Kilometeradministratie - Voorkom hoge boetes

Een kilometeradministratie is vanuit verschillende oogpunten van belang. Aan de ene kant om de gemaakte kosten in rekening te brengen aan de klant.

Aan de andere kant om de hoogte van aftrekposten te bepalen. Dit is het geval bij een kilometeradministratie voor een zzp`er. Indien je jouw prive auto zakelijk gebruikt, dan mag je een bedrag per kilometer als aftrekbare kosten opvoeren.

Dan is er ook nog de eventuele bijtelling. Dit is zowel voor een zzp`er van belang als voor iemand die een leaseauto van de zaak in zijn bezit heeft.

Eisen Kilometeradministratie belastingdienst

Indien je een auto van de zaak hebt, dan hoef je bij minder dan 500 kilometers privé per jaar, geen bijtelling in de aangifte inkomstenbelasting op te geven. Dit is behoorlijk fraudegevoelig, waardoor er dan ook vrij strikte eisen bestaan vanuit de belastingdienst.

Om aan te tonen dat je een auto van de zaak, of een auto die je zakelijk gebruikt als zzp`er zijnde, niet meer dan 500 privékilometers privé hebt gebruikt, dien je een rittenadministratie bij te houden. Deze rittenadministratie dient per rit de volgende gegevens te bevatten:

Datum van de rit
De kilometerstand bij aanvang en eindstand van de kilometerteller, wanneer je op jouw bestemming bent gearriveerd.
De adressen van het vertrekpunt en de bestemming
Aangeven indien je een alternatieve route hebt genomen, in plaats van de gebruikelijke route. Indien dit het geval is, dan is het ook raadzaam om een notitie te maken, waarom je gekozen hebt voor de gereden route.
Of de rit een zakelijk of privé karakter had
Of er sprake is van bepaalde privé omrijkilometers tijdens een zakelijke rit. Bijvoorbeeld wanneer je een omweg hebt gemaakt om een familielid te bezoeken

Indien je meerdere auto`s gebruikt, dan dien je de kilometeradministratie per auto bij te houden

Hoge boetes bij onjuistheden

Dit zijn de eisen van de belastingdienst. Je hebt dus zelf geen keuze.

De boete bij een kilometeradministratie die onjuist of onvolledig is, zal fors oplopen.

Gebruik van geavanceerde software

Wanneer je veel kilometers rijdt, dan is het best wel een opgave om de kilometeradministratie bij te houden. Hierbij dien je ook niet te vergeten, dat je elk bezocht adres als aparte rit dient op te geven. Om dit eenvoudiger te maken, is er geavanceerde software beschikbaar.

Deze software houdt de gereden kilometers bij. Je hoeft dan zelf alleen het doel van de ritten in te vullen en of het om een zakelijke of privé aangelegenheid ging. Voorbeelden van de dergelijke software zijn cartracker, My GPS tracker, en TimeChimp.

Indien je kiest voor het gebruik van aparte software voor de kilometeradministratie, zorg er dan voor, dat deze software voldoet aan het keurmerk voor ritregistratiesystemen. Door hier gebruik van te maken, zal de belastingdienst in ieder geval niet de werking van de software in twijfel trekken.

Dergelijke software kost ongeveer 5€ per gebruiker per maand. Het gebruik van deze software maakt het bijhouden van zakelijke kilometers en privékilometers veel eenvoudiger. Ook zal dergelijke software ervoor zorgen, dat er sprake is van een sluitende rittenregistratie. Vooral bij ZZP'ers is dit soms wel eens een probleem.

Boekhoudsoftware

Een online boekhoudprogramma biedt ook vaak de mogelijkheid om een kilometeradministratie bij te houden. Echter, het gaat dan meer om een soort van database waarin je de gegevens opslaat. Je dient zelf nog steeds kilometerstanden en dergelijke in te vullen. Het voordeel is wel dat je dit via een boekhoud app kunt doen. Je kunt er dan een gewoonte van maken, om direct nadat je op een plek van bestemming bent gearriveerd, de gegevens in te voeren.

Onderstaand een overzicht van de boekhoudprogramma`s die de mogelijkheid tot het bijhouden van een kilometeradministratie bieden:

Boekhoudprogramma	Rittenadministratie
E-boekhouden.nl	Nee
Rompslomp	Ja
Exact online	Ja
Myfinance	Nee
Visma eAccounting	Nee
Snelstart	Nee
Moneymonk	Ja
Acumulus	Nee
Informer	Nee
Yoursminc	Ja