Hoe dien je een ontvangen creditnota te boeken? Eigenlijk is dit bijna gelijk aan het boeken van een normale factuur. Zo is de grootboekrekening waarop je de creditnota boekt gelijk aan de grootboekrekening waarop je de originele factuur boekt.
Inhoudsopgave
Een creditnota verwerken in een boekhoudprogramma
Als we het boekhoudprogramme e-boekhouden.nl als voorbeeld nemen, dan is het gebruik van het digitale archief het verstandigst. Je dient dan eerst de creditnota te laden in het digitale archief. Vanuit het archief kan je de ontvangen creditnota eenvoudig boeken als een mutatie. Je dient dan, bij het verwerken, gewoon te kiezen voor “factuur ontvangen”. De bedragen geef je vervolgens negatief in.
De invloed op de te betalen btw
De btw zal dan ook automatisch goed worden verwerkt, zodat je bij de btw aangifte hier niet extra op hoeft te letten. Een ontvangen creditnota boeken zorgt ervoor dat het bedrag van de terug te ontvangen btw zal afnemen. Bij de cashflow planning is het van belang hier rekening mee te houden. Zeker indien het om een groot bedrag gaat.
Verwerken van de betaling
Uiteraard dien je bij een creditnota die je ontvangt, geld te ontvangen en niet te betalen. Het kan, of zo zijn dat de leverancier het geld naar je overmaakt of dat je dit verrekend met een betaling voor andere openstaande facturen.
Hier dien je even goed op te letten zodat je de factuur niet dubbel gaat verrekenen. Het tijdig bijwerken van de banken is hierbij essentieel.
Persoonlijk zou ik wel altijd de factuur waarop de creditnota betrekking heeft achterhouden voor betaling, tot het moment dat je de creditnota hebt ontvangen. Indien je dit niet doet, dan heb je een grotere kans dat de leverancier niet bereid is, je tegemoet te komen met een creditnota.
Waarom een creditnota ontvangen?
Er zijn verschillende redenen denkbaar waarom je een creditnota kunt ontvangen. Er kan een fout zijn opgetreden in de factuur die je hebt ontvangen, of je kan niet tevreden zijn met hetgeen er is geleverd.
Creditnota en nieuwe factuur
Wat veel bedrijven ook doen, dit is in mijn opinie de juiste methode, is het versturen van een creditnota voor het gehele bedrag van de originele factuur en het versturen van een geheel nieuwe factuur. Op die manier behoud je een beter overzicht.
De boekhouding overzichtelijk houden
Indien je een gedeeltelijke credit factuur ontvangt, dan is het van belang dat je bij het inboeken, in de omschrijving een referentie meegeeft naar de originele factuur, waarop deze correct betrekking heeft. Bij de originele factuur zou ik dan ook in de omschrijving toevoegen, dat er een correctie op de (digitale) factuur is ontvangen. Op die manier behoudt je het overzicht betreft hetgeen je uiteindelijk hebt betaald.
