De papieren factuur komt steeds minder vaak voor. Inkoopfacturen scannen en herkennen is namelijk eenvoudiger. Het ontvangen van digitale facturen maakt het allemaal nog efficiënter. Het proces van scannen kan je hiermee overslaan. En dat bespaart toch weer tijd. 

De totale tijdsbesparing kan wel oplopen tot 93%. Dit is wat Exact online aangeeft als de mogelijke tijdsbesparing, door inkoopfacturen te scannen en daarnaast ook automatisch te laten herkennen en verwerken. 

Sneller verwerken van facturen

Voor degene die de factuur verstuurd heeft dit alles als voordeel dat een factuur sneller wordt verwerkt. Het sneller verwerken van een factuur zorgt er weer voor, dat deze factuur op tijd betaald wordt en dat er niks verloren gaat

Vooral bij grote bedrijven kan het verwerken van facturen tijdrovend zijn. Deze dient eerst bij de juiste persoon terecht te komen, die deze factuur dient te verwerken. Vervolgens dient de factuur dan goedgekeurd te worden door de juiste personen. 

Dit proces is tegenwoordig wel te optimaliseren door het werken met inkooporders en ontvangstbevestigingen. Hierdoor gaat het verwerken van de facturen sneller gaat. Door het versturen van papieren inkoopfacturen, loop je echter wel het risico dat er iets fout gaat.

Daarvoor worden wel extra kosten in rekening gebracht. Indien je hiervoor kiest, dan wordt er van de facturen automatisch een mutatie aangemaakt. Je hoeft dan zelf niks handmatig in te voeren.

Een bijkomend voordeel is dat bonnetjes en facturen op die manier direct worden opgeslagen en dat je deze niet kwijt kunt raken. 

Automatisch verwerken van inkoopfacturen bij e-boekhouden.nl?

Door de leverancier de facturen naar een speciaal e mailadres te laten sturen, worden deze facturen automatisch in het digitale archief geplaatst. Dit emailadres kan je terugvinden in de accountgegevens binnen eboekhouden.nl en vervolgens onder de tab “financieel”. Bij Shops United maak ik hier bijvoorbeeld gebruik van.

Door het e mailadres van e-boekhouden.nl op te geven als het e mail adres voor de facturatie hoef ik deze niet langer zelf in het digitale archief te plaatsen. Zeker als je per dag een groot aantal facturen ontvangt, dan bespaart dit je ontzettend veel tijd.

Toestaan van het versturen van elektronische facturen

Het is wel van belang dat je bij de stamdata van de relatie aangeeft dat je de leverancier toestaat, om facturen te versturen naar een van de twee e mailadressen. 

Hiermee wordt voorkomen dat er allerlei spam naar een dergelijk e mail adres wordt verstuurd. Zeker met het grote aantal frauduleuze mails dat tegenwoordig rondgaat, is dit van groot belang dat dit op deze manier wordt beveiligd.

Wat zijn de kosten van herken software?

Het tarief voor de herken software bedraagt 0,09€ per herkende factuur. Dit verdien je dubbel en dwars terug. Een administratief medewerker die facturen dient in te boeken zal je meer kosten. 

De automatisering die de afgelopen jaren heeft plaatsgevonden zorgt ervoor dat de werkzaamheden van een boekhouder of administratief medewerker drastisch zijn veranderd. De tijd die iemand kwijt is met het handmatig verwerken van bonnen en facturen is de afgelopen jaren substantieel minder geworden.

Ontwikkeling van online boekhoudsoftware

Had je in het verleden voor het inkoopfacturen scannen nog een duur ERP pakket nodig, tegenwoordig is dit ook gewoon mogelijk bij online boekhoudsoftware zoals e-boekhouden.nl, Moneymonk of Rompslomp. Je hoeft het slechts één keer goed in te stellen en er zal je veel werk uit handen worden genomen. 

Nadat de factuur herkend is, dan dien je deze alleen nog op te slaan zodat deze daadwerkelijk in de boekhouding wordt verwerkt. Zakelijke uitgaven verwerken wordt op deze manier erg eenvoudig.

Het enige wat bij deze online boekhoudsoftware ontbreekt, is een workflow voor de inkooporders. Dat zou een welkome toevoeging zijn. Zeker indien je werkt met een externe boekhouder, dan biedt dit vele voordelen. 

Verwerken van eenmalige facturen

Bij facturen die je eenmalig ontvangt heeft de herkenfunctie niet zoveel zin. In mijn optiek is het voor dergelijke facturen eenvoudiger om deze gewoon op de “ouderwetse” handmatige manier te verwerken.

Daarnaast ben ik zelf erg voorzichtig met het toekennen van de mogelijkheid om facturen direct naar het digitale archief van de boekhoudsoftware te versturen.