UBL staat voor Universal Business Language. Het is dus een soort van standaard formaat dat door bedrijven wordt gebruikt. Het voordeel van het gebruik van een standaard formaat is dat er op die manier eenvoudig kan worden geautomatiseerd. In het geval van een UBL factuur kan je deze automatisch in de boekhouding verwerken. Bij UBL factureren wordt er doorgaans ook wel gesproken over e facturatie.

Wat is een UBL factuur?

Het gaat bij een UBL factuur om een factuur in een xml formaat. XML staat voor Extensive Markup Language. Het is dus geen factuur in bijvoorbeeld een pdf bestand. Het voordeel van een XML formaat is dat deze automatisch kunnen worden ingelezen. 

Het voordeel van het gebruik van digitaal factureren

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan facturen digitaal versturen en ontvangen. De belangrijkste zijn:

1. Facturen kunnen volledig automatisch worden verwerkt. De ontvanger van de factuur hoeft niks te doen. Als er een UBL factuur beschikbaar is dan wordt deze automatisch in de boekhouding verwerkt.
2. Doordat er geen mensen meer aan te pas komen wordt de kans op fouten bij het invoeren vermeden. Indien je honderden facturen per dag verwerkt dan is een foutje snel gemaakt. Dit is door het gebruik van UBL facturen verleden tijd. Doordat de factuur direct en automatisch is in de boekhouding wordt verwerkt vervalt de kans op menselijke fouten.
3. Doordat facturen automatisch en bovendien direct worden verwerkt, is de boekhouding altijd up to date. Er kunnen geen achterstanden meer optreden bij het inboeken van facturen.

Uiteindelijk kan er dus een aanzienlijke kostenbesparing optreden door het gebruik van UBL facturen. Daarnaast neemt de kans op fouten in de boekhouding aanzienlijk af. Omdat facturen sneller worden verwerkt, zullen deze ook sneller worden betaald. Er wordt zelfs beweerd dat dit maar liefst 16 dagen scheelt.

Zelf UBL facturen versturen

In eerste instantie klinkt het vrij ingewikkeld. Een XML bestand aanmaken vereist doorgaans behoorlijk wat technische kennis. Een pdf document is eenvoudig te maken, een XML bestand is daarentegen een soort van programmeertaal.

In de praktijk valt het echter wel weer mee. De meeste online boekhoudprogramma`s hebben een ingebouwde functie, waarmee je met een druk op de knop vervolgens een factuur in UBL formaat kan maken. Dit bestand kan je dan vervolgens eenvoudig per  e mail naar jouw klant versturen.

De overheid wil alleen nog UBL facturen ontvangen

Heb je de overheid als klant dan is het versturen van een UBL factuur tegenwoordig een verplichting. 

Biedt jouw boekhoudprogramma de mogelijkheid tot e factureren?

Heeft jouw boekhoudprogramma niet de mogelijkheden om een factuur in het UBL formaat te produceren of doe je de boekhouding in excel, dan kan je gebruik maken van de website factuursturen waarbij je eenvoudig facturen in UBL kan aanmaken.

Wat ik persoonlijk echter adviseer is in het geval jouw boekhoudprogramma geen UBL facturen kan maken of verwerken, dat het dan tijd wordt over te stappen op een ander boekhoudprogramma. Ten eerste ontkom je bijna niet meer aan UBL, waardoor het min of meer een must is. 

Bovendien zegt het mijn inziens veel over het boekhoudprogramma dat je gebruikt. Als zij geen UBL ondersteuning aanbieden, dan is het technisch gezien gewoon niet bij de tijd. In mijn dient online boekhouden te beteken dat je gebruik maakt van de laatste technologie, wat in die situatie niet het geval is. 

Hoe werkt het in de praktijk?

Naast dat je de e factuur per e mail kan versturen, maken veel bedrijven ook gebruik van een portaal waar je de facturen automatisch kan ophalen.

Je kan bij e boekhouden de UBL facturen ook naar een speciaal e mailadres laten versturen. Op die manier kan een factuur die je ontvangt vervolgens automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Voordat deze definitief worden verwerkt heb je nog wel de mogelijkheid om deze te controleren.

En dat is iets om wel in je achterhoofd te houden. Ook al kunnen er geen menselijk fouten meer plaatsvinden tijdens het boeken en verwerken van facturen, bedrijven kunnen je nog steeds verkeerde bedragen in rekening brengen. Bijvoorbeeld voor producten of diensten die je niet hebt afgenomen.

Wanneer is e factureren interessant?

Of het gebruik van UBL facturen voor jou interessant is, hangt af van het aantal facturen dat je maandelijks verwerkt. Heb je niet meer dan een tiental facturen per maand, dan is de tijdsbesparing erg klein en dan is het voordeel niet zo groot.

Heb je echter honderden facturen, dan is het zeker interessant om gebruik te maken van een UBL factuur in plaats van een pdf factuur. 

Stuur je jouw facturen nog per post, dan kan je geen gebruik maken van UBL. Je kan uiteraard geen UBL bestand per post versturen.

Maak je gebruik van een boekhouder in plaats van de boekhouding zelf te doen, dan zou ik zeker eens kijken naar de mogelijkheden die je bent om over te stappen op UBL facturen. Op die manier hoeft de boekhouder niet langer handmatig de facturen te verwerken hetgeen weer op de kosten van de boekhouder bespaart.