Robots worden steeds breder ingezet. Ook binnen de boekhouding wordt hier op een zekere manier gebruik van gemaakt. Het zogenaamde robotic accounting. Wat houdt dit in en wat is het voordeel hiervan?

Wat is robotic accounting? 

Bij robotic accounting moet je niet denken aan een robot, zoals je bijvoorbeeld in een productieomgeving tegen kan komen. Het gaat in dit geval om het zoveel mogelijk automatiseren van boekhoudkundige taken. In het Engels wordt dit process automation genoemd.

Hierbij wordt er gebruik gemaakt van intelligente software. Het meest voorkomende en bekendste voorbeeld op het gebied van robotic accounting, is het scannen en herkennen van facturen.

Hierbij worden gescande facturen herkend en kunnen deze eenvoudig worden verwerkt. Vaak dien je dan wel in eerste instantie bepaalde informatie over een factuur in te geven, zoals bijbehorende grootboekrekeningen. Bij terugkerende facturen is dit uitermate handig. Je kunt namelijk de facturen in het vervolg verwerken zonder dat je er iets voor hoeft te doen, ofwel no hands accounting.

Naast de tijdsbesparing die dit oplevert, vermindert dit ook de kans op fouten. Wanneer je op de boekhouding werkt en je dient honderden facturen per dag te verwerken, dan is de kans op een foutje behoorlijk groot. Handmatige handelingen vergroten nu eenmaal de kans op een fout. Ook is het bevorderlijk voor een systematisch boekhouding. Je weet zeker dat de facturen altijd op dezelfde grootboekrekening worden geboekt.

Elektronische facturen

Elektronische facturen kan je laten sturen naar een inbox, van waaruit het boekhoudprogramma deze automatisch kan verwerken. Op deze manier profiteer je optimaal van automatisch boeken en kan dit zelfs volledig automatisch en real time worden gedaan. Je kan dus op verschillende manieren profiteren van robotic accounting. De boekhouding zoveel mogelijk automatiseren of een gedeelte van de processen automatiseren.

Heb je besloten jouw eigen boekhouding te doen, dan is automatisering sterk aan te raden.

Fraude

Het automatisch verwerken van facturen vermindert de kans op fraude. Het is natuurlijk nooit helemaal uit te sluiten, dus is een goede interne controle altijd aan te bevelen. Maar doordat facturen automatisch worden verwerkt komen er geen mensen aan te pas, die eventueel frauduleuze handelingen zouden kunnen uitvoeren.

Online boekhouden en robotic accounting

Ook bij online boekhouden met zoals bijvoorbeeld e-boekhouden kom je ook een zekere vorm van robotic accounting tegen. Dit in de vorm van het scannen en herkennen van facturen. Hiermee profiteer je dus ook van de voordelen om de boekhouding automatisch te verwerken. Ook het automatisch verwerken van bankafschriften valt hieronder.

Misschien denk je bij jezelf, mijn boekhouding is niet zo omvangrijk en dit levert voor mij niet veel voordeel op. Dat zou kunnen, maar aangezien je voor online boekhoudsoftware met robotic accounting niks extra`s betaalt, is het zonde om deze mogelijkheid te laten liggen.

Ook al is de tijdsbesparing op het eerste gezicht niet al te groot, als je op jaarbasis de tijd gaat berekenen die in accounting gaat zitten zal dit toch aanzienlijk zijn.

En deze tijd kun je weer besteden aan het ondernemen. En dat is uiteindelijk waarom je als ondernemer aan de slag bent gegaan. Dat is niet om te boekhouden.

Ga je verschillende boekhoudprogramma`s vergelijken, dan zou ik toch zeker ook letten op hetgeen geautomatiseerd is. Uiteindelijk is het ook de bedoeling dat jouw onderneming gaat groeien en op deze manier ben je hier vast op voorbereid.

De toekomst van robotic accounting 

Veel zaken die vroeger handmatig dienden te worden gedaan zijn inmiddels al geautomatiseerd. Verdere automatisering is niet uit te sluiten. Er zullen mijn inziens wel altijd mensen nodig zijn om de boekhouding te voltooien. Er zijn nu eenmaal handelingen nodig, die menselijk inzicht vereisten.

Daarnaast is automatisering alleen mogelijk of waardevol wanneer het gaat om routinematige handelingen. Voor eenmalige, of handelingen die weinig voorkomen, heeft automatisering weinig nut. Een volledig geautomatiseerde boekhouding zie ik persoonlijk dan ook niet zo snel gebeuren.

Online tools worden echter wel steeds geavanceerder, dus dat robotic accounting zich verder gaat ontwikkelen, dat is wel bijna zeker. Het is alleen de vraag tot hoever deze ontwikkeling gaat reiken.