Wij hebben al eerder aangegeven dat wij persoonlijk van mening zijn dat mollie payments een goede opties is om als betaalprovider te gebruiken. Maar hoe dien je een mollie factuur in de boekhouding te verwerken? Wij leggen het op deze pagina uit, zodat dit door een ieder te begrijpen is.
Samenvoegen van verschillende betalingen
Het principe van het gebruik van mollie payments is dat de klant in eerste instantie aan mollie betaald. Pas later, onder aftrek van de transactiekosten ontvang jij het bedrag op jouw bankrekening.
Een uitbetaling van mollie wordt gedaan door de betalingen van verschillende facturen samen te voegen in een betaling van mollie naar jou. Je krijgt dus niet elke factuur naar de klant apart uitbetaald. Een bijschrijving van mollie wordt uitgevoerd op de eerste werkdag nadat deze uitbetaling is aangekondigd.
Voor de transactiekosten ontvang je op de eerste werkdag van de volgende maand de factuur.
Hoe dien je nu een mollie factuur in de boekhouding te verwerken?
We dienen hier onderscheid te maken tussen twee verschillende mogelijkheden. Het kan zo zijn dat de klant direct de betaling via mollie uitvoert, maar de betaling kan ook plaatsvinden op een later tijdstip. De boekhoudkundige verwerking is verschillend voor deze verschillende situaties.
Het aanmaken van een tussenrekening
Op het moment dat mollie jou een betaling doet, dan dien je een tussenrekening aan te maken in het grootboekrekeningschema. Deze kan je bijvoorbeeld “Mollie tussenrekening” noemen.
Op het bedrag wat je ontvangt, worden de transactiekosten van mollie in mindering gebracht. Laten we zeggen dat voor het onderstaande voorbeeld deze 1€ bedragen. Om de mollie factuur te verwerken dien, je de volgende journaalposten te verwerken.
Directe betaling via Mollie
In dit geval zijn de journaalposten als volgt. Op het moment van de verkoop verwerk je de volgende journaalpost:
| Debet | Credit | |
| Mollie tussenrekening | € 1.000 | |
| Omzet | € 1.000 |
Op het moment dat de uitbetaling wordt gedaan, verwerk je deze als volgt
| Debet | Credit | |
| Bank | € 999 | |
| Mollie tussenrekening | € 999 |
De maandelijkse factuur, met de transactiekosten wordt als volgt verwerkt
| Debet | Credit | |
| Transactiekosten mollie | € 1 | |
| Mollie tussenrekening | € 1 |
Wat opvalt in deze situatie is dat je niks boekt op de grootboekrekening debiteuren. Dit omdat er direct wordt betaald en er dus ook geen sprake is van een vordering ten opzichte van de klant. De enige vordering die je hebt, is ten opzichte van de betaalprovider.
Betaling op een later tijdstip
In eerste instantie, indien je een verkoop realiseert, verandert er niks ten opzichte van de normale journaalpost die er dient te worden opgesteld bij een verkoop. Deze luidt
| Debet | Credit | |
| Debiteuren | € 1.000 | |
| Omzet | € 1.000 |
Nadat de klant aan mollie heeft betaald, dien je de vordering over te boeken van debiteuren naar de tussenrekening van mollie. Dit doe je als volgt:
| Debet | Credit | |
| Mollie tussenrekening | € 1.000 | |
| Debiteuren | € 1.000 |
Op het moment dat het geld op jouw bankrekening wordt gestort, verwerk je de volgende journaalpost:
| Debet | Credit | |
| Bank | € 999 | |
| Mollie tussenrekening | € 999 |
De maandelijkse factuur, met de transactiekosten wordt als volgt verwerkt
| Debet | Credit | |
| Transactiekosten mollie | € 1 | |
| Mollie tussenrekening | € 1 |
Voorkom kleine openstaande bedragen bij de debiteuren
Het is van belang dat je het gehele debiteurenbedrag overboekt naar de tussenrekening. Ook al is het bedrag wat jezelf gaat ontvangen net iets lager.
Doe je dit niet, dan zullen er bij de debiteuren kleine bedragen per factuur open blijven staan. In dat geval loop je het risico dat je debiteuren ten onrechte gaat aanmanen voor hele kleine bedragen. Dit is iets wat niet professioneel overkomt en dien je dan ook te voorkomen.
Het gebruik van een mt940 bestand
Via het dashboard van mollie is het ook mogelijk een mt940 bestand te downloaden, welke je vervolgens eenvoudig met een boekhoudprogramma kan verwerken. De journaalposten die dienen te worden verwerkt blijven in dit geval hetzelfde.
