Een projectadministratie heeft verschillende doeleinden. Zo dient een dergelijke administratie ervoor om de voortgang te kunnen opvolgen. Daarnaast kan je op deze manier ook een project op winstgevendheid evalueren.

Projectadministratie

Dit is extreem belangrijk voor jouw organisatie. Welk project was nu wel winstgevend en welke projecten hebben uiteindelijk niks opgeleverd?

Het belang van een goede offerte

Een offerte uitbrengen voor een langlopend project is best lastig. Je dient dit dan ook goed aan te pakken. Indien de offerte te hoog uitvalt, dan zal je projecten mislopen. Ben je te goedkoop, dan zal een project wellicht verliesgevend zijn. 

Een belangrijk instrument om een goede offerte uit te brengen, is informatie uit het verleden. Dit geeft je inzicht in de kosten en de bestede uren per project, van reeds afgeronde projecten. Je dient er dan wel voor te zorgen dat je de financiële administratie van dergelijke projecten op orde hebt. Anders ga je offertes voor nieuwe projecten baseren op verkeerde informatie.

Projectadministratie software zorgt ervoor dat je jouw projecten goed registreert. Daarnaast zorgt het er ook nog eens voor, dat je hier veel tijd mee bespaart. Zo kan je gewerkte uren vaak direct toekennen aan het juiste project. Indien je dit in excel zou doen, dan dien je dit allemaal handmatig te gaan invoeren. 

Lopende projecten bijsturen

De projectadministratie is ook belangrijk voor lopende projecten. Op die manier kan je tijdens een project bijsturen. Ook hiervoor is het van belang, dat de data altijd up to date is.

Met goede software kun je al in een vroeg stadium bijsturen. Tijdig bijsturen is van groot belang. Naarmate een project vordert, wordt het steeds lastiger om bij te sturen.

Projecten tijdig bijsturen

Kosten van projecten

Een project brengt meerdere en verschillende kosten met zich mee. Deze dien je allemaal goed en tijdig te registreren. Kosten die je bijna altijd bij een project terugziet zijn de volgende.

Gewerkte uren

Er zullen altijd medewerkers actief zijn bij een project. Deze uren dien je toe te kennen aan het juiste  project. Directe uren zullen over het algemeen redelijk eenvoudig toe te kennen zijn. Voor meer indirecte uren wordt dit lastiger. 

Het is uitermate belangrijk om ervoor te zorgen, dat je ook deze indirecte uren aan de juiste projecten toekent. Een projectmanager die op hetzelfde moment actief werkt aan meerdere projecten, dient zijn bestede uren daarom goed bij te houden.

Dan zijn er ook nog uren van bijvoorbeeld administratief medewerkers. Je kunt ook deze uren toekennen aan projecten. Je kan echter ook rekenen met een opslag voor indirecte kosten in zijn geheel. 

Wel zou ik dan op zoek gaan naar een goede verdeelsleutel. Voor een klein project zal het administratieve werk minder tijd in beslag nemen dan dat dit bij een uitgebreid project het geval is.

Gebruikte materialen

Ook bij de materialen is er weer sprake van directe materiaalkosten en indirecte materiaalkosten. Bijvoorbeeld, stenen bij de bouw van een huis zijn eenvoudig toe te kennen. Maar wat met het gereedschap en machines die voor meerdere projecten worden verbruikt?

Ook hier dien je weer een verdeelsleutel toe te passen. Je zou bijvoorbeeld uit kunnen gaan van een aantal uur dat een machine of gereedschap kan worden gebruikt. Op basis van de uren die deze tools vervolgens worden gebruikt, bereken je de kosten toe aan een project.

Communicatie

Naast het bijhouden van de kosten, biedt projectadministratie software ook extra functionaliteiten op het gebied van communicatie. Zo kunnen taken worden toegekend, voortgang worden bijgehouden en andere belangrijke zaken worden vastgelegd. Dit zorgt weer voor een verbeterde planning van de inzet van verschillende werknemers.

Een goede projectadministratie geeft je ook de mogelijkheid een klant ten allen tijden op de hoogte te houden van de voortgang van een project. 

Boekhoudprogramma of aparte software gebruiken?

Je hebt bij een projectadministratie vaak de keuze om het boekhoudprogramma te gebruiken, of aparte projectmanagement software aan te schaffen. Wat je vaak ziet bij een boekhoudprogramma, is dat je dan wel de functionaliteit tot je beschikking hebt, maar dat deze minder functionaliteiten biedt, dan aparte software.

Op dit punt zou ik dan bekijken hoe belangrijk de projectadministratie is voor jouw onderneming. Bij kleine bedrijven die niet al veel projecten tegelijk uitvoeren, waarbij de projecten ook niet al te complex zijn, kun je het boekhoudprogramma gebruiken. Is daarentegen jouw onderneming gericht op het uitvoeren van projecten en voer je jaarlijks veel en ook complexe projecten uit? Dan zou ik aparte software aanschaffen om op die manier een goede projectadministratie te garanderen.

Aparte software gebruiken

Het is overigens wel zo, dat software altijd een tool is om jou te helpen. Indien de uren en materialen niet juist of tijdig worden geregistreerd, dan zal de software je niet verder helpen. Discipline is extreem belangrijk op dit gebied. 

CRM systemen

Ook verschillende CRM systemen bieden de mogelijkheid tot het voeren van een projectadministratie. Indien je extra software wilt gaan aanschaffen, dan zou je ook hier naar kunnen kijken.

Boekhoudprogramma`s met projectadministratie functie

Onderstaand een overzicht van de verschillende boekhoudprogramma`s en of deze al dan niet beschikken over een projectadministratie functie.

Boekhoudprogramma Projectadministratie
E-boekhouden.nl Alleen urenadministratie
Rompslomp Alleen urenadministratie
Exact online Via uitbreiding
Myfinance Alleen urenadministratie
Visma eAccounting Via uitbreiding
Snelstart Nee
Moneymonk Ja
Acumulus Ja
Informer Nee
Yoursminc Ja

Prijzen van gespecialiseerde software

Een licentie voor projectadministratie is niet al te duur. De goedkopere programma`s heb je al vanaf 4€ per maand. Wel zal je altijd meerdere licenties nodig hebben, om de software optimaal in te zetten. 

Goed gebruik van de software vraag er namelijk om dat iedereen betrokken is bij een project, toegang heeft tot de administratie die bij het project hoort. Zo kan een werknemer op die manier bijvoorbeeld direct zijn gewerkte uren invoeren.

Er zijn ook duurdere pakketten op de markt. Zo ben je voor Simplicate 130€ per maand kwijt, wat wel direct voor 5 gebruikers is. Ook is deze software inclusief CRM functie en kun je direct facturen aanmaken.

Ik zou daarnaast ook goed letten op mogelijke koppelingen met andere software. Denk hierbij aan de boekhoudsoftware, voorraadadministratie en eventueel personeelsadministratie. Op die manier kan je dan direct overuren en dergelijke bijhouden en uitbetalen. Zonder dat je dit nog apart dient bij te houden.