Offerte maken

Een offerte maken is veel meer dan alleen het doen van een prijsopgave. Een goede offerte maakt vaak het verschil tussen het wel of niet binnenhalen van een klant. Om jou te helpen bij het maken van jouw offertes, hebben wij informatie en tips op een rij gezet.

Tips voor het maken van een goede offerte

Zoals al gezegd is een offerte maken veel meer dan alleen het doorgeven van een prijs. Een goede offerte opstellen is uiteindelijk een tool om een klant binnen te halen. Soms is het van belang zo snel mogelijk een offerte te versturen, maar dat mag nooit ten koste van de kwaliteit gaan. Jouw offerte dient er ten alle tijden professioneel uit te zien.

Zorg voor een professionele lay-out

Een offerte dient er professioneel uit te zien. Daarnaast dient de layout aan te sluiten bij de identiteit van de onderneming. Denk hierbij aan een zelfde lettertype, het logo en eventueel een bedrijfsslogan.

Er is meer dan voldoende software beschikbaar, die het maken van een professionele layout eenvoudig maken. Omdat je dezelfde layout vaker gaat gebruiken, is het verstandig om bij de eerste offerte die je gaat maken hier extra tijd aan te besteden. Eventueel kan  je gebruik maken van een grafisch designer, die ervoor kan zorgen dat het er nog professioneler uitziet. Zeker startende ondernemers zouden hiervoor kunnen kiezen.

Ook met boekhoudprogramma`s zoals e-boekhouden.nl, Exact online of Rompslomp en ga zomaar door, kan je op een eenvoudige manier een professionele layout maken.

Zorg dat de bedrijfsgegevens compleet zijn

Je zou dit ook kunnen scharen onder de kop professionele layout, maar omdat dit zo belangrijk is, willen we dit apart noemen.

Zorg dat al jouw bedrijfsgegevens correct worden weergegeven. 

Vergeet bijvoorbeeld niet het btw-nummer en een kvk-nummer toe te voegen. Indien dit ontbreekt, dan zal dat twijfels oproepen.

Potentiële klanten kunnen dan afhaken omdat je niet betrouwbaar overkomt.

Een goede offerte maken

Laat niets aan interpretatie over

Wees duidelijk in hetgeen je aanbiedt. Wanneer de klant de offerte ontvangt, dan zou er niks zelf te interpreteren dienen te zijn. Niet alleen weet de potentiële klant dan precies waar hij of zij aan toe is, het zorgt er ook voor dat je achteraf geen discussie krijgt bij het betalen van een factuur.

Hierbij zou je ook specifiek kunnen vermelden wat niet is inbegrepen. Op die manier kunnen ook daar geen misverstanden over ontstaan. Maar ook details, bijvoorbeeld of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn, is ontzettend belangrijk. En uiteraard ook het btw-tarief wat van toepassing is mag niet ontbreken.

Vergeet niet dat een geaccepteerde offerte een juridische overeenkomst is, met verplichtingen voor beide partijen.

Wanneer kan je leveren?

Om geen onhaalbare verwachtingen te kweken, is het ook van belang om aan te geven wanneer je instaat bent om te leveren. Zorg dat je hier voldoende flexibiliteit inbouwt. 

Bijvoorbeeld, leveren 2 weken na het accepteren van de offerte. Of indien de offerte voor een bepaalde datum wordt geaccepteerd, dat je dan op een specifieke datum kunt leveren.

Indien je dit niet specifiek aangeeft en direct in de offerte een datum opneemt dat je kan leveren, maar de acceptatie duur langer dan verwacht, dan kun je hierdoor in de problemen terecht komen.

Daarnaast kan het ook zinvol zijn om door het vermelden van een uiterste acceptatiedatum een soort van urgentie te creëren. Als de afnemer op tijd zijn producten of diensten wil ontvangen, dan zal de offerte tijdig dienen te worden geaccepteerd.

Het vermelden van de algemene voorwaarden

Maak altijd vermelding dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Springen er echt zaken uit die in de algemene voorwaarden worden vermeldt die van belang zijn, dan zou je deze nog apart kunnen vermelden. Eventueel kan je de algemene voorwaarden bijsluiten als een begeleidende tekst.

Zet een proces op voor de opvolging

Het opvolgen van verstuurde offertes is ontzettend belangrijk. Hierbij dien je een goede balans te vinden, zodat aan de ene kant de klant zich niet opgejaagd voelt, maar dat je ook geen ruimte laat voor concurrenten om jou te verslaan.

Het gebruik van specifieke software voor offertes stelt je instaat om dit automatisch in te stellen. Zo kan je instellen wanneer er een e mail ter herinnering dient te worden verstuurd. 

Echter, in onze ogen is persoonlijk contact in sommige situaties ook erg belangrijk. Op die manier kan je direct eventuele vragen beantwoorden en daarnaast is persoonlijk contact met een klant vaak ook erg belangrijk. 

Zorg er in ieder geval voor dat er opvolging plaatsvindt, en niet alleen offertes verstuurt en hier vervolgens niks meer mee doet. Dit zal, wanneer je een offerte maakt, de kans op succes drastisch verminderen.

Offerte maken en opvolgen

Automatiseren van offertes en facturatie

Goede software helpt je niet alleen bij het maken van een offerte, het gaat je ook veel tijd besparen bij het factureren. Op die manier kan je de offerte na levering eenvoudig omzetten naar een factuur. Ook hier kan je de boekhoudsoftware doorgaans goed gebruiken.

Het bepalen van de prijs

Bij het bepalen van de prijs die je gaat aanbieden spelen verschillende factoren een rol. Aan de ene kant dien je niet veel duurder te zijn dan een concurrent, maar veel goedkoper is ook weer niet goed. 

In sommige situaties kan het zo zijn dat goedkoop met slechte kwaliteit wordt geassocieerd. Indien je een goede kwaliteit dienst of service aanbiedt, dan hoort daar ook een realistische prijs bij. 

Soms is het aantrekkelijk om een zeer scherpe prijs aan te bieden om op die manier een klant binnen te halen. Je dient er echter voor te waken, dat je op termijn niet steeds verder gaat zakken met jou prijs, waardoor de winstmarge onder druk komt te staan.

Edwin is zeer ervaren op het gebied van boekhouden. Als CFO voor verschillende internationale bedrijven is hij een expert op het gebied van boekhouden, boekhoudprogramma`s en belastingen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *