Indien een factuur niet op tijd wordt betaald, dan is het zaak dan is een herinneringsmail sturen een must. Dit dien je zo snel mogelijk na het verstrijken van de vervaldatum te doen.

Door op tijd een bericht te versturen, zal je sneller jouw geld ontvangen. Iedereen kan wel eens wat vergeten, waardoor het van belang is om van de eerste herinnering een, vriendelijke herinnering te maken. 

Automatiseren van het versturen van betalingsherinneringen

Bij sommige boekhoudprogramma`s is het mogelijk om automatisch een bericht te sturen. Je maakt dan op voorhand een sjabloon met een standaard tekst. Wanneer er na de vervaldatum van een factuur nog geen betaling is ontvangen, kan je automatisch een bericht laten sturen. Je kunt precies instellen na hoeveel dagen dit dient te gebeuren.

Bij een boekhoudprogrma zoals E-boekhouden.nl dien je zelf de herinneringen te versturen. Dit is echter niet meer dan het drukken op de verzendknop. 

Het volledig automatiseren heeft zo zijn voordelen. Wel dien je er dan voor te zorgen, dat je bankbetalingen continue up-to-date hebt bijgewerkt. Je dient dat dan eigenlijk dagelijks te doen. Zoniet, dan ontvangen klanten onterecht een herinneringsmail.

De methode van e-boekhouden.nl heeft als voordeel, dat je voordat je herinneringen gaat versturen, can controleren dat alle betalingen correct zijn verwerkt. Plan periodiek tijd in om herinneringen te versturen en doe dit niet alleen wanneer je tijd hebt. Het is van belang dat je jouw geld zo snel mogelijk ontvangt.

Ga je boekhouden in Excel, dan dien je alles zelf op te volgen en handmatig herinneringen te versturen. Alleen dit is in onze opinie al reden om niet te gaan boekhouden in Excel. Gratis boekhouden is eigenlijk altijd duur boekhouden, omdat het je veel  tijd kost.

Bij de derde herinnering dient dan aangegeven te worden, dat de volgende stap een incassoprocedure zal omvatten. Het is hierbij ook aan te raden, om aan te geven hoeveel dit aan extra kosten voor de klant zal opleveren. Een herinneringsmail sturen kost je weinig tijd, maar doe het wel systematisch.

Herinneringsmail voorbeelden

Je kan een herinnering gewoon per e mail versturen. Eventueel zou je ervoor kunnen kiezen een derde herinnering per post te versturen, hetgeen soms toch net iets meer indruk maakt, zodat de ontvanger sneller tot betaling overgaat.

Voor het versturen van een herinnering per e mail is het wel van belang dat je het e mailadres van jouw klanten bij de klantgegevens in jouw boekhoudprogramma opslaat.

Eerste herinnering

Een voorbeeld van een eerste herinnering kan zijn:

Geachte heer, mevrouw

Uit onze administratie is gebleken dat wij nog geen betaling hebben ontvangen van de factuur met nummer 12345, waarvan de betalingstermijn verstreken is.

Vriendelijk verzoeken wij u de factuur alsnog binnen 5 dagen te voldoen.

Mocht u de factuur inmiddels betaald hebben, dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Tweede herinnering

Een tweede herinnering kan er als volgt uitzien

Geachte heer, mevrouw

Uit onze administratie is gebleken dat wij ondanks een herinnering op [datum} nog steeds geen betaling hebben ontvangen van de factuur met nummer 12345. 

Wij verzoeken u nogmaals vriendelijk de factuur binnen 5 dagen te voldoen.

Mocht u de factuur inmiddels betaald hebben, dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Derde herinnering

Een derde herinnering kan er als volgt uitzien

Geachte heer, mevrouw

Uit onze administratie is gebleken dat wij ondanks twee herinnering op [datum} en [datum} nog steeds geen betaling hebben ontvangen van de factuur met nummer 12345. 

Wij geven u de kans om de factuur alsnog binnen 5 dagen te voldoen. Zo niet, dan zijn wij genoodzaakt een incassoprocedure op te starten. Dit zal leiden tot extra kosten van minimaal [bedrag].

Mocht u de factuur inmiddels betaald hebben, dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Bellen of sms

Naast het versturen van een herinneringsmail, kan je ook met een klant bellen, een sms bericht sturen of eventueel via Whatsapp de klant benaderen. Dit kan ook zeker helpen om het openstaande bedrag te incasseren.

Alles wat helpt om openstaande facturen te incasseren zou ik gewoon inzetten. Naast een herinneringsmail sturen zijn er nog andere instrumenten die je kunt inzetten. Doe dit dan ook.

Incasso starten

Heb je na de derde herinnering nog steeds geen betaling ontvang, start dan daadwerkelijk de incassoprocedure. Ik zou hier wel een incassobureau op basis van no-cure-no-pay inhuren. Mocht de factuur uiteindelijk oninbaar blijken te zijn, dan loop je niet tegen nog meer kosten op. Let wel op de wettelijke voorwaarden bij het in rekening brengen van incassokosten.