Representatiekosten en belastingaftrek

Representatiekosten verdienen extra aandacht bij het boekhouden. Dit omdat deze kosten niet standaard aftrekbaar zijn van de inkomstenbelasting. Bij het verwerken van deze kosten heb je het gevoel dat dit puur zakelijke kosten zijn en dus volledig aftrekbaar zouden moeten zijn. Dit is de praktijk dus niet altijd het geval.

Een van de meest voorkomende fouten

Dit is dan ook direct een van de meest gemaakte fouten bij het indienen van een belastingaangifte. 

In mijn opinie komt dit omdat er bij het opzetten van de boekhouding niet voldoende aandacht wordt geschonken aan hoe je de representatiekosten goed kan verwerken. 

Op een manier dat je niet alleen een goed inzicht hebt in de kosten van jouw onderneming maar dat je ook de beschikking hebt over de data om de belastingaangifte eenvoudig en snel in te vullen.

Daarnaast dien je ook de facturen die onder de categorie representatiekosten vallen met extra aandacht te verwerken tijden het online boekhouden.

De definitie van representatiekosten

Als je op de website van de belastingdienst gaat zoeken naar een definitie dan zul je deze niet vinden. Het begrip representatiekosten is dan ook aan interpretatie onderhevig. In het algemeen is het veilig de volgende definitie hanteren:

Alle kosten die je als ondernemer maakt om jouw onderneming te presenteren, waarbij er geen sprake is van een directe tegenprestatie.

Vooral het woord tegenprestatie is hier van belang. Indien er hier wel sprake van is, dan gaat het om een zakelijke bijeenkomst of vergadering, hetgeen niet onder representatiekosten valt.

Representatiekosten in de boekhouding

Zelf gebruik ik het online boekhoudprogramma e boekhouden. Ik heb hier twee verschillende grootboekrekeningen opgezet om op die manier direct de representatiekosten onder te verdelen tussen aftrekbaar en niet aftrekbaar. Met deze werkwijze heb ik de juiste informatie direct voorhanden bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting.

Bij het verwerken van facturen dien je er dan wel extra goed op te letten dat je deze op de juiste grootboekrekening verwerkt. Dus niet reclamekosten als representatiekosten verwerken want dan loop je belastingaftrek mis.

Zoals gezegd gebruik ik zelf het programma van e boekhouden. Deze opzet is echter eenvoudig te gebruiken bij alle online boekhoudprogramma`s zoals Acumulus, Myfinance en Rompslomp.

Kom je er niet uit hoe je dit dient in te richten, doe dan gewoon even navraag bij de eigenaar van de software. Elke aanbieder heeft wel een helpdesk die je hierbij kan helpen. Of het nu om Informer, Myfinance of Yoursminc gaat.

In hoeverre zijn representatiekosten aftrekbaar?

Je hebt enige vrijheid hoe je de representatiekosten in de belastingaangifte wilt verwerken. Het is wel zo dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn. De regels zijn daarnaast verschillend voor een BV, dus voor de vennootschapsbelasting en voor een eenmanszaak of ZZP`er die onder de inkomstenbelasting valt. In het onderstaande schema zijn de verschillende mogelijkheden weergegeven:

ZZP / eenmanszaak / MKB (Geen BV) Percentage aftrekbaar
Drempel bedrag 4,600€ 80%
Percentage aftrekbaar 4,600€ 73,5%

Je kan of alle kosten boven het drempelbedrag aftrekken, of het genoemde percentage van de representatiekosten aftrekken vanaf de eerste EURO.

Aangezien je de belastingaangifte eenmalig aan het einde van het jaar dient op te stellen, is het aan te raden om op dat moment te bepalen of de door jouw gekozen methode de juiste is. 

Met de juiste methode bedoel ik hier dat je de hoogste belastingaftrek kan genieten. Want dat is uiteindelijk wat we allemaal willen.

