Een grootboekrekening is als het ware een rubriek in de boekhouding. Een grootboekrekeningschema bepaalt de structuur van deze grootboekrekeningen.

Een grootboekrekeningschema is de basis van de boekhouding

Wanneer je begint met boekhouden zijn de grootboekrekeningen het eerste wat je dient op te zetten. Standaard zal een online boekhoudprogramma al grootboekrekeningen en een grootboekrekeningschema bevatten.

Grootboekrekeningen aanpassen

Dit maakt het inrichten van de boekhouding direct een stuk eenvoudiger. De kans dat je echter nog een grootboekrekening aan het schema dient toe te voegen is relatief groot. Dit is echter vrij eenvoudig en binnen een paar minuten gedaan.

Zorg voor een heldere en duidelijke structuur

Het belangrijkste van een grootboekrekeningschema is dat je jouw grootboekrekeningen goed organiseert. Hiervoor wordt er een nummer gebruikt. Standaard worden er de volgende categorieën gebruikt:

De nummering van de grootboekrekeningen

Aan deze categorieën wordt vervolgens een nummer toegekend. Standaard is dit voor de vaste activa bijvoorbeeld nummer 01. Indien jouw grootboekrekening uit 4 cijfers bestaan, dan is dit het grootboekrekeningnummer 0100.

Echter, je zal niet direct boekingen verwerken op een dergelijk grootboekrekeningnummer. Het is verstandig om het hoogste niveau alleen te gebruiken voor sommatie. Een voorbeeld om dit duidelijk te maken.

Een voorbeeld voor de vaste activa

In het geval van vaste activa kan je onderscheid maken tussen materiële vaste activa en immateriële vaste activa. Dit is dan het volgende niveau. 

Dan kan je bijvoorbeeld nummer 0110 gebruik voor de materiële vaste activa en 0120 voor de materiële vaste activa.

Maar ook deze categorie kan je verder specificeren. Zo zal je binnen de materiële vaste activa bijvoorbeeld gebouwen en machines en gereedschappen terugvinden. 

Deze specificeer je vervolgens ook weer via een eigen nummer voor het grootboekrekening. Dan is bijvoorbeeld 0111 Gebouwen en 0112 de machines en gereedschappen.

Bij de immateriële vaste activa kan je dan bijvoorbeeld Goodwill en kosten van onderzoek onderscheiden. Dat kan je bijvoorbeeld 0121 toewijzen aan Goodwill en 0122 aan kosten van onderzoek. Op die manier creëer je als ware een boomstructuur.

Het grootboekrekeningschema is belangrijk voor de informatievoorziening

Het grote voordeel hiervan is dat je hiermee direct veel informatie uit de boekhouding kan aflezen. Zo kan je zien wat de waarde is van de de vaste activa samen, maar ook de waarde van materiële vaste activa, gebouwen en de machines en gereedschappen.

Zet je een dergelijke structuur niet goed op, dan kan je deze informatie niet aflezen. Boek je bijvoorbeeld direct alles op de rekening vaste activa, dan kan je alleen onderscheiden wat het bedrag van de vaste activa bedraagt.

Dit is een belangrijk uitgangspunt bij het inrichten van het grootboekrekeningschema. Je dient hierbij in je achterhoofd te houden hetgeen jij wilt kunnen aflezen uit de boekhouding. Dit bepaalt dan het detailniveau van de grootboekrekeningen.

Mix nooit balans en resultaten grootboekrekeningen

Een grootboekrekeningschema bevat zowel de grootboekrekening van de balans als ook de winst en verliesrekeningen. Je dient nooit en tenimmer deze grootboekrekeningen te mengen. 

Bijvoorbeeld als je 01 aan de vaste activa hebt toegekend, dan dien je bijvoorbeeld niet 0110 aan marketingkosten toe te kennen.

Veel boekhoudprogramma`s hebben hier echter een controle voor ingebouwd, zodat dit ook gewoonweg niet mogelijk is. Doe je de boekhouding in excel, dan zou je dit wil kunnen doen. Maar zoals gezegd doe dit absoluut niet.

Detail is goed maar overdrijf niet

Het is van belang een goede balans te vinden tussen detail en hetgeen nog werkbaar is. Ga je te veel grootboekrekeningen aanmaken, dan wordt het boekhouden complexer. 

Je zal dan namelijk iedere keer meer tijd moeten spenderen om de juiste grootboekrekening uit te zoeken. Hierdoor neemt ook de kans toe dat je grootboekrekeningen niet consequent gebruikt.

Aan de andere kant is het wel weer belangrijk dat je de juiste informatie eenvoudig uit de boekhouding kunt aflezen.

De rol van jouw onderneming bij het inrichten van het grootboekrekeningschema

Hoe het er in de praktijk uit zou moeten zien, hangt er grotendeels vanaf hoe jouw onderneming eruit ziet. 

Spendeer je bijvoorbeeld jaarlijks 200€ aan online advertentiekosten, verdeeld over Facebook en Google, dan is het niet zinvol om dit verder onder te verdelen. 

Besteed je echter jaarlijks 50,000€ aan advertentiekosten via verschillende mediakanalen, dan is het wel zinvol om een aparte grootboekrekening per mediakanaal aan te maken.

Hoeveel cijfers heeft een grootboekrekening?

De meeste boekhoudpakketen zoasl een e-boekhouden.nl werken met 4 cijfers. Dit is voldoende om een goed grootboekrekeningschema op te zetten.

Laat ruimte in de nummering voor de toekomst

Wanneer je begint met het aanmaken van grootboekrekeningen, dan is het ook verstandig om ervoor te zorgen dat je later nog grootboekrekeningen in een reeks kan toevoegen.

Wat ik hiermee bedoel is het volgende:

Als we weer de online advertentiekosten als voorbeeld nemen en je maakt eerst grootboekrekeningen aan voor Facebook en Google, bijvoorbeeld als volgt:

4501 Facebook kosten
4502 Google

Dan is het aan te raden om voor de kosten die niet tot online advertentiekosten behoren bijvoorbeeld te laten starten met 4510 en niet 4503. 

Stel dat je later nog andere online advertentiekosten via een ander kanaal gaat toevoegen, dan kan je hier 4503 voor gebruiken, zodat alles netjes gegroepeerd blijft.

Zorg ervoor dat je de grootboekrekeningen direct goed inricht

Dit alles vraag enig nadenkwerk wanneer je de boekhouding gaat opzetten. Het is echter niet al te complex. 

Eventueel kan je de hulp van een boekhouder inschakelen om je te helpen met het juist inrichten van het grootboek. 

Dit is onze ogen namelijk erg belangrijk. Gaat het hier direct fout, dan zal je hier de gevolgen van blijven ondervinden.