Een memoriaalboeking is een boeking binnen het boekhouden die niet direct verbonden is aan een transactie. Het zijn dan ook geen boekhoudkundige transacties die je dagelijks bij het online boekhouden tegenkomt. Een journaalpost die niets te maken heeft met een financiële transactie wordt een memoriaalboeking genoemd. Uitgaven en ontvangsten leiden niet tot een boeking in het memoriaal.

Memoriaalboekingen horen bij de periodeafsluiting

Een memoriaalboeking is een typische boeking die bij een periodeafsluiting hoort. Afhankelijk van hoe je de boekhouding voert, komen deze boekingen dus slechts een aantal keren per jaar aan bod.

Een typisch voorbeeld van een memoriaalboeking zijn de afschrijvingen. De afschrijving bereken je op basis van de activa die je in de boeken hebt staan. Op het moment dat je de afschrijving verwerkt, is er geen sprake van een financiële transactie. De activa staat namelijk al in de boeken.

Sluit je de boekhouding maandelijks af om een maandelijks inzicht te hebben in de winst- en verliesrekening, dan zal je deze boeking maandelijks dienen te verwerken. Beperk je jezelf tot slechts een jaarafsluiting, dan krijg je hier slechts één keer per jaar mee te maken.

Hoe ziet dit eruit in een online boekhoudprogramma?

Bij het gebruik van e boekhouden.nl zal je niet direct zien dat je gebruik maakt van memoriaalboekingen. Wanneer je de afschrijvingen verwerkt, dan zal er in de achtergrond de verwerking binnen het memoriaal plaatsvinden. Dit is echter niet echt zichtbaar.

Reserves en voorzieningen

Een ander voorbeeld zijn de voorzieningen en reserves. Reserveer je bijvoorbeeld maandelijks een bedrag voor onderhoudskosten, of een bedrag voor bonussen die je dient te betalen of te ontvangen, dan is er ook geen sprake van een directe financiële transactie. Hetzelfde geldt voor de te betalen belastingen. 

Zorg voor duidelijke en traceerbare documentatie

Het is aan te raden om memoriaalboekingen goed te documenteren. Indien je een factuur verwerkt dan is de factuur de bijlage van de boekhoudkundige transactie. Boek je bijvoorbeeld een reserve, dan is er niet direct een document aanwezig. 

Deze dien je dan zelf op te stellen. Doe je dit niet dan kan je na verloop van tijd problemen krijgen met het reconciliëren van de verschillende bedragen. En dat kan dan een tijdrovende aangelegenheid worden om dit uit te zoeken.

Zorg voor een duidelijke nummering van de documentatie die je als referentie opneemt bij de verwerking van de boekhoudkundige transactie. Dan kan je altijd de bijbehorende documentatie eenvoudig opzoeken. Deze kan je eventueel ook opslaan als bijlage bij het verwerken van een memoriaal boeking. 

Memorial boekingen laten doen door een boekhouder

Het kan verstandig zijn om voor het verwerken van de memoriaalboekingen in het online boekhoudprogramma, een boekhouder in te huren. Dit omdat het toch net iets lastiger en complexer is dan bijvoorbeeld het verwerken van facturen. Daarnaast zijn het incidentele boekingen en verkrijg je daardoor ook niet zo snel de routine om deze snel te verwerken.

Ook dien je jezelf te houden aan wettelijke richtlijnen. Denk hierbij aan afschrijvingstermijnen en grondslagen voor het opnemen van een voorziening.

Het opstellen van de journaalposten

Memoriaalboekingen maken doe je via een journaalpost. Hoef je bij het verwerken van een inkoopfactuur alleen het tegenrekeningnummer op te geven en boekt het boekhoudprogramma de factuur automatisch op de debiteuren of crediteuren, dat is bij deze journaalpost niet het geval. 

Hier dien je zowel het rekeningnummer voor het credit als debet bedrag op te nemen. De boekingen gemaakt in de boekhouding dienen altijd in evenwicht te zijn. In de praktijk kan je hier echter geen fout maken, want indien de bedragen niet overeenstemmen dan zal je de journaalpost niet kunnen verwerken. Dit is een controle die bij elk online boekhoudprogramma zoals een Rompslomp is ingebouwd.