Openstaande facturen incasseren

Ik kan het eigenlijk niet vaak genoeg zeggen. Tijdig openstaande facturen incasseren is ontzettend belangrijk. Dit geldt voor elke ondernemer. Daarom ga ik op deze pagina dieper in op dit thema. Want wat kan je nu allemaal doen om ervoor te zorgen dat facturen netjes betaalt worden?

Meer mogelijkheden dan je denkt om betaling af te dwingen

Er zijn in de praktijk een aantal mogelijkheden om een klant toch te laten betalen. Iets wat in de praktijk erg effectief blijkt, maar door ondernemers toch niet al te vaak wordt toegepast, is het faillissement aanvragen van een klant.

Dit doe je natuurlijk niet direct wanneer en factuur niet op tijd wordt betaald. Maar heb je alle stappen van jouw procedure om facturen te incasseren doorlopen, maar heeft dit geen resultaat? Dan is faillissement aanvragen een optie om te overwegen.

Wat houdt faillissement aanvragen in de praktijk in?

Een klant die een dergelijk bericht ontvangt, zal in eerste instantie enorm schrikken. Er is geen ondernemer die zijn onderneming failliet wil zien gaan. En dat is nu net hetgeen je wilt bereiken. 

De ondernemer zal na ontvangst van de mededeling van de rechtbank, dat er een faillissement is aangevraagd voor zijn onderneming, alles op alles zetten om dit te voorkomen.

Hiermee draai je als het ware de machtspositie om. Was jij, voordat je deze procedure in gang zette, degene die iets nodig had van de klant, dat is nu omgekeerd. 

De klant wil nu dat het verzoek om faillissement van tafel gaat. En om dit te bereiken dient hij jou te betalen.

Dit is uiteraard niet iets wat je snel even doet. Hiervoor dien je een expert in te huren die precies weet hoe je dit dient aan te pakken. Een faillissement aanvragen kan je daarom het beste doen via een invorderingsbedrijf.

Een goed debiteurenbeheer proces voorkomt problemen

Maar uiteindelijk wil je gewoon dat jouw facturen netjes op tijd worden betaald. Daarom wil ik het onderstaande stappenplan met jou delen. 

Openstaande facturen incasseren tips

Door dit op te volgen zal je minder snel in de situatie komen, dat je drastische stappen, zoals hierboven omschreven, daadwerkelijk dient te zetten.

Mijn stappenplan om openstaande facturen tijdig te incasseren

Zelf hanteer ik de volgende stappen, om op die manier de debiteurenpositie in de hand te houden en de liquiditeit te optimaliseren.

1. Zorg ervoor dat de boekhouding op orde is.

Wanneer je niet precies weet wanneer een klant wel of niet betaald heeft, dan dien je er toch echt voor te zorgen dat je de boekhouding op orde krijgt. In mijn optiek zou voordat je betalingsherinneringen gaat versturen eerst altijd de betalingen dienen bij te werken.

2. Zorg voor een goede procedure voor het debiteurenbeheer

Het op papier zetten van het proces voor het debiteurenbeheer is mijn inziens sterk aan te raden. Het lijkt misschien overbodig, maar het zal je echt helpen in de praktijk. Schrijf gewoonweg op welke stappen je dient te zetten in het gehele proces. Openstaande facturen incasseren komt voor een groot gedeelte neer op discipline. En daarbij ondersteunt een vastgelegde procedure.

3. Stuur tijdig betalingsherinneringen en aanmaningen

Ik sta er persoonlijk nog steeds versteld van hoe laks ondernemers zijn met het tijdig versturen van aanmaningen en herinneringen. Geloof het of niet, maar er zijn nog steeds ondernemers die pas na een maand of twee beginnen met het versturen van aanmaningen.

4. Zoveel mogelijk automatiseren

Door het gebruik van een online boekhoudprogramma kan je het aanmaningsproces grotendeels automatiseren. Je kan eenvoudig instellen wanneer je een eerste herinnering wilt versturen, een tweede herinnering en een laatste herinnering. 

Hiervoor dien je er wel voor te zorgen dat je de masterdata goed bijhoudt. E-mail adressen van klanten zijn bijvoorbeeld onmisbaar om dit elektronisch te doen.

5. Neem telefonisch contact op met de klant

Is een factuur nog steeds niet betaald na het versturen van een aanmaning, bel dan gewoon eens met de klant. Op die manier kan je direct uitvinden of er eventueel een probleem is. Misschien is de klant niet tevreden of is de prijs niet hetgeen wat was afgesproken.

Daarnaast zal een klant zich bezwaard voelen, indien hij wordt gebeld om een factuur die vervallen is te voldoen. Een e mail of brief leg je snel aan de kant. Een telefoongesprek is dan toch net iets vervelender voor de klant.

6. Neem regelmatig de openstaande postenlijst door

Ook al heb je herinneringen en aanmaningen geautomatiseerd, toch dien je regelmatig de openstaande postenlijst door te nemen. Op die manier weet je wat er speelt. Een belangrijke tip hier is om veranderingen in betalingsgedrag in de gaten te houden. Is er een klant die opeens later gaat betalen, dan is dit een belangrijk signaal. Dit kan erop duiden dat deze klant liquiditeitsproblemen ondervindt, waar je in dat geval direct op dient in te spelen.

7. Blokkeer klanten met achterstanden

Indien mogelijk zou je met kredietlimieten dienen te werken voor klanten. Op die manier voorkom je dat een klant je teveel geld schuldig wordt. Daarnaast zou ik ook klanten blokkeren die een achterstand hebben bij het betalen van facturen. Dit is een belangrijk pressiemiddel. Indien een klant dringend producten of een een dienst nodig heeft, dan kan je ze op die manier dwingen eerst de achterstallige facturen te voldoen.

8. Werk samen met een incassobedrijf

Hebben alle aanmaningen en herinneringen geen effect? Dan wordt het tijd om een incassobureau in te schakelen. Ik persoonlijk wachten met het selecteren van een incasso bedrijf waarmee je wilt samenwerken, totdat je deze echt nodig hebt. Dit omdat je gewoon je onderzoek moet doen, om een incassobureau te vinden om mee samen te werken.

Hoe vind je een goed incassobureau?

Het vinden van een incassobureau is niet zo moeilijk. Je wilt echter zeker weten dat je gaat samenwerken met een partij die ook voldoet aan jouw eisen. En hiervoor dien je toch even een klein onderzoek te doen.

Persoonlijk hecht ik veel waarde aan de manier waarop een incassobureau te werk gaat. Zo blijkt het in de praktijk dat een minnelijke schikking toch vaak het beste werkt. Hiervoor heb je echter wel een persoon nodig met overtuigingskracht.

Daarnaast dient een invorderingsmedewerker zijn doel te bereiken om zodoende openstaande facturen te incasseren. Dit echter wel op een nette manier.

Edwin is zeer ervaren op het gebied van boekhouden. Als CFO voor verschillende internationale bedrijven is hij een expert op het gebied van boekhouden, boekhoudprogramma`s en belastingen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.