Een factuur inboeken is relatief eenvoudig. Zeker wanneer je dit  een aantal keren hebt gedaan, dan wordt het eigenlijk een routineklus. Daarnaast heeft de automatisering een enorme vlucht genomen, waardoor het allemaal nog eenvoudiger wordt.

Wat houdt facturen inboeken in?

Een factuur inboeken is eigenlijk het verwerken van een factuur in de database van het boekhoudprogramma. Je geeft als het ware instructies hoe de factuur verwerkt dient te worden. Hiervoor gebruik je grootboekrekeningen. 

Waar dien je op te letten

Ook al is het allemaal niet zo ingewikkeld, er zijn toch een aantal zaken waar je op dient te letten.

Gebruik van een digitaal archief

Het gebruik maken van een digitaal archief biedt verschillende voordelen. Zo kan je leveranciers facturen direct in het digitale archief laten plaatsen. Dit scheelt jou tijd, omdat je dan niet langer zelf facturen hoeft te uploaden. 

Ook heb je dan direct een archief waarin je alles kunt opslaan. Hierdoor voorkom je weer dat je facturen kwijtraakt. Voor elke boeking die je maakt, zal je eenvoudig de bijbehorende factuur terug kunnen vinden.

Facturen consistent verwerken

Het is van groot belang dat je facturen altijd op dezelfde manier verwerkt. Dus niet telkens een andere grootboekrekening gebruiken. Op die manier verlies je het overzicht en verliest de boekhouding aan informatieve waarde. 

Wanneer je een factuur ontvangt van een nieuwe leverancier, dan is het van belang om er even goed na te denken, hoe je deze gaat verwerken. Daarnaast dien je er ook voor te zorgen dat de btw in de boekhouding correct wordt verwerkt. Wanneer je dit verkeerd inricht, dan zal dit tot problemen leiden.

Een logisch rekeningschema gebruiken

Aan het einde van de maand wil je bijvoorbeeld weten hoeveel geld je hebt uitgegeven aan reiskosten. Daarnaast wil je ook weten waar deze reiskosten uit bestaan. Dit doe je door middel van het hanteren van een logisch rekeningschema. 

Je groepeert hierbij de grootboekrekeningen die met elkaar in verband staan en waar je later een totaaloverzicht van wilt hebben.

Facturen tijdig verwerken

Facturen inboeken dien je tijdig te doen. Dit zowel van belang voor een juiste winst- en verliesrekening, maar ook voor de btw-aangifte is dit van belang.

Wanneer je per kwartaal btw aangifte doet, dan dien je ervoor te zorgen dat de facturen in het juiste kwartaal zijn ingeboekt. 

De btw aangifte versturen is op verschillende manieren mogelijk. Zo kan je dit via boekhoudprogramma`s zoals e-boekhouden.nl direct vanuit het boekhoudprogramma doen. Bij andere boekhoudprogramma`s dien je de cijfers over te nemen op basis van een rapportage.

Controleren van facturen

Er zijn tegenwoordig steeds meer spookfacturen in omloop. Daarom dien je een factuur altijd te controleren of deze wel correct is. Heb je wel echt goederen of diensten ontvangen of probeert iemand jou op te lichten? 

Het gebruik van inkooporders is vanuit dit oogpunt aan te raden. Wanneer je dan een factuur ontvangt waar geen inkooporder tegenover staat, dan weet je direct dat je deze factuur extra nauwkeurig dient te controleren.

Naast het controleren op spookfacturen, kan het ook geen kwaad om af en toe een factuur even te controleren of deze correct is. Bijvoorbeeld of het btw bedrag en het btw tarief wel kloppen.

Inkoopfacturen automatisch inboeken

Je kunt steeds meer inkoopfacturen automatisch inboeken. Voor een bepaalde factuur geef je dan instructies aan het boekhoudprogramma, waardoor het boekhoudprogramma deze facturen automatisch kan verwerken. 

Denk bijvoorbeeld aan de facturen die je ontvangt voor het verzenden van producten. Dit zijn normaal gesproken grote aantallen facturen. Indien je deze handmatig dient te verwerken, dan neemt dit behoorlijk wat tijd in beslag. Inkoopfacturen inboeken, door gebruik te maken van automatiseringsmogelijkheden, gaat daarentegen erg snel.

Bijna elk online boekhoudprogramma biedt hiertoe wel mogelijkheden. Dit is ook direct een  belangrijke toegevoegde waarde van het gebruik van een online boekhoudprogramma in vergelijking met bijvoorbeeld het boekhouden in excel.

UBL facturen

UBL staat voor Universal Business Language. Een e factuur inboeken die je in een UBL formaat ontvangt, gaat razendsnel. Een boekhoudprogramma kan dan automatisch alle benodigde gegevens herkennen en verwerken. 

Zo kan het btw nummer, de btw tarieven, het bedrag exclusief btw en de datum waarop de goederen zijn ontvangen, allemaal automatisch worden uitgelezen en worden verwerkt. 

Wel dien je dergelijke facturen nog even na te lopen. Met name het gebruik van de juiste grootboekrekening vergt nog even aandacht. 

Grotere afnemers stellen tegenwoordig in hun factuureisen dat facturen in UBL formaat dienen te worden aangeleverd. Dit zorgt ervoor dat zij veel kosten kunnen besparen op het gebied van de boekhouding.

Online boekhoudprogramma`s

Het bijhouden van de online boekhouding dient door het gebruik van een online boekhoudprogramma eenvoudig te worden gemaakt. Daarom is het van belang om goed te controleren of een boekhoudprogramma de mogelijkheid biedt om facturen automatisch te verwerken. Maar ook of de aangifte omzetbelasting automatisch kan worden verstuurt. E-boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld veel mogelijkheden op dit vlak. Dit kan je dan ook veel tijd besparen.