
Vergelijking prijs- kwaliteit voor een boekhoudprogramma
In mijn opinie verschillen de prijzen van de diverse online boekhoudpakketten dermate weinig, dat het belangrijk is om het beste boekhoudprogramma te kiezen.
En dit is het boekhoudprogramma wat het beste aansluit op jouw wensen en behoeften.
Doordat je de meeste programma`s 30 dagen gratis en vrijblijvend kunt uitproberen kan je uitgebreid testen of het programma waarvoor je hebt gekozen ook daadwerkelijk hetgeen biedt wat jij ervan verwacht. Doe dit dan ook!
