Door de komst van het online boekhouden is het op locatie aanwezig zijn van een boekhouder eigenlijk grotendeels overbodig. Je kan prima gebruik maken van een online boekhouder. Op deze manier kan je als ondernemer zijnde veel geld besparen op de kosten van een boekhouder.

Een ruimere keuze uit boekhouders door online boekhouden

Een groot voordeel van het gebruik maken van een online boekhouder is dat het eigenlijk weinig uitmaakt waar deze persoon zich bevindt. Je bent dus niet gebonden aan de boekhouders die beschikbaar zijn in jouw regio. Hierdoor kan je kiezen uit een grotere aanbod van boekhouders en meer aanbod betekent doorgaans een betere prijs.

Online boekhoudsoftware is een randvoorwaarde

Een online systeem zorgt ervoor dat je de financiële administratie van bijna elke locatie kan bijwerken. Dit is direct de voorwaarde waaraan je dient te voldoen om gebruik te kunnen maken van een online boekhouder. Je dient te werken met een online boekhoudprogramma zoals bijvoorbeeld Rompslomp, Informer of Visma eAcccounting.

Lever digitaal jouw documenten aan

Wat in mijn opinie het meeste voordeel oplevert is als je als ondernemer zijnde alles digitaal aanlevert. Voor de banktransacties is dit uiteraard geen probleem. In een online boekhoudprogramma zoals e boekhouden kun je eenvoudig de banktransacties inlezen. Dit kan zelfs volledig automatisch of via het uploaden van een MT940 bestand.

Maar ook de facturen en bonnetjes die je ontvangt kan je via de app eenvoudig scannen en deze vervolgens in een digitaal archief plaatsen. De online boekhouder kan op die manier eenvoudig zijn werk doen.

Uiteraard kan je ervoor kiezen om een aantal keer per jaar met de boekhouder af te spreken om op die manier face to face de cijfers te bespreken. Echter dit is in mijn opinie ook niet geheel noodzakelijk. 

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van Skype waarbij je jouw scherm kan delen kan je ook prima de boekhouding bespreken. Dat bespaart weer reistijd of reiskosten die een boekhouder doorgaans in rekening zal brengen.

Scan jouw facturen en bonnetjes tijdig

Het gebruik van een online boekhouder vergt echter wel enige discipline als ondernemer zijnde. Je dient de facturen en bonnetjes op regelmatige basis te scannen en vervolgens in het digitale archief te plaatsen. Op die manier kan de boekhouder zijn werkt efficiënt en tijdig uitvoeren.

Dit kost je echter weinig tijd. Zolang je het maar regelmatig doet en niet een stapel facturen gaat opsparen voordat je deze verwerkt.

Ook het aanmanen van debiteuren kan je prima laten doen door een online boekhouder. Dit gaat grotendeels automatisch bij de meeste online boekhoudprogramma`s. 

Bij Acumulus en Myfinance kan je dit gewoon automatisch instellen. Het enige waar je nog handmatig actie dient te ondernemen is indien een klant ook na verschillende aanmaningen nog steeds niet de openstaande facturen betaald. 

Houdt altijd toezicht op de boekhouder

Persoonlijk zou ik er echter wel voor zorgen dat je enig toezicht houdt op het werk van de boekhouder. 

Zo kan je de boekhouder bijvoorbeeld vragen om een e mail naar jou te sturen wanneer hij de btw aangifte verstuurd en daarnaast uiteraard verschillende rapportages die jij nodig hebt voor jouw onderneming.

Uiteindelijk is en blijft het zo dat een ondernemer de  verantwoordelijkheid draagt voor een juiste boekhouding.