Dit is in feite een vrij simpele berekening. Voor de inkomstenbelasting is het bij een bedrag aan representatiekosten van 23,000€ of minder, verstandig de 80% regeling te hanteren. Is het bedrag aan representatiekosten hoger dan 23,000€, dan is het voordeliger om het drempelbedrag toe te passen.

Valt jouw onderneming onder de vennootschapsbelasting dan is dit omslagpunt al bereikt bij een bedrag van 17,350€ aan representatiekosten.

In de onderstaande tabel zijn de aftrekbare bedragen weergegeven voor de verschillende regelingen.

Bedrag representatiekosten Aftrekbaar bij toepassing drempel Aftrekbaar bij gebruik 80% regeling (inkomstenbelasting) Aftrekbaar bij gebruik 73,5% regeling (vennootschapsbelasting)
5,000 € 400 € 4,000 € 3,675 €
10,000 € 5,400 € 8,000 € 7,350 €
17,300 € 12,700 € 13,840 € 12,716 €
20,000 € 15,400 € 16,000 € 14,700 €
23,000 € 18,400 € 18,400 € 16,905 €
25,000 € 20,400 € 20,000 € 18,375 €
50,000 € 45,400 € 40,000 € 36,750 €

Tips voor maximale belastingaftrek

Het woord tegenprestatie is essentieel bij het bepalen of de kosten in de categorie representatie aftrekbaar zijn. In sommige gevallen is het vrij eenvoudig om een tegenprestatie te formuleren.

Om een voorbeeld te geven. Stel de plaatselijke voetbalvereniging organiseert een feest ter ere van een jubileum, waarbij je besluit deze festiviteiten te sponsoren. Maak je gewoon geld over, zonder dat dit ergens vermeld wordt, dan zijn dit in principe representatiekosten en dus slechts beperkt aftrekbaar. Er is dan geen sprake van een tegenprestatie.

Zorg je er echter voor dat de naam van jouw bedrijf ergens wordt vermeld, dan zijn dit opeens reclamekosten en dus volledig aftrekbaar.

Zorg er dus altijd voor dat indien je een donatie of sponsoring doet, dat hiervoor de naam van jouw onderneming wordt vermeld.

Representatiekosten en btw

De btw aftrek representatiekosten is specifieker vastgelegd door de belastingdienst. De BTW op eten en drinken mag je in de volgende gevallen niet aftrekken:

  • Gebruikt in een horecagelegenheid zoals een bar of restaurant.
  • Hetgeen je consumeert in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte aangeleverd door een cateraar. Denk hierbij aan bedrijfsfeesten en dergelijke.

Het gaat hier specifiek om elke gelegenheid. Dus ook al spreek je af met een zakenrelatie, of bijvoorbeeld iemand van een marketingbureau, dan mag je de BTW niet aftrekken. De kosten kan je in deze situatie al dan niet gedeeltelijk wel aftrekken van inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting als representatiekosten zijnde.

Let op het bij het boekhouden bij het verwerken van het btw bedrag

Dit zorgt nogal eens voor verwarring. In de boekhouding dien je in deze situaties het gehele bedrag van de factuur inclusief de btw als kosten te verwerken in jouw boekhoudprogramma

Dit verschilt essentieel in vergelijking met andere facturen waarbij de kosten het bedrag exclusief btw bedragen. Dit aangezien je de btw dan kan terugvorderen.

Het antwoord op de vraag zijn representatiekosten aftrekbaar is dan ook; slechts gedeeltelijk. Bovendien dien je er zelf op te letten dat je deze representatiekosten zo efficiënt mogelijk van de belasting kan aftrekken. Een goede boekhouder zal je hier zeker op wijzen en jou van tips en adviezen kunnen voorzien.

Edwin is zeer ervaren op het gebied van boekhouden. Als CFO voor verschillende internationale bedrijven is hij een expert op het gebied van boekhouden, boekhoudprogramma`s en belastingen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.