Er zijn toch nog redelijk wat ondernemers die een offerte zien als zijnde puur en alleen een prijsopgave. In onze opinie is dit een gemiste kans. Een goede offerte kan het verschil maken tussen het wel of niet binnenhalen van een klant.
Een offerte is een formeel aanbod. Zorg ervoor dat jouw aanbod niet te weigeren valt. De prijs is slechts een van de aspecten die van belang is bij het opstellen van een goede offerte.
Van offerte naar factuur
Een combinatie van goed offerteprogramma en boekhoudprogramma maakt het gehele proces, van het starten van de offerte, tot het versturen van een factuur overzichtelijk en eenvoudig.
Niet alleen heb je op die manier altijd een overzicht betreffende de openstaande offertes, ook ga je veel tijd uitsparen op het gebied van de administratieve verwerking. WeFact boekhoudsoftware is bijvoorbeeld een dergelijk programma dat hierin voorziet.
Zo kan je de offerte elektronisch laten ondertekenen en ook het versturen van een factuur is naderhand uitermate snel en eenvoudig. Je hebt alle informatie al paraat en met een druk op de knop kan je de factuur versturen. Ondernemen wordt op die manier weer een stukje eenvoudiger.
Waar dient een goede offerte aan te voldoen?
Uiteraard dient de aangeboden prijs in orde te zijn. Een professionele layout maar een veel te hoge prijs zal de kans op succes praktisch nihil maken. Een goede offerte is dan ook een combinatie van:
- De juiste prijs
- Een professionele layout
- Details met betrekking tot hetgeen je aanbiedt.
- Een goede opvolging van een offerte
Omdat een goede offerte zo belangrijk is, hebben wij een aantal praktische tips verzameld.
1. De juiste prijs bepalen
De juiste prijs is een abstract begrip. In onze opinie is het echter niet verstandig om puur en alleen op prijs te gaan concurreren.
Een te lage prijs kan mensen aan het twijfelen brengen met betrekking tot hetgeen je aanbiedt. Daarentegen dien je ook weer niet veel duurder te zijn dan jouw concurrenten.
Persoonlijk zijn wij ervan overtuigd dat je met een goede offerte een net iets hogere prijs in rekening kan brengen.
De potentiële klant zal jou dan als een professional zien en zal daardoor bereid zijn net iets meer betalen. Zeker in vergelijking met iemand anders, die dit niet professioneel heeft aangepakt.
2. Zorg voor een professionele layout
Een professionele layout is uitermate belangrijk. Dit houdt niet alleen in dat het er mooi uitziet, ook de informatie dient duidelijk te worden weergegeven. Je dient als het ware in een opslag te kunnen zien, wat er precies wordt aangeboden en wat de kosten zijn.
Het maken van een professionele offerte is tegenwoordig eigenlijk vrij eenvoudig. Hiervoor bestaan er verschillende softwarepakketten die dit erg eenvoudig maken. Je hoeft dan slechts eenmalig de layout aan te maken en vervolgens kan je deze eenvoudig elke keer aanpassen. Vergeet zeker niet informatie zoals het nummer van de kamer van koophandel op de offerte te vermelden.
Een begeleidend schrijven bij jouw offerte kan ook nooit kwaad. Op die manier kan je meer informatie verstrekken over jouw bedrijf, producten of diensten.
Zoek via Google eens naar een voorbeeld offerte om inspiratie op te doen.
3. Verstrek gedetailleerde informatie
Het is van groot belang om precies aan te geven wat je aanbiedt. En dan specifiek wat er bij de prijs is inbegrepen, maar zeer zeker ook hetgeen er niet is inbegrepen. Wat er ook zeker niet mag missen is welke voorwaarden er van toepassing zijn. Maar ook of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn dient goed duidelijk te worden gemaakt.
Aan de ene kant geeft dit zekerheid voor de klant. De klant weet dan precies waar hij of zij aan toe is. En dat is iets wat mensen willen.
Mensen houden niet van onzekerheid maar willen zekerheid hebben.
Daarnaast straalt een gedetailleerd aanbod professionaliteit uit. De klant zal hierdoor concluderen dat je professioneel en te vertrouwen bent.
Maak duidelijk wat de klant kan verwachten en laat zien dat je professioneel bent.
Maar ook voor jezelf is dit van groot belang. Mocht er op een gegeven moment een geschil ontstaan, dan heb je een document waar je op terug kan vallen. Ook hier is een goede offerte van belang.
Controleer ook altijd een offerte die naar de klant gaat. Een foutje is snel gemaakt en dit dien je ten alle tijden te voorkomen.
4. Opvolging van verstuurde offertes
Vaak houdt het niet op bij het versturen. Het is vaak noodzakelijk om opvolging te geven om zodoende de klant binnen te halen. Wanneer je een offerte wilt omzetten naar een klant, dan die je meer te doen dan alleen het versturen van jouw aanbod. Geeft je na het versturen van offerte geen opvolging hieraan, terwijl een concurrente dit wel doet, dan heb je grote kans dat de klant naar de concurrent gaat.
Zorg ervoor dat een offerte wel een klant oplevert. Een goede opvolging houdt in dat je na het versturen, na een aantal dagen, contact opneemt met de klant. Hierbij kan je de klant dan vragen of alles duidelijk is.
Voorkom echter dat je te pusherig overkomt. Dit zal alleen maar tegen je gaan werken. In onze opinie is het bij een eerste contact verstandig, om jezelf te beperken tot het vragen of er nog onduidelijkheden zijn.
Een vervolgstap is dan om te vragen hoe de klant tegenover de offerte staat.
Het contact kan zowel per telefoon als per email. Zeker indien je een grotere hoeveelheid offertes verstuurd, dan is het verstandig om dit proces te automatiseren. Op die manier heb je dan een goed inzicht in de status van de verschillende offertes.
Onze aanbeveling
Door een offerte te maken, die er professioneel uitziet, alle benodigde informatie bevat en waarbij de prijs correct is, dan is de kans groot dat je een nieuwe klant hebt gevonden. Een goede offerte sluit je af met het binnenhalen van een klant.
