Het is natuurlijk erg belangrijk om jouw klanten een goede en nette factuur te sturen. Hoe maak je een factuur, die voldoet aan de voorwaarden die door de belastingdienst worden gesteld?

Hoe maak je een factuur - De wettelijke vereisten

Aan de ene kant wil je natuurlijk een factuur die er professioneel uitziet. Jouw factuur is toch ook een beetje het visitekaartje van jouw bedrijf. Daarnaast heb je jezelf te houden aan de voorwaarden van de belastingdienst.

De voorwaarden wat er op iedere factuur moet staan zijn als volgt:

• De volledige naam en adres van jouw bedrijf. Dit moet de naam zijn zoals deze bij Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
• De volledige naam en adres van de klant. Let er op dat dit het fysieke adres moet zijn waar de klant is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
• Jouw BTW nummer zoals bekend bij de belastingdienst.
• De datum waarop de factuur is verstuurd.
• Jouw KVK nummer.
• Een uniek factuurnummer. De belastingdienst stelt dat je opvolgende factuurnummers moet gebruiken  
• De geleverde goederen of diensten en de bijbehorende hoeveelheden, zoals bijvoorbeeld de gewerkte uren..
• De datum van levering van de producten of diensten.
• Het bedrag van de diensten of goederen dat je in rekening brengt, exclusief de BTW
• Het BTW tarief en het bijbehorende BTW bedrag.

Voor de opvolgende factuurnummers mag je aan het begin van het jaar de eerste factuur weer met een nieuwe reeks starten. Dat vind ik persoonlijk voor de overzichtelijkheid aan te raden.

Volgens de richtlijnen van de belastingdienst ben je niet verplicht een betalingstermijn te vermelden. Dit hoort in mijn opinie wel standaard op een factuur te staan.

Wettelijk gezien is dit 30 dagen voor zakelijke klanten, tenzij je andere afspraken met de klant hebt gemaakt. Wat betreft levering aan consumenten bestaan hier geen voorschriften voor.

Waar extra op te letten?

In mijn opinie zijn er twee punten die extra aandacht verdienen en waarbij het nog wel eens mis gaat.

Indien er geen software wordt gebruikt, kan je snel in de fout gaan met de factuurnummers. De kans wordt dan groter dat je een nummer overslaat of een nummer dubbel gebruikt. In dat geval voldoe je  niet meer aan de voorwaarden van de belastingdienst.

Indien er geen programma wordt gebruikt om facturen aan te maken worden er ook wel eens BTW tarieven fout in rekening gebracht. Vooral in de situatie dat er producten of diensten worden aangeboden  met verschillende BTW tarieven.

Wat zijn de gevolgen van facturen die niet voldoen?

Hier moet je onderscheid maken tussen theorie en de praktijk. In principe is de belastingdienst bevoegd om zelf een winst vast te stellen indien de administratie niet voldoet aan hun eisen. Dat zou dus ook in het geval met foutieve facturen kunnen gebeuren.

In de praktijk zal dit niet zo snel gebeuren. Maar je moet natuurlijk niet overdrijven. Een keer een verkeerde factuur zal je niet direct in de problemen brengen. Zijn er echter veel foute facturen en maak je er echt een zooitje van, dan kan je serieus in de problemen komen. 

Mijn aanbeveling voor het maken van facturen

Hoe maak je een factuur?  Ik altijd kiezen voor een goed programma. Dit kost helemaal niet zoveel. En dan ben je verzekerd van facturen die voldoen aan de vereisten. Daarnaast kan je dan ook facturen maken die er netjes en professioneel uitzien. Met goede online boekhoudprogramma`s heb je de mogelijkheid om eenvoudig facturen aan te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Myfinance, e-boekhouden.nl of Rompslomp.

Persoonlijk vind ik een factuur die in Word of Excel is gemaakt er toch een beetje amateuristisch uitzien. Je krijgt het gevoel dat je niet met een serieus bedrijf te maken hebt.

Daarnaast wordt een factuur maken en versturen een stuk simpeler en sneller. Met bijvoorbeeld het factureringspakket van eboekhouden heb je razendsnel je factuur gemaakt. En bovendien kan je deze dan ook direct verwerken in jouw boekhouding.

Het opstellen van een factuur vergt grotendeels eenmalig tijd wanneer je een bedrijf start en een goed boekhoudprogramma gebruikt. Wanneer jij vervolgens een factuur verstuurt is dat vervolgens een fluitje van een cent.