Als je googelt naar gratis online boekhoudsoftware, dan kom je een aantal mogelijkheden tegen van programma`s waarmee je gratis kan boekhouden.
De software of toepassingen die je tegenkomt vallen uiteen in 3 categorieën
- Geheel gratis online boekhoudsoftware
- Een gratis basisversie met beperkte functionaliteiten
- Een gratis proefperiode
De geheel gratis online boekhoudsoftware
Een voorbeeld hiervan is het programma GnuCash. Dit is een open source boekhoudprogramma wat geheel gratis te gebruiken is. Het biedt best wel wat functionaliteiten, zeker gezien het feit dat het geheel gratis.
Het gaat bij de geheel gratis online boekhoudsoftware vaak om open source software. Je dient jezelf dan af te vragen of alle wet- en regelgeving wel tijdig wordt aangepast bij dit soort software.
Beperkte gratis versie
Hierbij kan je denken aan het programma Gekko. Deze basisversie biedt best wel de nodige handige functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om automatisch banktransacties in te lezen. Ook zaken zoals een rittenadministratie, UBL facturen versturen zijn allemaal mogelijk, zonder dat je hier ook maar 1 euro voor hoeft te betalen.
Uiteraard zijn er wel een aantal beperkingen. Zo heb je geen toegang tot de automatische btw-rapportage en kan je ook de lay-out van facturen die je verstuurd niet naar wens aanpassen.
Daarvoor dien je dan weer de betaalde versie aan te schaffen. Deze betaalde versie kost 10€ per maand, hetgeen eigenlijk wel weer meevalt.
Ook Rompslomp biedt een geheel gratis versie aan van hun boekhoudsoftware. Hierbij dien ik wel op te merken dat deze geheel gratis versie wel erg beperkt is. Eigenlijk kan je hier alleen facturen mee versturen en niet echt boekhouden.
Gratis proefperiodes
Elk online boekhoudprogramma biedt wel de mogelijkheid tot een gratis proefperiode. Soms zijn deze periodes een paar weken, soms 30 dagen zoals Acumulus, zodat het echt bedoeld is om het programma uit te proberen, voordat je het daadwerkelijk aanschaft.
Het programma e boekhouden.nl biedt startetende ondernemers echter een gratis proefperiode van maar liefst 15 maanden.
Dit gaat dus veel verder dan alleen puur het programma uitproberen. Je kan voor een langere periode gewoon gratis boekhouden, indien je gebruik maakt van deze aanbieding voor starters.
De beste keuze in onze opinie
Geheel gratis boekhoudsoftware zou ik persoonlijk niet gebruiken. Dit omdat de boekhouding vertrouwelijke gegevens bevat, die je goed wilt beveiligen en ook zeker wilt stellen door middel van regelmatige back-ups.
Open Source software is mijn optiek hiervoor niet de beste optie. Daarnaast ontbreekt het gewoonweg ook aan support indien je met een probleem zit. Je kan geen leverancier benaderen om jou eventueel te helpen.
Gratis basisversies gebruiken kan eventueel zinvol zijn voor startende ondernemers. Je zal dan echter toch snel merken dat dit zijn beperkingen heeft.
En heeft de gratis versie van het programma wat je gebruikt geen goede betaalde versie, of een dure betaalde versie, dan zal je te zijner tijd toch moeten overstappen.
En overstappen van een boekhoudprogramma is niet altijd even eenvoudig. Je dient dan namelijk jouw data over te zetten naar een nieuws systeem of je verliest waardevolle historische data.
Zorg er dan ook voor indien je voor een gratis basisversie kiest, dat de eventueel betaalde versie alles biedt wat jij nodig hebt en dat de prijs van deze betaalde versie redelijk is in vergelijk met andere programma`s.
Een gratis proefperiode kan je eigenlijk niet in de categorie gratis online boekhoudsoftware plaatsen. De uitzondering hierop is e boekhouden aangezien hun boekhoudsoftware 15 maanden gratis aanbieden aan startende ondernemers.
Maak altijd gebruik van een gratis proefperiode
Toch is het verstandig om gebruik te maken van gratis proefperiode. Wanneer je opzoek gaat naar een boekhoudprogramma dan dien je in mijn opinie de beschikbare programma`s goed met alkaar te vergelijken alvorens, een keuze te maken.
Nadat je een keuze hebt gemaakt, of je hebt meerdere mogelijke opties hebt geselecteerd, dan kan je door jezelf aan te melden voor een of meerdere gratis testaccounts. Zo kan je de boekhoudsoftware van jouw keuze eerst goed uitproberen alvorens een definitieve keuze te maken.
Boekhouden in Excel
In plaats van gebruik te maken van gratis online boekhoudsoftware kan je er ook voor kiezen om te gaan boekhouden in Excel.
Persoonlijk ben ik hier echter geen voorstander van. Excel is een spreadsheet programma en niet specifiek een boekhoudprogramma.
De kans dat je een fout maakt in Excel is gewoonweg erg groot. En daarnaast kan je niet profiteren van handige functionaliteiten van het online boekhouden, waardoor het boekhouden je onnodig veel tijd gaat kosten.
Je hebt dan wel geen kosten van een boekhoudprogramma, maar je zal merken dat je veel meer tijd kwijt bent met zaken zoals de btw-aangifte.
Daarnaast zijn de prijzen van online boekhoudprogramma`s dermate laag, dat dit voor elke ondernemer wel op te brengen is.
Voor maximaal 10€ per maand heb je al de beschikking over een goed boekhoudprogramma wat alles biedt wat je nodig hebt als kleine ondernemer zijnde. Daarom is het in onze opinie niet zinvol om excel te gebruiken voor het boekhouden.
Het belang van goede boekhoudsoftware
In onze opinie is boekhoudsoftware extreem belangrijk. De boekhouding geeft namelijk ontzettend veel waardevolle informatie over jouw onderneming. Om hier dan te proberen om een paar euro per maand te besparen, is dan ook een verkeerde kostenbesparing in onze ogen.
Je zou binnen de beschikbare online boekhoudprogramma`s moeten kiezen voor het beste boekhoudprogramma, wat het beste bij jouw onderneming past.
Maar betaal zeker niet teveel, want dat is absoluut niet noodzakelijk. Ook al raden wij het af om een gratis online boekhoudprogramma te gebruiken, je dient ook weer niet meer dan 50€ per maand te betalen voor een online boekhoudprogramma. En 50€ is eigenlijk aan de ruime kant.
Een goed boekhoudprogramma voor zzp'ers heb je al voor maximaal 10€ per maand. En deze programma`s bieden alles wat zzp`ers nodig hebben. Veel meer betalen is echt niet noodzakelijk
