Voorraadbeheer in Excel heeft zo zijn voordelen en nadelen. In mijn opinie zijn echter de nadelen groter dan de voordelen. Het zal veel extra handmatig werk opleveren en daarnaast is de kans op afwijkingen in de voorraad groter.

Handmatige werkzaamheden en kans op fouten

Indien je iets verkoopt en je maakt van voorraadbeheer in Excel gebruik, dan zal je elke keer de voorraad dienen aan te passen. Maak je gebruik van een voorraad module van een boekhoudprogramma, dan zal de voorraad direct worden bijgewerkt. Dit bespaart niet alleen tijd, het zorgt er ook voor dat je geen fouten maakt.

Een voorraad template maken in Excel

Een Excel sheet aanmaken om de voorraad bij te houden, is redelijk eenvoudig. In een dergelijke template dien je informatie op te nemen zoals:

• Artikelnummer
• Omschrijving
• Inkoopprijs
• Serienummer of batchnummer
• Het aantal producten in voorraad
• Eventueel de expiratiedatum
• De verkochte producten

Bestellen van nieuwe voorraden

Verstandig is ook om aan te geven wanneer je dient te bestellen. Op die manier voorkom je, dat je te laat bent met het bijbestellen van nieuwe voorraad. Ook hier biedt een boekhoudprogramma de nodige voordelen. 

Indien je gebruik maakt van een uitgebreid boekhoudprogramma, dan kan je vaak al met een druk op de knop nieuwe producten bestellen. Op basis van parameters die je vooraf instelt, zoals wanneer je dient te bestellen, hoeveel je wil bestellen en de gegevens van de leverancier, kan je bijna automatisch inkooporders versturen. Vervolgens kan je ook inkoopfacturen scannen en deze direct in de boekhouding verwerken.

Afstemming met het boekhoudprogramma

Wanneer je jouw magazijn programma in Excel bijhoudt, dan dien je regelmatig het bedrag van de Excel sheet af te stemmen, met hetgeen je in het boekhoudprogramma hebt opgenomen als voorraad zijnde. Het risico dat je tegen een voorraadverschil aanloopt is behoorlijk groot.

Indien je slechts een beperkt aantal producten verkoopt en daarnaast ook niet al te veel verkooporders hebt te verwerken, dan zou je eventueel kunnen kiezen voor voorraadbeheer in Excel. 

Beperkte rapportagemogelijkheden

De voorraad in Excel bijhouden beperkt ook de rapportagemogelijkheden. Om snel even terug te kijken, hoeveel de voorraad op een bepaalde datum bedroeg, is niet direct mogelijk. Je dient dan via formules te bereken hoeveel voorraad er op een bepaalde datum aanwezig was. Ook gegevens zoals omloopsnelheid van de voorraad zijn niet direct af te lezen.

Met name het analyseren van historische gegevens is beperkt met Excel. 

Voorraadbeheer in een boekhoudprogramma

Het gebruik van voorraadbeheer in een boekhoudprogramma zorgt er ook voor dat de voorraad direct in de boekhouding wordt bijgewerkt, wanneer er iets wordt verkocht. Je hoeft in dat geval geen aparte journaalposten te maken.

Back-up van gegevens

Je dient eigenlijk continue back-ups te maken van de Excel sheet, om zodoende te voorkomen dat er gegevens verloren gaan. Zelfs als je de gegevens van een paar dagen kwijt bent, kan dit al een probleem opleveren. 

Je zal minstens één keer per dag toch een back-up dienen te maken. En dit is iets wat nogal eens wordt overgeslagen. Pas als het te laat is en je bent je gegevens kwijt, blijkt het belang van het maken van een regelmatige back-up.

Dit is over het algemeen ook een nadeel van boekhouden in Excel versus online boekhouden.