Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Het is geen echte factuur die een betalingsverplichting inhoudt. Proforma betekent letterlijk voor de vorm. Het is een factuur wat je vaak tegenkomt bij de import of export van goederen.
Je komt dit type factuur dan ook het het meest in het internationale handelsverkeer tegen.
Inhoudsopgave
Het aanvragen van een importvergunning
In sommige gevallen is er bij de import van bepaalde producten een invoervergunning nodig. Denk bijvoorbeeld aan farmaceutische producten, waarbij alleen registratiehouders bevoegd zijn om specifieke producten te importeren. Om ervoor te zorgen dat er geen vertragingen optreden bij het importeren van de goederen, dient er op voorhand een invoervergunning te worden aangevraagd.
Bij de aanvraag van een importvergunning dienen er allerlei documenten te worden aangeleverd, om duidelijk te maken wat en hoeveel er wordt geïmporteerd. In dat geval wordt er gebruik gemaakt van een proforma factuur.
Op die manier wordt er aangegeven wat er exact wordt geïmporteerd. Deze proforma factuur verzendt je in dat geval vooraf, zonder dat er een product is verstuurd. In dat geval is er sprake van een rechtsgeldig document.
Afwijkingen tussen de proforma factuur en de officiële factuur
Zoals al gezegd gaat het hier om een onofficiële factuur. Vaak is het zo dat er bij de definitieve factuur kleine afwijkingen zijn toegestaan ten opzichte van de proforma factuur. In sommige gevallen is het namelijk niet exact aan te geven wat er precies zal worden verzonden.
Wel zijn deze afwijkingen gebonden aan regels die voor elke categorie producten en per land weer verschillend kunnen zijn.
Het ontvangen van een vooruitbetaling
Ook wordt bij het internationale handelsverkeer dit type factuur vaak gebruikt om een vooruitbetaling te vragen, indien dit de afgesproken betalingsconditie is. In dat geval is het uiteraard wel van belang dat de gewone factuur exact overeenstemt. Het bedrag en aantallen van de te leveren producten of diensten dienen vast te staan.
Indien vooruitbetaling het doel is, dan zal dit doorgaans ook geen probleem zijn. Bij het aanvragen van een invoervergunning is het vaak zo dat hier best wel een behoorlijke periode overheen kan gaan.
Daardoor wordt een dergelijke importvergunning in een vroeg stadium aangevraagd, vaak nog voordat de te leveren goederen daadwerkelijk zijn geproduceerd. Dit kan ertoe leiden dat er kleine afwijkingen optreden.
De vereisten met betrekking tot een proforma factuur
De proforma factuur of concept factuur dient duidelijk te onderscheiden zijn de officiële factuur. Ga je een dergelijke onofficiële factuur maken, dan dien je de term pro forma duidelijk op de factuur te vermelden.
Hoe verwerk je deze facturen in de boekhouding?
Een proforma factuur wordt niet boekhoudkundig verwerkt. Je stelt een officiële factuur op nadat je daadwerkelijk hetgeen geleverd hebt wat was afgesproken. Alleen deze factuur verwerk je in de boekhouding. Want alleen op dat moment is er sprake van omzet en bestaat er een vordering ten opzichte van de klant.
Wel is het mogelijk om met een online boekhoudprogramma een proforma factuur aan te maken. In dat geval dien je zoals bij Rompslomp het geval is, te selecteren dat het om een concept factuur gaat. Op die manier weet het boekhoudprogramma wat het dient te doen met deze factuur.
