Heb je zowel debiteuren als crediteuren posities openstaan voor dezelfde relatie, dan kan je deze verrekenen bij de betaling. Wel dien je dit dan duidelijk aan te geven, wanneer je het verschil gaat overmaken. Daarnaast is het ook verstandig om op voorhand bevoegdheid tot verrekening overeen te komen met de relatie. Niet alle bedrijven gaan hiermee akkoord.
Hoe te verwerken in de boekhouding?
In principe is de verwerking in de boekhouding, wanneer je gaat verrekenen, niet wezenlijk anders, dan wanneer je een normale betaling uitvoert. Het bedrag wat je uiteindelijk hebt overgemaakt dien je te matchen met de verschillende facturen. Op die manier zullen de openstaande facturen aan zowel de debiteuren zijde als de crediteuren zijde worden verwerkt.
Mocht dit niet mogelijk zijn met jouw boekhoudprogramma, dan is het verstandig om een tussenrekening te gebruiken. Je boekt dan alle bedragen over naar de tussenrekening, zodat het bedrag uiteindelijk weer op nul uitkomt.
Alle facturen verwerken in de boekhouding
Je dient wel alle facturen te verwerken in de boekhouding. Indien je dit niet doet, dan zullen de kosten en opbrengsten niet juist worden weergegeven. ook zal dan de BTW-aangifte niet langer correct zijn.
Duidelijke informatie verstrekken
Wanneer je gaat verrekenen, dien je ervoor te zorgen dat je bij de betaling duidelijk aangeeft welke facturen je met elkaar hebt verrekend.
Indien je dit niet doet, dan zadel je de relatie met onnodig extra uitzoekwerk op.
Ook bestaat dan de kans dat de betaling niet juist wordt verwerkt, waardoor je weer onterechte aanmaningen zult gaan ontvangen. Dit kan je eenvoudig voorkomen door in de omschrijving aan te geven, welke facturen je gaat betalen en welke facturen hiermee worden verrekend.
Gelijke bedragen verrekenen
Zijn de facturen die je met elkaar gaat verrekken aan elkaar gelijk, dan kan je gebruik maken van een tussenrekening. Je gebruikt dan zowel voor de factuur die je dient te betalen als het bedrag dat je dient te ontvangen deze tussenrekening. Hierdoor zal de tussenrekening weer op nul uitkomen en zullen de facturen als betaald worden gemarkeerd.
Korting op een factuur
Heb je een factuur die je dient te betalen, maar ben je overeengekomen dat je een bedrag van deze factuur mag aftrekken? Vraag dan altijd om een creditnota om in de boekhouding te verwerken. Dit is met name van belang vanuit een BTW oogpunt.
Ook voorkom je dan, dat je in een later stadium nog discussie gaat krijgen, omdat iemand een afspraak is vergeten. Of dat iemand anders niet op de hoogte was van hetgeen je had afgesproken. Dit komt in de praktijk namelijk regelmatig voor. Daarnaast is niet iedereen zomaar bevoegd om een korting te verstrekken. Vaak dient dit uit oogpunt van functiescheiding door een andere afdeling te worden goedgekeurd.
