Het bezitten van een goed voorraadsysteem is uitermate belangrijk. Zeker indien je werkt met producten die een beperkte houdbaarheid hebben. Heb je in een dergelijk geval geen goed voorraadsysteem, dan is de kans erg groot dat je producten dient te vernietigen, omdat deze de houdbaarheidsdatum hebben overschreden.

Het gaat echter niet alleen om de producten met een houdbaarheidsdatum op tijd te verkopen. Ook zaken zoals een optimale voorraad, de minimale voorraad, de optimale bestelgrootte en lead times zijn allemaal belangrijke aandachtspunten, waar een goed voorraadbeheersysteem je het werk uit handen neemt.

Wat is het nut van een voorraadbeheersysteem?

Het belang van een voorraadsysteem is ook veel groter dan alleen het bijhouden van de hoeveelheid voorraad die je in het magazijn hebt liggen. 

Veel boekhoudprogramma`s hebben ook de mogelijkheid tot het bijhouden van de voorraad. Echter, in veel gevallen blijft het dan ook bij het bijhouden van de voorraad. Op het moment dat je nieuwe voorraad ontvangt boek je deze in en indien je iets verkoopt wordt dit weer uit de voorraad geboekt. Daar houdt het vaak mee op.

ERP software

Een uitzondering hier is Exact. Het is mogelijk om de boekhoudsoftware van Exact online uit te breiden met een echte voorraadmodule. Hiermee kan je de voorraad optimaal beheren. De erp software van Afas biedt deze mogelijkheid ook.

Heb je aparte software voor het voorraadbeheer echt nodig?

Het is echter wel de vraag of je voor jouw onderneming dergelijke software nodig hebt.

De kosten van goede voorraadbeheer software kunnen namelijk behoorlijk oplopen. Voor software zoals SW retail ben je minimaal 129€ per maand kwijt.

Indien je slecht een beperkt assortiment hebt, of je hebt niet te maken met een houdbaarheidsdatum, dan is het vraag of een apart voorraadsysteem noodzakelijk is. 

In een dergelijk geval kan het gebruik van de voorraadmodule van een boekhoudprogramma zoals e-boekhouden.nl of Rompslomp ook voldoende zijn.

De gevolgen van een niet optimale voorraad

Toch dien je de gevolgen van een voorraad die niet optimaal is niet te onderschatten. Indien de voorraden te hoog zijn, dan zal je veel werkkapitaal dienen te investeren in de voorraad. 

Dit is geld wat je toch ergens vandaan dient te halen. Of je dient er een financiering voor aan te vragen, waar dan weer kosten aan zijn verbonden. Bovendien zijn de kosten van een financiering vaak erg hoog. Of je dient het te financieren via eigen middelen. Dit is dan weer geld wat je niet ergens anders in kunt investeren.

Nee verkopen bij een te lage voorraad

Heb je te weinig voorraad, dan heb je de kans dat je nee dient te verkopen. Hiermee loop je dan omzet mis.

Automatiseren

Een voorraadsysteem maakt automatisch inkopen mogelijk. Op basis van parameters die je instelt, kan er automatisch een inkooporder worden aangemaakt op het moment dat de voorraad te laag wordt. Niet alleen verminder je hiermee het risico dat je te laat gaat bestellen, het bespaart je ook veel tijd.

Toepassen van het first in first out principe

Magazijnbeheer software zorgt er ook voor dat je de producten die het langst op voorraad liggen het eerste verstuurt. Het zogenoemde first in first out principe. Aan een verkooporder zal dan de batch worden toegekend, van de producten die het langst in het magazijn liggen. Hiermee voorkom je dat je met incourante voorraden blijft zitten.

Dit is niet alleen van belang voor producten met een beperkte houdbaarheid. Ook bij bijvoorbeeld zaken zoals elektronica is dit van belang. Er komen continu nieuwe modellen op de markt, waardoor je ervoor dient te zorgen dat je niet met oude modellen blijft zitten.

Extra inzichten

Via een voorraadsysteem krijg je extra inzicht met betrekking tot de verkopen. Zo kan je rapporten inzien die aangeven welke artikelen het beste verkopen. Of wat de gemiddelde tijd is dat een product op voorraad ligt, voordat deze wordt verkocht. De zogenoemde omloopsnelheid van de voorraad.

Maar ook kan je eenvoudig inzicht krijgen in wat je de komende periode dient in te kopen, zodat je hiermee rekening kunt houden bij de liquiditeitsplanning.

Integratie met andere systemen

Een voorraadsysteem dient geïntegreerd te worden met het boekhoudprogramma. Op die manier worden voorraad gerelateerde transacties direct in de boekhouding verwerkt. Zorg er dan ook voor dat je altijd kiest voor voorraad software waarmee een koppeling met jouw boekhoudprogramma mogelijk is.

Op die manier is de waarde van de voorraad in de boekhouding altijd up to date.

Ook dient het mogelijk te zijn om de software te integreren met bijvoorbeeld een kassasysteem en/of webshop software. Een op zichzelf staand voorraadsysteem heeft weinig toegevoegde waarde. Op deze manier integreer je het gehele proces van inkoop, verkoop, orderbeheer en boekhouding.

Specifieke kenmerken van jouw onderneming

Zoals we vaak aangeven, geen een onderneming is hetzelfde. Daarom is het van belang dat het voorraadsysteem voldoet aan jouw wensen. Vanuit dit oogpunt is het raadzaam om een lijst op te stellen met must-haves en wensen. Alleen op die manier weet je zeker dat de software die je kiest past bij jouw onderneming.

Op basis van deze lijst kan je dan gaan beoordelen welke software voldoet aan hetgeen je nodig hebt. Er is geen systeem wat standaard het beste is voor elk bedrijf. 

Software voor het voorraadbeheer uitproberen

Het is bijna altijd mogelijk om een gratis proefaccount aan te maken en de software uit te proberen. Dit is terug te vinden in de algemene voorwaarden van de software leverancier. 

Het inrichten van een voorraadsysteem is echter best wel wat werk. Je zou het dus eerst uit kunnen proberen met een beperkt aantal artikelen. 

Op die manier bespaar je jezelf de tijd van het inrichten van het voorraadsysteem, waarbij je er later achterkomt dat het voorraadsysteem toch niet voldoet aan jouw wensen. Dit is namelijk goed mogelijk.