Wanneer je begint met boekhouden zal je de term journaalposten regelmatig tegenkomen. Het is dan ook extreem belangrijk dat je goed begrijpt wat hiermee wordt bedoeld.
Inhoudsopgave
Wat is een journaalpost?
Met een journaalpost wordt er een transactie vastgelegd in de boekhouding. Dit kan het vastleggen zijn van een verkoop, het verwerken van een inkoopfactuur en ga zo maar door. Een journaalpost geeft een transactie weer binnen de boekhouding.
Automatisch verwerken van transacties
Wanneer je automatisch bankafschriften verwerkt, dan worden er op de achtergrond journaalposten gecreëerd. Ook al zie je dit niet direct op jouw scherm, het gebeurd wel degelijk.
Het dubbel boekhouden principe
Het belangrijkste van een journaalpost is dat deze altijd in evenwicht moet zijn. Dit houdt in dat een journaalpost bestaat uit een bedrag dat je als debet (links) opneemt en dit moet overeenstemmen met het creditbedrag (rechts). Het gaat hier om het totaalbedrag, hetgeen kan worden onderverdeeld over meer dan twee regels.
Gebruik je een boekhoudprogramma, dan zal je niet in staat zijn om de journaalpost te verwerken die niet in balans. Dit is in mijn opinie een groot voordeel van online boekhouden met een goed boekhoudpakket. Er zijn verschillende goede boekhoudprogramma`s beschikbaar en het is aan te raden deze boekhoudprogramma`s eens te vergelijken.
Als je de boekhouding in excel doet, omdat je zo simpelweg gratis kan boekhouden, is het verstandig om hier een controle in te bouwen zodat je direct ziet wanneer een journaalpost niet in evenwicht is (de credit bedragen stemmen niet overeen met de debet bedragen).
Grootboekrekeningen
Met het boeken of verwerken van een journaalpost worden de grootboekrekeningen bijgewerkt. Een grootboekrekening is een post op de balans of verlies en winstrekeningen.
Een grootboekrekening heeft een naam en een nummer. De naam om te herkennen waar het om gaat en een nummer om zodoende een structuur te kunnen maken in de boekhouding.
Een simpel overzicht van verkoopkosten grootboekrekeningen:
200000 Salarissen verkoop
200001 Sociale lasten verkoop
201000 Reiskosten buitendienst
202000 Advertentiekosten Facebook
202001 Advertentiekosten krant
Op deze manier krijg je inzicht in de verschillende kosten en kan je ook verschillende kosten sommeren. Zo kan je bijvoorbeeld eenvoudig zien wat de totale salariskosten zijn, maar kan je ook de totale verkoop-of advertentiekosten eenvoudig terugzien. Om goede en waardevolle overzichten te creëren is het van belang om goed na te denken over de structuur van de grootboekrekeningen.
Een voorbeeld van een journaalpost
Bij het traditionele boekhouden wordt er gebruik gemaakt van de term “aan”. Dit houdt in dat het om de creditzijde (rechts) van de balans of verlies en winstrekening gaat.
Een van de meest voorkomende journaalposten is de verkoop journaalpost. Je zal deze niet direct zien in het boekhoudpakket omdat deze automatisch worden aangemaakt. Deze boeking ziet er als volgt uit:
Debiteuren
Aan Omzet
Aan af te dragen BTW
Kosten verkopen
Aan voorraad goederen.
De journaalpost bevat twee gedeelten:
- Het eerste om de omzet, de vordering en de af te dragen btw te registreren.
- En het tweede gedeelte om de voorraad bij te werken en de kosten van de verkochte goederen in de winst en verliesrekening te verwerken.
Indien je jouw verkopen contant afrekent dan zal je in plaats van de grootboekrekening debiteuren de rekening kas of bank gebruiken. Verkoop je geen goederen maar diensten, dan zal het gedeelte van de journaalpost voor de voorraad komen te vervallen.
Daarnaast zou je de omzet ook nog kunnen onderverdelen in een bruto omzet en een kortingsgedeelte. Dan splits je als het ware de omzet over twee regels. Op deze manier krijg je inzicht in het bedrag aan kortingen dat je geeft.
Op basis van bovengenoemd voorbeeld kan je direct al zien dat er veel verschillende mogelijkheden zijn hoe je de boekhouding kunt inrichten.
Aan het einde van een periode kan je vervolgens aan de hand van alle gemaakte boekingen de winst en verliesrekening bekijken als wel de balans, waar je bijvoorbeeld jouw eigen vermogen kan terugzien.
Online boekhoudpakketten
Zoals al eerder aangegeven zal je met een online boekhoudpakket niet zo heel veel van doen te hebben met journaalposten. Deze worden voor jouw grotendeels automatisch aangemaakt. Toch is het goed om dit mechanisme te begrijpen, ook als je bijvoorbeeld als zzp`er werkt.of wanneer je een mkb onderneming bezit.
Je weet dan hoe bepaalde kosten tot stand zijn gekomen en als er eventueel onregelmatigheden in de boekhouding voorkomen, dan kan je op basis van het analyseren van de journaalposten het probleem oplossen.
