Wanneer je de boekhouding gaat bijwerken als zzp`er, of je doet dit voor jouw MKB onderneming dan kom je de term gemengde kosten regelmatig tegen. En wat dan specifiek van belang is; de belasting en dan met name de aftrek gemengde kosten. Dit is uitermate belangrijk voor de belastingaangifte.

Wat zijn gemengde kosten?

Er wordt binnen het boekhouden gesproken over gemengde kosten indien een gedeelte van de kosten aftrekbaar zijn en een gedeelte niet. Hiervoor zijn er door de belastingdienst een aantal regels opgesteld, die je nauwgezet dient te volgen.

Ik kan je vanuit de praktijk vertellen dat dit bij een eventuele belastingcontrole bijna altijd een aandachtspunt is. Enerzijds omdat hier nogal eens fouten worden gemaakt en ten tweede dat hier ook nog wel eens gebruik wordt gemaakt van creatief boekhouden om op die manier zoveel mogelijk kosten in aftrek te brengen. Zorg er dus voor dat jij als ondernemer zijnde de regels van de belastingdienst op de juiste manier opvolgt.

Gebruik je een online boekhoudprogramma zoals Acumulus of gebruik je Rompslomp voor de boekhouding, lees dan verder hoe je deze kosten direct goed kan verwerken in boekhouding. Maar ook voor Myfinance kan je dezelfde werkwijze prima hanteren.

Gemengde kosten en belastingaftrek

Doordat er door de belastingdienst wordt gesteld dat deze doorgaans zakelijke kosten in deze categorie een privé element bevatten, mogen ondernemingen deze niet voor de volle 100% aftrekken. De volgende kosten vallen in deze categorie:

• Representatiekosten
• Congressen en seminars
• studiereizen
• Eten en drinken
• Relatiegeschenken

De verschillende mogelijkheden voor de belastingaangifte

Als ondernemer zijnde heb je een keuze hoe je deze kosten in de belastingaangifte wilt verwerken. Je kan dus kiezen voor de jou meest voordelige methode. Aangezien je de belastingaangifte na afsluiting van het boekjaar opstelt, mogen ondernemers aan het einde van het jaar bepalen wat de voordeligste optie is. Je kan de kosten in de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting op volgende manieren verwerken:

• De drempel regeling volgen en tot de drempel van het bedrag van 4.600€ deze bedragen niet in aftrek te brengen op de belastbare winst. Alles hierboven mag je dan wel voor de volle 100% van het belastbare inkomen aftrekken.
• Vanaf de eerste euro 80% van de bovengenoemde kosten als aftrekbaar opnemen in de belastingaangifte. Heb je een onderneming in de vorm van een bv dan geldt een soortgelijke regeling waarbij je standaard maar 73,5% van de gemengde kosten mag aftrekken voor de vennootschapsbelasting (vpb).

Hoe verwerk je dit nu in de boekhouding?

Strikt gezien is het niet noodzakelijk om dit onderscheid in het boekhoudprogramma te verwerken. Je kan dit bijvoorbeeld in een excel sheet bijhouden en op die manier een aansluiting maken tussen de boekhouding vanuit het boekhoudprogramma en de belastingaangifte.

Persoonlijk ben ik er echter een sterk voorstander van om zoveel mogelijk direct in het boekhoudprogramma zelf te verwerken. En dit is grotendeels vrij eenvoudig op te lossen.

Zelf maak ik gebruik van het boekhoudprogramma e boekhouden. In dit programma kan je zelf eenvoudig grootboekrekeningen aanmaken.  Maar ook bij Visma eAccounting en het boekhoudprogramma Yoursminc is dit eenvoudig zelf te doen.

Voor de grootboekrekening die betrekking hebben op gemengde kosten heb ik twee varianten aangemaakt. Een grootboekrekening voor de aftrekbare en een grootboekrekening voor de niet aftrekbare kosten. De gemengde kosten en belastingaftrek is op die manier eenvoudig af te lezen vanuit de boekhouding.

Afhankelijk van de optie waarvoor je opteert kan je de kosten tot een bedrag van 4.600€ op een aparte grootboekrekening boeken. Kies je voor de 80% of 73,5% regeling, dan kan je direct een gedeelte als aftrekbaar en gedeelte als niet aftrekbaar boeken.

De invloed op de te betalen belasting

4.600€ niet van de winst afhalen, of de kosten slechts voor een percentage van de winst afhalen, zorgt ervoor dat het belastbare loon of de winst van de bv hoger uitvalt. Uiteindelijk betaal je dus meer belasting door deze regeling.

Het is verstandig deze regelingen jaarlijks, voordat je de belastingaangifte gaat invullen, even te controleren op de website van de belastingdienst. Deze zijn namelijk nogal eens aan verandering onderhevig. Zo is recent het niet aftrekbare bedrag van 4.500 naar 4.600 verhoogd.