Het belang van interne controle wordt nogal eens onderschat. Vooral wanneer medewerkers al langer in dienst zijn, dan wordt er vaak gewerkt op basis van vertrouwen. Echter, hetgeen ik geleerd heb, is vertrouwen is goed maar controle is beter. De administratieve organisatie dient gewoon op orde te zijn. 

Interne controle belangrijker dan ooit

Nu meer en meer mensen moeite hebben om maandelijks rond te komen, is een goede interne controle belangrijker dan ooit. Je ziet namelijk in de praktijk, dat wanneer mensen financieel in de problemen komen, ze eerder geneigd zijn tot het plegen van fraude. 

Wanneer fraude niet op grote schaal voorkomt, dan zal  het niet op orde hebben van de interne controle, ervoor zorgen dat de kans dat je dit ontdekt, klein wordt.

De rol van de boekhouder

In mijn opinie is de rol van een boekhouder essentieel op het gebied van interne controle. Deze persoon is als het ware het geweten van de onderneming en dient onder meer toezicht te houden dat procedures goed worden gevolgd. Daarnaast dient een boekhouder ook door het analyseren van de cijfers toezicht te houden.

1. Toezien dat procedures worden opgevolgd

Als je als bedrijf een goed inkooporder proces hebt, dan elimineer je direct een van de belangrijkste elementen van fraude. Een inkooporder dient altijd te worden geautoriseerd door een daartoe bevoegde persoon. De rol van de boekhouder is om ervoor te zorgen, dat er alleen facturen worden verwerkt waaraan een inkooporder, goedgekeurd door de juiste persoon, ten grondslag ligt. 

Hetzelfde geldt voor het melden van een ontvangst van een product of dienst. Dit dient een andere persoon te zijn dan degene die een inkooporder heeft aangemaakt. 

2. Benadrukken van het belang van interne controle

Mensen die niet in een financiële functie werken, willen het belang van een goede interne controle weleens onderschatten. Het is in mijn opinie dan ook van belang dat een boekhouder, het management en directie wijzen op het belang hiervan. Dit kan je doen aan de hand van voorbeelden die je via het internet tegenkomt en dan ook de gevolgen hiervan benadrukken.

3. Goed opletten bij het verwerken van creditcard afschriften

Het verwerken van creditcard afschriften is een ander belangrijk vak, waar de boekhouder een belangrijke rol speelt. Het oneigenlijk gebruik van een creditcard van een bedrijf, is namelijk een ander vlak waar nog weleens fraude plaatsvindt. Het is vrij eenvoudig om privé etentjes als zakelijk aan te merken en zodoende het bedrijf hiervoor te laten betalen.

Ook hier dien je er als boekhouder voor te zorgen, dat de uitgaven zijn goedgekeurd door de desbetreffende manager. Daarnaast is het ook van belang om zelf kritisch naar de uitgaven te kijken. Het gebeurt namelijk regelmatig, dat een manager als het ware blind een reiskostendeclaratie aftekent.

4. Invoeren van aanvullende controles

Soms is het niet mogelijk om bijvoorbeeld een goede functiescheiding toe te passen, omdat een onderneming te klein is en niet voldoende personeel in dienst heeft om alle werkzaamheden goed te scheiden. In zo'n situatie dien je dan als boekhouder te komen met aanvullende controles, zodat je achteraf controle kunt uitvoeren. Beter is echter om zo veel mogelijk op voorhand uit te sluiten.

5. Adviseren van het management

Als boekhouder dien je ook de adviserende rol op je te nemen. Je dient het management te adviseren op het gebied van controles, die moeten worden ingebouwd. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van kortingen aan klanten, waarbij het verstandig is om hier een extra goedkeuringsproces voor op te zetten.

Daarnaast kan je ook adviseren om bepaalde risico`s te elimineren. Zo ben ik zelf erg huiverig om te werken met een kas. Dit leidt in de praktijk nogal eens tot uitgaven, die in een later stadium niet kunnen worden getraceerd. 

6. Analyseren van de kosten en verklaren van afwijkingen

Een maandelijkse analyse van de kosten is ook iets wat een boekhouder standaard behoort te doen. Door de maandelijkse kosten te vergelijken met voorgaande perioden en het goedgekeurde budget, kun je onregelmatigheden op het spoor komen.

7. Waarborgen van de kwaliteit van de boekhouding

Uiteraard is de boekhouder verantwoordelijk voor de kwaliteit van de boekhouding. Hierbij is het aan te raden om de processen goed vast te leggen. Wat dient wanneer te gebeuren. Zo dien je regelmatig balansposten zoals voorzieningen na te lopen en te controleren op juistheid. Ook balansrekeningen voor een in een later stadium uit te keren kortingen, dien je periodiek te controleren op juistheid.

PDCA cyclus

PDCA staat voor Plan-Do-Check-Act. Het verschil met het uitvoeren van interne controle is dat je tijdens deze cyclus ook de controles zelf evalueert. Er wordt hierbij gesproken over interne beheersing. Persoonlijk ben ik voorstander om periodiek een dergelijke cyclus te doorlopen. 

Het is namelijk uitermate gevaarlijk, om aan te nemen dat er goede interne controles zijn ingevoerd maar dat er toch sprake is van hiaten. Jaarlijks de ingevoerde controles evalueren, is dan ook zeker van toegevoegde waarde. Hierbij dien je dan telkens de vraag te stellen of het mogelijk zou zijn om te frauderen.

Omvang van bedrijfsfraude in Nederland

Exacte cijfers van de omvang van bedrijfsfraude in Nederland zijn niet bekend. Je weet nu eenmaal nooit wat er niet wordt ontdekt. Je kunt er echter van uit gaan dat dit in de miljarden euro's per jaar loopt. Het is dus iets wat je echt niet dient te onderschatten.