Het voorzichtigheidsprincipe stelt dat je kosten in de boekhouding dient te verwerken zodra deze te voorzien zijn. Aan de andere kant boek je alleen omzet of andere winsten pas op het moment dat deze daadwerkelijk gerealiseerd zijn.

Waarom is het voorzichtigheidsprincipe zo belangrijk?

Het voorzichtigheidsprincipe zorgt ervoor dat een jaarrekening de waarheid weergeeft. Door bijvoorbeeld kosten die al zeker zijn, maar nog niet zijn gefactureerd, niet te verwerken in de winst- en verliesrekening, kan de winst kunstmatig worden verhoogd. 

Echter, de toepassing van het voorzichtigheidsprincipe voorkomt dit. In dergelijke gevallen zal je een journaalpost in het boekhoudprogramma dienen te verwerken voor nog te ontvangen facturen of een voorziening dienen op te nemen.

Voorbeelden van te voorziene kosten

Is bijvoorbeeld de glazenwasser langs geweest en heeft deze alle ramen van het kantoor schoongemaakt, maar nog geen factuur gestuurd? Dan zal je bij een periodeafsluiting hiervoor toch een voorziening voor nog te ontvangen facturen dienen in te boeken.

Ook indien je voorraden in de boeken hebt staan, die je eigenlijk niet meer kan verkopen, dan dien je het effect hiervan in de boekhouding te verwerken. Je dient dan niet te wachten tot je deze producten daadwerkelijk gaat vernietigen. 

Ook indien je deze eventueel met verlies dient te gaan verkopen, dan dien je dit al in de boekhoudkundig op te nemen op het moment dat dit duidelijk wordt. Op het moment dat het te voorzien is, worden verliezen genomen en in de boekhouding verwerkt.

Wanneer is omzet gerealiseerd?

Een ondernemer mag aan de andere kant pas als ze gerealiseerd zijn winsten en omzet als deze gerealiseerd zijn in de boekhouding verwerken. Omzet wordt pas genomen op het moment dat de dienst of product is geleverd. 

Dus niet bijvoorbeeld op het moment dat er een offerte is ondertekend. Op die manier kan je jouw onderneming in de jaarrekening niet rijker voordoen dan dat dit in de werkelijkheid het geval is.

De relatie tussen het voorzichtigheidsprincipe en matchingprincipe

Het voorzichtigheidsprincipe hangt nauw samen met het matchingprincipe. Het matchingprincipe houdt in dat verliezen en winsten aan de juiste periode dienen te worden toegerekend. 

Het voorzichtigheidsprincipe houdt in dat verliezen en kosten genomen moeten worden zodra deze te voorzien zijn en winsten pas als deze daadwerkelijk gerealiseerd zijn. 

De rol van de accountantscontrole

Voor een kleine onderneming, waarvoor er geen accountantscontrole is vereist, zal een accountant hier geen controle op uitvoeren. 

Voor grotere ondernemingen is dit echter wel het geval. Het voorzichtigheidsprincipe is een belangrijk aandachtspunt bij de accountantscontrole. 

Er wordt in detail gecontroleerd of dit allemaal wel juist in de boekhouding wordt verwerkt. 

Het niet juist toepassen van het voorzichtigheidsprincipe is namelijk de meest gebruikte methode om de jaarcijfers er beter uit te laten zien, dan dat deze in de werkelijkheid zijn.

Consistentie in toepassing van het voorzichtigheidsprincipe

In de praktijk is het echter niet altijd zwart wit. Er komt vooral op het gebied van de kosten een stukje interpretatie aan te pas. 

Denk bijvoorbeeld aan de waarde van de voorraad. Het bepalen van het moment waarop deze niet langer verkoopwaar zijn, is ook onderhevig aan een eigen beoordeling van het bedrijf. 

Het is van belang hier consistent mee om te gaan. En daarmee bedoel ik niet de ene keer een andere beoordeling toepassen dan de andere keer. In dat geval ben je bezig de jaarcijfers te manipuleren.