De OV-chipkaart kosten boeken is redelijk eenvoudig. Tenminste, je kan het op een eenvoudige manier doen, maar je kan het ook complex maken.

Als je het heel strikt neemt, dan is een opwaardering van een OV-chipkaart een vorm van vooruitbetaalde kosten. Er is dan pas sprake van kosten op het moment dat je het saldo gaat gebruiken. De vraag is dan echter of je het doel niet voorbij schiet.

Aanschaf van een OV-chipkaart

De kosten voor de aanschaf van een OV-chipkaart zijn eenvoudig te boeken. Deze kosten boek je in de categorie reiskosten. Het is wel verstandig om hier in het boekhoudprogramma een aparte grootboekrekening voor aan te maken. Deze grootboekrekening kan je dan OV-chipkaart noemen.

De kosten van het opwaarderen van een OV-chipkaart

Bij het opwaarderen van de kaart dien je ervoor te kiezen deze direct als reiskosten te boeken, of op te nemen als vooruitbetaalde kosten.

Boek je de kosten direct als reiskosten, dan is de verwerking in de boekhouding hetzelfde als bij de aanschaf van de OV-chipkaart.

Verwerken als vooruitbetaalde kosten

Kies je voor de optie om de kosten op te nemen als vooruitbetaalde kosten, dan dien je het saldo van de opwaardering te verwerken als zijnde vooruitbetaalde kosten. Ook hier zou ik een aparte grootboekrekening voor aanmaken, die je bijvoorbeeld opwaardering OV-Chipkaart kan noemen.

Vervolgens dien je periodiek het saldo dat van het tegoed gebruikt is naar de winst en verlies- rekening te boeken. In dat geval crediteer je de grootboekrekening opwaardering OV-chipkaart en debiteer je de reiskosten rekening.

Opwaardering van het saldo:

Gebruik van  het saldo:

Zeker tegen het einde van het jaar. In dat geval zou een boekhouder hier eventueel een probleem van kunnen maken. Hetzelfde geldt voor de belastingdienst. In dat geval ben je eigenlijk aan het schuiven met kosten tussen verschillende boekjaren.

Terugontvangen van saldo

Wordt een saldo teruggeboekt, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe OV-chipkaart wordt aangeschaft, dan dien je de bovenstaande boekingen omgekeerd uit te voeren. Je dient er dan wel op te letten hoe je de kosten van het opwaarderen in eerste instantie hebt geboekt. 

Heb je het opwaarderen direct als reiskosten verwerkt, of heb je gekozen om het te verwerken als vooruitbetaalde kosten. Je dient dan bij het terugontvangen van een saldo dezelfde methodiek te gebruiken.

Grootboekrekening per werknemer aanmaken

Ik zou aanraden om een grootboekrekening voor de OV-chipkaart per werknemer aan te maken. Op die manier heb je direct overzicht in hoeveel er per werknemer gebruik wordt gemaakt van de OV-Chipkaart. Omdat het bij een OV-chipkaart eenvoudig en verleidelijk is om privé en zakelijk door elkaar te gebruiken, is dit inzicht van belang.

Om de boekhouding volledig correct bij te houden, dien je prive tripjes die met de zakelijke OV-chipkaart zijn gemaakt te corrigeren. Hiervoor crediteer je dan de reiskosten rekening en debiteer je de grootboekrekening privé uitgaven.

Als dit bij hoge uitzondering een keer gebeurd, dan zou ik me hier niet zo druk over maken. Is dit iets wat regelmatig voorkomt, dan dien je dit wel te corrigeren.