Een praktijkvoorbeeld

Dit klinkt misschien een beetje technisch en ik kan me voorstellen dat het niet direct duidelijk is, wat dit in de praktijk precies inhoudt. Daarom zal ik dit proberen te verduidelijken aan de hand van het onderstaand overzicht:

Stel je gaat de bankbetalingen verwerken en je hebt 1000€ ontvangen. Op het moment dat je de bankgegevens laadt in het boekhoudprogramma, zoals bijvoorbeeld Rompslomp, dan worden deze betalingen als kruisposten geboekt.

Dit is iets wat automatisch en min of meer in de achtergrond wordt gedaan. Hier hoef je zelf niet iets specifieks voor te doen. De boeking zal er als volgt uitzien:

Nu is het zo dat de tussenrekening per definitie nul dient zijn. Om dit te bereiken ga je vervolgens de betalingen verwerken, door deze te matchen met de facturen. Voor een groot gedeelte zal dit automatisch gaan omdat de software in staat is deze te matchen op basis van bedragen en factuurnummer.

Indien je een betaling matched met de factuur dan wordt de volgende journaalpost verwerkt:

De debiteuren hebben in dit geval hun facturen betaald en daardoor zal het saldo van de debiteuren afnemen.

Een tussenrekening dient per definitie nul te zijn

Nu is het zo dat de kruisposten op nul dienen uit te komen. Kan je alle facturen automatisch verwerken dan zal dit ook direct het geval zijn. 

Vaak zie je echter in de praktijk dat er toch een aantal betalingen overblijven die niet automatisch gematcht kunnen worden. Dit dien je dan uit te zoeken om deze alsnog te verwerken.

Check regelmatig de tussenrekening

Voor kruisposten is het van belang om regelmatig te controleren dat deze op nul staan. En zo niet, dan zou je deze zo snel mogelijk moeten analyseren en corrigeren. 

Des te langer je hiermee wacht des te moeilijker dit zal worden. Een of twee boekingen zijn over het algemeen wel snel te achterhalen en te corrigeren. Maar doe je dit bijvoorbeeld een keer per jaar, dat wordt het een ontzettende klus.

Daarnaast loop je dan ook het risico dat je dan bijvoorbeeld debiteuren gaat aanmaken die  al hebben betaald. Een tussenrekening die niet op nul staat geeft eigenlijk aan dat er iets niet in orde is binnen de boekhouding.

Waarom staan de kruisposten niet op nul?

Redenen waarom de grootboekrekening niet op nul uitkomt zijn bijvoorbeeld de volgende:

• Een debiteur heeft een verkeerd bedrag overgemaakt
• Je loopt achter met het inboeken van facturen

Geld overboeken tussen bankrekeningen

Heb je meerdere bankrekeningen, dan kan je niet zomaar van de ene bankrekening geld overboeken naar een andere bankrekening. 

Hiervoor dien je eerst de bedragen te boeken op de tussenrekening. In een online boekhoudprogramma zal je dit niet op je scherm terugzien, maar dit is iets wat op de achtergrond gebeurd.

Stel je boekt 100 euro over van de bankrekening bij de Rabobank naar de bankrekening bij KNAB.

Normaal gesproken zou je dan de volgende journaalpost verwachten:

Je verhoogt het saldo van de bankrekening bij KNAB en je verlaagt het saldo bij de Rabobank.

Wat er daadwerkelijk gebeurd is het volgende:

Stap 1:

Stap 2:

Uiteindelijk zal de tussenrekening dus weer netjes op 0 uitkomen. 

Waarom nooit direct journaalposten tussen balansrekeningen boeken?

De achterliggende reden voor deze tussenstap is dat je eigenlijk nooit een directe boeking doet tussen verschillende grootboekrekeningen op de balans. 

Dit dient altijd via de winst en verliesrekening te lopen. Dit om te voorkomen dat de balans niet in evenwicht is door een foutieve journaalpost.

Denk bijvoorbeeld aan de afschrijvingen. De correcte boeking hier is:

Hierbij is de rekening afschrijvingen onderdeel van de winst- en verliesrekening. Je gaat nooit direct met een balans boeking de waarde van de inventaris verminderen. Je zal hiervoor altijd een winst- en verliesrekening als tegenrekening gebruiken.