Wanneer je medewerkers in dienst hebt, dan krijg je te maken met een loonjournaalpost. Indien Je gebruik maakt van software voor de salarisadministratie, dan zal de loonjournaalpost overigens worden aangeleverd door de software. Toch is het ook dan goed om te begrijpen, hoe je lonen en salarissen nu in de boekhouding dient te verwerken.

Loonkosten

Loonkosten bestaan uit verschillende bestanddelen. Naast het netto loon dat je uiteindelijk uitbetaald, krijg je ook te maken met belasting en premie volksverzekeringen. Bij de premie volksverzekering is er bovendien sprake van een gedeelte wat door de werkgever dient te worden betaald. 

De verschuldigde belastingen draag je op een later moment af, dan dat je het salaris aan de werknemer uitbetaald, Deze kosten dien je dan ook te reserveren op de balans. Om een goed inzicht te houden in de verschillende componenten, is het van belang dat je verschillende grootboekrekeningen aanmaakt. Anders zal je al snel het overzicht verliezen.

Voor de winst- en verliesrekening zijn de volgende grootboekrekeningen noodzakelijk:

• Salarissen
• Premie volksverzekeringen 

Voor de balans heb je de volgende grootboekrekeningen nodig:

• Af te dragen belastingen
• Uit te betalen salarissen

Voorbeeld loonjournaalpost

Stel je hebt een werknemer in dienst met een bruto salaris van 3.000€. Gemakshalve gaan we ervan uit dat er 1.000€ dient te worden ingehouden voor belastingen en premies. Daarnaast dien je nog een bedrag van 600€ te betalen voor het werkgeversgedeelte van de sociale verzekeringen. Een loonjournaalpost voorbeeld is dan als volgt:

Op het moment dat de bedragen worden uitgekeerd, wordt de volgende journaalpost in het boekhoudprogramma verwerkt:

Verdeling naar afdeling

Het is in mijn opinie verstandig om loonkosten in de boekhouding te verdelen over verschillende afdelingen. Op die manier heb je dan snel een overzicht in hetgeen een bepaalde afdeling je aan salaris kost. Bijvoorbeeld wat de salariskosten zijn van de marketingafdeling. Je kunt dit doen door verschillende grootboekrekeningen aan te maken. 

Indien je een ERP pakket zoals Exact gebruikt, waarbij je verschillende cost centers kunt aanmaken, hoef je geen aparte grootboekrekening aan te maken. Je kunt dan de salariskosten differentiëren op basis van een cost center.

In eenvoudigere boekhoudsoftware, zoals e-boekhouden.nl of Myfinance heb je deze mogelijkheid niet. In dat geval dien je extra grootboekrekeningen aan te maken.

Incidentele kosten

Persoonlijk maak ik aparte grootboekrekeningen aan voor incidentele kosten, zoals overuren of bonussen. Op die manier behoud je het overzicht. Dien je op kosten te besparen, dan kan je in de financiële administratie eenvoudig zien, hoeveel je bijvoorbeeld zou kunnen besparen, wanneer je overuren elimineert.

Controle op de salarisberekening

Een fout in de salarisadministratie is erg vervelend. Een medewerker zal dan teveel, of te weinig ontvangen. Daarom is het verstandig om periodiek een controle uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld het totaal van de salarissen vergelijken met een externe lijst. Dit kan een excel overzicht zijn, of bijvoorbeeld een overzicht vanuit een personeelssysteem.

Ook een steekproef, waarbij je handmatig een aantal berekeningen controleert, is aan te bevelen. Je kunt dan ook controleren of de sociale lasten en de te betalen loonheffing correct wordt berekend.

Vergeet hierbij ook niet dat salarissen fraudegevoelig zijn. Iemand zou bijvoorbeeld een vriend een paar honderd euro extra kunnen betalen.