Fiatteren van facturen

Het fiatteren van facturen is van belang voor een goede administratieve organisatie. Op die manier voorkom je dat er fraude ontstaat, doordat er frauduleuze facturen worden betaald.

Purchase to pay workflow

Bij een groot ERP pakket wordt dit ondervangen door een workflow. Dit begint al met het aanmaken van een inkooporder, die door een bevoegd persoon dient te worden goedgekeurd. 

Naarmate de waarde van de inkooporder groter wordt, zal er goedkeuring dienen te worden verleend door iemand hoger in de organisatie. Op het moment dat er dan een inkoopfactuur wordt ontvangen, dan dient deze te worden gekoppeld aan een inkooporder.

Online boekhoudprogramma`s

Bij een boekhoudprogramma zoals Moneymonk, E-boekhouden of Rompslomp heb je deze mogelijkheid niet. Je wilt echter niet, dat iemand die voor jou de administratie bijhoudt, zomaar alle facturen kan inboeken en betalen. Je dient daarom alsnog een procedure op te zetten, voor het fiatteren van facturen.

Controleren van uitgaande betalingen

De eenvoudigste methode is, om dit te doen bij het betalen. Zorg ervoor dat degene die de facturen in de boekhouding verwerkt niet de factuur kan betalen. 

Als ondernemer zijnde zou ik dit altijd zelf in handen houden. Als er een batchbetaling wordt aangemaakt, dan vraag je van degene die facturen heeft geboekt, een overzicht van de facturen die in de betaling zijn opgenomen. 

Eventueel kan je dan ook vragen om kopieën van deze facturen. Je kan dan zelf alsnog de facturen controleren en zeker stellen dat deze correct zijn. Het fiatteren van facturen doe je op deze manier pas aan het einde van het boekhoudkundig verwerken van de facturen. Eigenlijk spreek je dan over het fiatteren voor betaling.

Verkoopfacturen

Bij het versturen van verkoopfacturen dien je eigenlijk ook een bepaalde fasering uit te voeren.

Ook hier geldt dat dit bij een ERP pakket zoals SAP of Exact online automatisch ingericht kan worden. Je kan er dan voor zorgen, dat degene die een verkoopfactuur aanmaakt geen prijzen kan wijzigen.

Fiatteren van verkoopacturen

Je loopt altijd een (klein) risico dat een klant minder in rekening wordt gebracht, dan was afgesproken. Dit zou kunnen gebeuren wanneer het om een vriend of familielid gaat. Je zou dus als ondernemer zijnde ook op zijn tijd de verkoopfacturen dienen te controleren. 

Controlerapport voor uitgaande facturen

Het eenvoudigste is om dit te doen via een download in excel. Op die manier kan je snel zien of er sprake is van afwijkende prijzen. Eigenlijk zou je een dergelijk overzicht maandelijks dienen te controleren. Via jouw boekhoudprogramma zou het eenvoudig dienen te zijn een dergelijk rapport op te zetten.

Het belang van controle

Indien medewerkers weten dat er sprake is van controle, dan zullen zij ook minder snel geneigd zijn, om een frauduleuze handeling uit te voeren. Is het daarentegen zo, dat medewerkers weten dat er toch niet gecontroleerd wordt, dan zullen zij eerder geneigd zijn tot het overgaan van een frauduleuze handeling.

Vergelijk het met het overtreden van een snelheidslimiet. Indien je weet dat er een controle is, dan zal je jezelf aan de maximumsnelheid houden. Weet je daarentegen dat er geen controle is, dan zal je eerder geneigd zijn het gaspedaal wat dieper in te trappen.

Mijn docent administratieve organisatie zij altijd: “vertrouwen is goed, maar controle is beter” Daar is geen speld tussen te krijgen. Het fiatteren van facturen is dan ook een must, om dit goed te regelen.

Edwin is zeer ervaren op het gebied van boekhouden. Als CFO voor verschillende internationale bedrijven is hij een expert op het gebied van boekhouden, boekhoudprogramma`s en belastingen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.