Goede financiële data is voor een ondernemer ontzettend belangrijk. Alleen is het beschikbaar hebben van goede financiële data niet genoeg. Je dient deze data ook goed te interpreteren en analyseren. Dit is de basis voor de bedrijfsplannen en het beoordelen van algemene financiële positie.
Uiteindelijk dien je ervoor te zorgen dat je zowel de winst als ook de kasstroom optimaliseert. Daarnaast dien je ook de financiering van de onderneming in de gaten te houden.
Langetermijnvisie
Het is niet altijd zo, dat je hierbij dient te focussen op de korte termijn. Wanneer je een investering doet, dan zal het tijd kosten voordat deze investering zich weer zal terugbetalen. Het is wel van belang, om zeker te stellen dat de investering zich ook daadwerkelijk gaat terugbetalen. Daarnaast dien je ook vaak bij te sturen. In praktijk zal iets toch altijd net weer iets anders uitpakken. Hiervoor is goede financiële data van groot belang.
Tijdig bijsturen
Op die manier kan je al in een vroeg stadium beoordelen of de gedane investering het beoogde rendement gaat opleveren. Indien dit niet het geval is, dan dien je bij te sturen. Des te eerder je gaat bijsturen, des te eenvoudiger dit is. En het zal ook het meeste resultaat opleveren.
Projecten stopzetten
Stel dat je al veel hebt geïnvesteerd in een nieuw product, maar de omzet valt echter nog steeds tegen. Dan is het lastig om de beslissing te nemen om met dit product te gaan stoppen. Des te meer je hebt geïnvesteerd, des te lastiger deze beslissing zal zijn. In het Engels wordt dit in de financiële sector “don't throw good money after bad money” genoemd.
Verschil tussen een boekhouder en controller
Een boekhouder zal de administratie bijhouden, zodat de financiële situatie inzichtelijk wordt. Het opstellen van degelijke en waardevolle rapportages en het uitvoeren van financiële analyses is echter het werk van een controller. Een goede controller zal veel waarde voor jouw bedrijf opleveren.
Kansen en risico`s
Zowel het herkennen van kansen en risico`s is van belang. Persoonlijk ben ik van mening dat je de vaste overheadkosten zo laag mogelijk dient te houden. Dit maakt een onderneming minder gevoelig voor tegenslagen. Zelfs als je iets meer dient uit te geven, waardoor je als onderneming flexibeler wordt, dan heeft dit mijn voorkeur.
Zo kan je bijvoorbeeld denken aan het werken met uitzendkrachten of interim medewerkers.
Kleinere ondernemingen
Voor kleinere ondernemers is het vaak te duur om een vaste controller in dienst te nemen. Je zou dan ook het inschakelen van een interim controller kunnen overwegen. Deze persoon kan dan bepaalde rapportages en analyses opzetten, die je eventueel door een andere medewerker laat overnemen.
Het opzetten van goede rapportages is waar je echt een expert voor nodig hebt. Wanneer dat gedaan is, dan wordt het eenvoudiger om bijvoorbeeld de boekhouder dit maandelijks of wekelijks te laten bijwerken.
Externe expertise inhuren
Een goede interim controller dient aan te voelen, wat je als onderneming nodig hebt. Indien je iemand exact dient te vertellen wat volgens jou de noodzakelijke analyses zijn die je nodig hebt, dan voldoet dit niet.
Ik zou dan ook zeker stellen dat je de juiste persoon binnen jouw organisatie naar binnenhaalt. Fink financiële kwaliteit is bijvoorbeeld een interim kantoor, dat je kan helpen bij het binnenhalen van de juiste persoon. Een financiële analyse laten uitvoeren door iemand die niet over de juiste kwaliteiten beschikt, is geen goed idee. Op de lange termijn kan dit de bedrijfsresultaten negatief beïnvloeden. Kies dus voor kwaliteit.
Automatiseren van rapportages
Ik ben groot voorstander van zoveel mogelijk automatiseren.
Er zijn meer dan voldoende tools beschikbaar, waardoor financiële gegevens eenvoudig en snel inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Hierdoor blijft er meer tijd over om analyses uit te voeren.
Analyses maken het verschil. Daarnaast zullen door automatisering de periodieke rapportages ook veel sneller beschikbaar zijn en is de kans op fouten kleiner. Het tijdelijk inhuren van een data analist om rapportages te automatiseren, zou hier een overweging kunnen zijn.
Het analyseren van verschillen
Het analyseren van verschillen ten opzichte van een budget of forecast en voorgaande perioden, dient standaard onderdeel uit te maken van de planning & control cyclus. Daarbij gaat het om het echt verklaren van de verschillen. Zelf heb ik meegemaakt dat er dan wordt geconcludeerd in de trend van “de omzet was hoger”.
Daar heb je weinig tot niks aan. Het gaat erom te achterhalen waarom de omzet hoger is uitgevallen. Is er sprake van snellere dan verwachte groei van de markt, zijn er concurrenten die leveringsproblemen hadden of wellicht prijzen hebben verhoogd en ga zomaar door.
Op basis van dergelijke analyses kan je vervolgens het beleid aanpassen. Stel dat er sprake is van een sterke marktgroei, dan zou dit extra marketinguitgaven kunnen rechtvaardigen, om maximaal te profiteren van deze groei.
Ging het om een concurrent die geen producten op voorraad had, dan zal het meer een tijdelijk effect zijn en dien je jezelf op lange termijn niet rijk te rekenen. Wel zou je dan een gerichte campagne kunnen opzetten, om klanten die hierdoor bij jou hebben gekocht, binnenboord te houden. Wellicht zou je die extra korting kunnen bieden bij nieuwe bestellingen. Goede financiële data helpt je bij het maken van de juiste beslissingen.
Kostenverschillen
Dit voorbeeld van een omzet afwijking, geldt ook voor de kosten. Bepaalde kostenstijgingen kan je weinig aan doen. Denk bijvoorbeeld aan de stijging van de energieprijzen. Wel is het dan weer zaak, om te zoeken naar mogelijkheden om dit te compenseren. Het direct doorberekenen in de verkoopprijzen zou je klanten kunnen gaan kosten. Je dient daarom breed te kijken naar wat er mogelijk is.
Als er sprake is van een kleine afwijking, dan dien je hier ook niet te snel overheen te stappen. Wellicht is er sprake van een grote plus en een grote min. Dan zou je alsnog de grote kostenoverschrijding dienen aan te pakken.
