Een tussenrekening is een balansrekening. Een dergelijke grootboekrekening wordt  bij bepaalde boekingen als tijdelijke parkeerplaats gebruikt. Let vooral op het woord tijdelijk. 

Uiteindelijk dient het saldo van een tussenrekening weer op nul uit te komen. Indien dit niet het geval is, dan zal de winst- en verliesrekening of balans, niet correct zijn. Er zullen dan nog bedragen dienen te worden verwerkt. 

Wanneer een tussenrekening gebruiken?

Wanneer je de facturen en betalingen van betaalprovider Mollie verwerkt, dan maak je gebruik van een tussenrekening. De bankbetalingen die je van Mollie ontvangt, zijn een optelsom van verschillende kleinere betalingen. Door het betaalbestand van Mollie te importeren, kan je de individuele betalingen verwerken.

Verschillen analyseren

Blijft er een bedrag openstaan op de grootboekrekening? Dan is het tijd om dit uit te zoeken. Het kan namelijk zo zijn dat het betaling betreft voor een factuur, waardoor er een factuur onterecht als onbetaald in de boekhouding open blijft staan.

Het kan ook zo zijn, dat een factuur niet is geboekt, waardoor de winst- en verliesrekening geen correct beeld weergeeft.

Des te langer je wacht met het uitzoeken van de verschillen, des te lastiger dit zal worden. Ook is het dan aannemelijk dat je iets niet meer kunt herinneren, terwijl als je dit direct uitzoekt je waarschijnlijk eenvoudiger kunt achterhalen waar het verschil vandaan komt.

Vergeet niet dat het om een grootboekrekening gaat, waarop tijdelijk bedragen worden geboekt.

Voorbeelden van gebruik van een tussenrekening

Vaak wordt het voorbeeld gegeven van een betaling die onderweg is. Tegenwoordig is dit echter niet langer noodzakelijk. Voorheen was het zo, dat op het moment dat er een betaling werd uitgevoerd dat er enige tijd overheen ging, voordat deze betaling daadwerkelijk werd verwerkt. Nu wordt dit per direct uitgevoerd, zodat je direct de bankbetaling kunt verwerken.

Bij de loonadministratie wordt er nog wel gebruik gemaakt van een tussenrekening. Tussen het moment van het verwerken van de salarissen en het daadwerkelijk uitbetalen, zit vaak nog enige tijd. Om toch de kosten al in de boekhouding te kunnen verwerken, is dan het gebruik van een tussenrekening noodzakelijk. Hetzelfde geldt voor het betalen van de belastingen en sociale lasten. 

Oneigenlijk gebruik

Gebruik de tussenrekening niet voor boekingen, waarvan je eigenlijk niet weet hoe je deze dient te verwerken. Het is dan soms eenvoudig om snel even een tussenrekening te gebruiken, om het verschil dat je overhoudt weg te boeken. Dit is het voor je uitschuiven van een probleem. 

Je dient alsnog uit te zoeken waar het bedrag precies naartoe dient te worden geboekt. Doe dit dan gewoon direct. Dit zal je uiteindelijk tijd besparen. Daarnaast loop je dan het risico, dat je het voor je uit blijft schuiven, waardoor de boekhouding niet langer correct zal zijn. Zeker aan het einde van een periode dient het saldo gewoon weer op nul te staan.

Een ander saldo dan nul zou eventueel zelfs kunnen wijzen op een fraude. Zorg dus dat je hier alert op bent.

Open transacties aan het einde van een periode

Als onderdeel van een periodeafsluiting zou je dan ook dienen te controleren dat het saldo van de  verschillende tussenrekeningen weer op nul staat. Pas dan zal je de periode goed kunnen afsluiten. 

Tenzij er sprake is van een transactie, die over het einde van de periode heen gaat. Heb je bijvoorbeeld de salarissen nog niet daadwerkelijk uitbetaald? Dan zal je geen andere keuze hebben. Echter, er is dan eigenlijk wel iets mis met het administratieve proces.