Vooruitbetaalde kosten behoren tot de overlopende activa. Je betaalt iets, maar eigenlijk heeft dit betrekking op de toekomst. Deze kosten dien je in de boekhouding te onderscheiden.
Voorbeelden van vooruitbetaalde kosten
Er zijn verschillende voorbeelden van dit type kosten. Indien je bijvoorbeeld een kantoor laat verbouwen, dan zal een aannemer vragen om een gedeelte vooruit te betalen. Maar ook in de dagelijkse bedrijfsvoering kom je dit soort kosten tegen. Sommige abonnementen betaal je vooruit.
Bij online diensten zie je vaak dat je een korting ontvangt, indien je direct het gehele bedrag voor een jaar betaald. Ook bij boekhoudprogramma`s kom je dit vaak tegen. Zo ontvang je bij het boekhoudprogramma van Rompslomp 2 maanden gratis, indien je direct een jaar vooruit betaald.
Een van de boekhoudbeginselen is dat je kosten aan de juiste periode dient toe te berekenen. Ontvang je bijvoorbeeld in augustus een factuur voor de kosten die betrekking hebben op een geheel jaar, dan dien je deze te verdelen over de verschillende maanden. Zeker indien de vooruitbetaalde kosten betrekking hebben op verschillende boekjaren, dan is dit van belang.
Afweging tussen kostenbesparing en liquiditeit
Het bedrag wat je dient te betalen voor een online boekhoudprogramma is niet zo groot, waardoor het geen grote invloed op de liquiditeit heeft. Bij grotere kostenposten dien je echter de afweging te maken tussen hetgeen je kan besparen door vooruit te betalen en de liquiditeit.
Je dient over voldoende liquide middelen te beschikken om dit daadwerkelijk te kunnen doen. Kom je door het vooruitbetaalde in een situatie terecht, dat de liquide middelen niet afdoende zijn, dan zou je dit niet moeten doen.
De boekhoudkundige verwerking
Op het moment dat je de factuur ontvangt, dan boek je deze niet direct in zijn geheel in de winst- en verliesrekening. Alleen de kosten die betrekking hebben op de maand waarin je de factuur ontvangt boek je als kosten. De in rekening gebrachte BTW boek je wel direct in één keer als terug te vorderen BTW en geef je op bij de BTW-aangifte.
Als we Rompslomp als voorbeeld nemen, dan ontvang je bij de Pro versie een factuur van 181,50€ voor een jaar. Dit is het bedrag inclusief BTW.
De verwerking is dan als volgt:
| Debet | Credit | |
| Kosten boekhoudprogramma (V&W) | 12,50€ | |
| Vooruitbetaalde kosten (Balans) | 137,50€ | |
| Crediteuren | 181,50€ | |
| Terug te vorderen BTW | 31,50€ |
Vervolgens dien je maandelijks een gedeelte van de vooruitbetaalde kosten naar de winst- en verliesrekening over te boeken. Een dergelijke boeking ziet er dan als volgt uit:
| Debet | Credit | |
| Kosten boekhoudprogramma | 12,50€ | |
| Vooruitbetaalde kosten | 12,50€ |
De invloed op de liquiditeit
Vooruitbetaalde bedragen behoren tot de vlottende activa. Echter, deze zijn niet in geld om te zetten. Je hebt een contract afgesloten, of bent een verplichting aangegaan, waaraan je dient te voldoen. Bij het berekenen van kengetallen zoals de current ratio of quick ratio dien je hier rekening mee te houden.
Factuur achteraf
Ontvang je een factuur achteraf, dan dien je maandelijks een bedrag te reserveren. Deze voorziening of reservering behoort tot de overlopende passiva. Je neemt op deze manier de kosten op in winst- en verliesrekening, maar dient deze nog wel te betalen.
Hierdoor dien je ervoor te zorgen dat er voldoende liquide middelen aanwezig zijn om de betaling te voldoen op het moment dat je een factuur ontvangt. Dit geeft duidelijk het verschil aan tussen een kasstroomoverzicht en de winst- en verliesrekening.
