Steeds minder ondernemers maken hier gebruik van. Webshops bijvoorbeeld zullen hier doorgaans weinig mee van doen hebben. Betalingen zullen in dat geval via een bankrekening worden afgehandeld. Maar dat neemt niet weg, dat voor ondernemers die wel een kasboek hebben, het uitermate belangrijk is de ontvangsten en uitgaven regelmatig bij te houden. 

Wat is een kasboek?

In een kasboek houdt je de contante uitgaven en inkomsten bij. Het woord boek is hier echter achterhaald. Want in de praktijk zal je de contante uitgaven en inkomsten ook digitaal bijhouden. Het papieren kasboek wordt in de praktijk zo goed als niet meer gebruikt.

Het wordt of bijgehouden in een excel sheet, maar tegenwoordig kan je dit ook direct bijhouden in een online boekhoudprogramma. Op die manier is er sprake van een digitaal kasboek, hetgeen een sterke voorkeur geniet.

Het gebruik van een online boekhoudprogramma voor contante betalingen

Het grote voordeel van het bijhouden van de contante betalingen en uitgaven in een online boekhoudprogramma is, dat je op deze manier bijvoorbeeld een kassasysteem kan koppelen. Op die manier kan je heel eenvoudig en erg snel de contante betalingen bijwerken in de boekhouding.

Het online boekhoudprogramma e-boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld een groot aantal koppelingen aan met verschillende kassasystemen. 

Kies voor een boekhoudprogramma met een koppeling met kassasystemen

Indien je een onderneming bezit waarbij er sprake is van veel contante betalingen, dan is het verstandig om te kiezen voor een boekhoudprogramma waarbij je een koppeling op kunt zetten, tussen jouw kassasysteem en de boekhouding.

Handmatig verwerken van contante uitgaven

Uitgaven die je contant afrekent, zal je nog wel handmatig dienen in te voeren. 

Hier is het uitermate belangrijk om deze uitgaven zo snel mogelijk te verwerken. Indien je dit niet regelmatig doet, dan loop je de kans dat jouw kasboek niet langer klopt. 

Want je kan op die manier eenvoudig een bepaalde, kleine uitgave die je hebt gedaan vergeten. En dan zal het saldo van de kas niet langer aansluiten.

Het verweken van de transacties op basis van contant geld in de boekhouding is vrij eenvoudig. De tegenrekening zal in ieder geval altijd de kas zijn. Wel dien je er op te letten dat je de BTW codes en de grootboekrekening waarop je de inkomsten en uitgaven wilt boeken juist ingeeft.

Hoe ziet een kasboek eruit in de boekhouding?

Eigenlijk merk je er weinig tot niks van wanneer je bezig bent het kasboek bij te werken. Op het moment dat je bonnetjes gaat verwerken, dan selecteer je als tegenrekening de grootboekrekening van de kas. 

Normaal gesproken zou je hier de tegenrekening banken selecteren, maar omdat het hier om contant geld gaat kies je voor kas. En dat is eigenlijk alles wat je dient te doen om het kasboek bij te werken.

Voorkom zoveel mogelijk het gebruik van contant geld

Persoonlijk zijn wij voorstander van zo min mogelijk met contant geld te werken. Op die manier heb je altijd een referentie van hetgeen er is binnengekomen of uitgegaan. Dit omdat je het altijd op een bankafschrift zal terug zien. 

Daarnaast is het aanwezig zijn van contant geld fraudegevoelig. Medewerkers zullen eerder in de verleiding komen om een greep uit de kas te doen. 

Ook interessant voor burgers om uitgaven inzichtelijk te maken

Een kasboek is er niet alleen voor ondernemers. Ook voor burgers kan het zinvol zijn om op deze manier eens bij te houden welke uitgaven je allemaal doet. 

Een kasboek maakt dit namelijk inzichtelijk. Je wordt op die manier wijzer in geldzaken. Met andere woorden, je krijgt een beter inzicht waaraan je jouw geld nu echt aan besteed. En dat leidt soms best wel tot nieuwe en belangrijke inzichten.