Als ondernemer zijnde dien je te beschikken over voldoende voorraad. Aan de andere kant dien je ook weer niet over teveel voorraad te beschikken. Voorraadbeheer is er dan ook op gericht om ervoor te zorgen dat je een juiste hoeveelheid producten op voorraad hebt. Niet teveel maar ook niet te weinig.

Werk je met producten die een houdbaarheidsdatum hebben, of erg trendgevoelig zijn, dan wordt voorraadbeheer nog belangrijker. Zeker wanneer het gaat om producten met een korte houdbaarheid.

Het belang van een optimale voorraad

De drie belangrijkste aandachtspunten van voorraadbeheer zijn:

1. Zorgen dat je niet met producten blijft zitten die niet te verkopen zijn. Dit kan komen door een houdbaarheidsdatum maar ook producten die onderhevig zijn aan trends.
2. Niet te veel werkkapitaal investeren in voorraad. Dit kan op termijn tot liquiditeitsproblemen leiden.
3. Zorgen dat je niet zonder voorraad komt te zitten. Dit leidt tot omzetverlies en je kan zelfs eenvoudig klanten verliezen, omdat deze klanten jouw producten bij een ander gaan kopen.

Onze tips en adviezen voor een goed voorraadbeheer

Om in de praktijk het voorraadbeheer goed in de praktijk te brengen en waar nodig te optimaliseren, hebben wij onderstaand een aantal handige tips om je hierbij te helpen.

Zo biedt e-boekhouden.nl hiervoor een aparte module aan.

Maar ook Rompslomp biedt de mogelijkheid tot voorraadbeheer. De voorraadfunctie bij deze online boekhoudpakketten is echter niet zo uitgebreid zoals je dat in een ERP systeem zult terugvinden. 

Een online boekhoudpakket kan je niet gebruiken voor een warehouse management system. Het is echter de vraag in hoeverre je dit nodig hebt als kleine ondernemer zijnde.

Exact online is het meest geavanceerd op het gebied van voorraadbeheer. Zij profiteren hier van de kennis en ervaring die zij hebben op het gebied van ERP pakketten.

2. De voorraad systematisch bijhouden

Dit is eigenlijk de basis. Je dient er precies van op de hoogte te zijn hoeveel voorraad je precies hebt. Welke artikelen zijn er op voorraad, maar ook de houdbaarheid van deze producten. Indien je dit niet op orde hebt, dan krijg je gegarandeerd problemen.

Door de facturatie te koppelen aan een boekhoudprogramma met voorraadbeheer, kan je dit grotendeels automatiseren. Bij een verkoop zal er dan automatisch een product uit de voorraad worden geboekt. 

Indien je niet gebruik maakt van een dergelijke functionaliteit, dan zal je dit op een andere manier dienen bij te houden. Dit kan in een ander softwarepakket of eventueel in excel. Persoonlijk zijn wij van mening dat je zo min mogelijk van excel gebruik zou moeten maken.

Daarnaast zal je altijd periodiek de voorraad dienen te tellen. Je dient er zeker van te zijn dat hetgeen jij in jouw software systeem als voorraad hebt staan overeenstemt met hetgeen er in het magazijn ligt.

3. De totale waarde van de voorraad beheren

Naast dat je goed in de gaten dient te houden welk product en welke aantallen je op voorraad hebt, is het ook van belang de waarde van de totale voorraad goed in de gaten te houden. Dit bedrag dient uiteindelijk gefinancierd te worden en is uitermate belangrijk voor de liquiditeitspositie.

4. Voorkom afschrijvingen op de voorraad

Kan je een product niet langer verkopen, of dien je deze tegen een lagere prijs te verkopen, dan leidt dit direct tot een verlies. En dat dien je ten alle tijden te voorkomen. Je dient dan ook goed in de gaten te houden wat de houdbaarheidsdatum is van de verschillende producten die je op voorraad hebt.

Indien er sprake is van overvoorraad voor een bepaald product, dan is het verstandig hier tijdig actie op te ondernemen. 

Op het moment dat de houdbaarheid bijvoorbeeld nog lang genoeg is, dan kan je met een korting deze producten alsnog verkopen. Des te langer je wacht, des te hoger de korting zal dienen te zijn om deze alsnog te verkopen.

5. Gebruik overvoorraad als marketingmiddel 

Daarnaast kan je producten waarvan je teveel voorraad hebt ook inzetten als marketingmiddel. 

Je kan bijvoorbeeld een dergelijk product gratis weggeven bij een bestelling vanaf een bepaald bedrag. Op die manier zal je meer omzet genereren met andere producten die dergelijke verliezen compenseren. 

En wellicht trek je op die manier ook nieuw klanten die als het goed is ook weer terugkomen.

Wat is nu een optimale voorraad?

Er zijn een aantal factoren die hier een rol spelen. De belangrijkste factor is hoe snel je de voorraad weer kan aanvullen. Kan je binnen een paar dagen weer nieuwe producten op voorraad hebben, dan hoef je in dat geval geen grote voorraden aan te houden.

Gaat er echter een lange periode overheen, totdat je weer product op voorraad kunt hebben, dan dien je meer voorraad aan te houden. Ook indien jezelf als ondernemer producten produceert, waarbij er sprake is van een lange doorlooptijd bij het produceren van producten, dien je meer voorraad aan te houden.

Optimale bestelgrootte

De bestelkosten spelen ook een rol bij het voorraadbeheer. Indien je producten importeert vanuit een ver land, waarbij de transportkosten hoog zijn, dan kan het verstandig zijn om grotere hoeveelheden te bestellen, waardoor de transportkosten per product lager worden.

Hierbij kijk je naar de optimale bestelgrootte, wat nauw verbonden is met het voorraadbeheer. Met andere woorden, hoeveel kan je het beste in één keer bestellen van een bepaald product. Hierbij kom je een term tegen zoals just in time. Dit houdt in dat je jouw voorraad aanvult, precies op het moment dat je deze voorraad weer nodig hebt.

Maar ook safety stock, of in het Nederlands veiligheidsvoorraad, speelt hier een rol. Deze veiligheidsvoorraad dient ervoor te zorgen dat je geen nee hoeft te verkopen, omdat je geen producten op voorraad hebt. De aan te houden voorraad en inkoop zijn nauw met elkaar verbonden.