Een factuur boeken is de meest voorkomende activiteit binnen het boekhouden. Op deze pagina wordt je uitgelegd waar je op dient te letten en hoe je dit het beste kunt doen. 

Inkoopfacturen boeken

We behandelen specifiek de inkoopfactuur. De volgende zaken zijn van belang bij het verwerken van een factuur:

• Zorg dat de factuur als crediteur wordt geboekt.
• Kies de juiste tegenrekening.
• Zorg dat je de btw juist verwerkt.
• De juiste overeengekomen betalingstermijn gebruiken.

Facturen verwerken als crediteur

Een inkoopfactuur dien je te betalen. Het is dus een verplichting en wordt daarom als crediteur gezien. 

Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma zoals e boekhouden, dan kan hier eigenlijk weinig fout gaan. Wanneer je selecteert dat je een ontvangen factuur wilt verwerken dan wordt er automatisch de rekening gekozen waarop de factuur wordt vastgelegd. In dit geval dus de crediteuren.

Contante betaling van een factuur

Heb je een factuur contant betaald, dan dien je als tegenrekening de kas te boeken. 

Let echter wel op dat je dit alleen doet wanneer je ook daadwerkelijk contant hebt betaald. Heb je bijvoorbeeld via de pin afgerekend, dan kan je het beste toch gewoon de rekening crediteuren gebruiken.

Dit omdat je dan bij het verwerken van de banktransacties de bedragen kan matchen. Heb je factuur geboekt met tegenrekening bank, dan zal je wanneer je de bankmutaties importeert geen openstaande factuur tegenkomen.

Uit oogpunt van systematisch boekhouden is het daarom aan te raden om ook in gevallen dat er direct is afgerekend via de pin de rekening crediteuren te gebruiken. Bovendien wordt op deze manier de factuur automatisch gematcht met de bankmutatie.

De tegenrekening voor een inkoopfactuur

Je boekt het bedrag van de factuur, uiteraard zonder btw, in de winst- en verliesrekening. Hier dien je een keuze te maken welke grootboekrekening het meest overeenkomt met de factuur. 

Belangrijk hier is dat je consequent bent. Boek je de ene keer de telefoonrekening als telefoonkosten en een andere keer als kantoorkosten, dan verlies je inhoudelijk het overzicht van jouw verschillende kosten.

Voor regelmatige terugkerende rekeningen kan je een sjabloon gebruiken. Op die manier leg je een keer vast waar een factuur van een bepaalde afnemer dient te worden geboekt. 

Het gebruik van factuursjablonen

Zeker bij facturen die je regelmatig ontvangt bespaart dit behoorlijk wat tijd. Daarnaast weet je op die manier zeker dat je vergelijkbare rekeningen consequent in de boekhouding opneemt.

Heb je echter een leverancier waarvan je veel verschillende diensten afneemt, dan heeft het niet zoveel zin om een sjabloon te gebruiken. Ga je een factuur boeken, dan zal je elke keer afzonderlijk dienen te beoordelen waar deze thuishoort.

De btw op een factuur

De btw die jou in rekening wordt gebracht kan je terugvorderen. Het is dan echter wel van belang deze goed te verwerken. 

Hier geldt eigenlijk hetzelfde dat bij  het gebruik van online boekhouden er niet zo heel veel fout kan gaan. Indien je de juiste code gebruikt wordt de btw automatisch ingevuld.

Het enige waar je op dient te letten is het btw tarief wat jou in rekening wordt gebracht. Let dus op de verschillende btw tarieven die er bestaan, zoals btw hoog, btw laag en btw 0. Op die manier wordt het btw bedrag juist berekend

Heb je te maken met facturen vanuit het buitenland, dan dien je er op te letten dat je btw verlegd methode gebruikt. Ook al betaal je geen btw, je dient dit toch als een plus en een min in de btw aangifte op te nemen. Door het gebruik van de juiste btw codes, wordt dit ook automatisch correct verwerkt.

Bij buitenlandse leveranciers kan het bovendien geen kwaad het btw-nummer  te controleren. Heb je te maken met een frauduleuze leverancier, dan voorkom je op die manier dat jij hierin wordt meegezogen.

Op het moment dat je de btw aangifte gaat opstellen, dan zal je de bedragen in de juiste rubrieken op het btw rapport terugvinden.

Betalingstermijn

Het is ook van belang om deze juist in te geven. Zeker als je met betaalbestanden werkt. Op die manier stel je zeker dat je de factuur op tijd betaald. 

Dus niet te laat maar zeker ook niet te vroeg. Uiteindelijk heeft een te snelle betaling een negatieve invloed op de liquiditeit.

Let er op bovendien altijd op de betalingstermijn die op de factuur staat en hetgeen jij hebt afgesproken. Het komt nogal eens voor dat een leverancier een standaard betalingstermijn op de factuur aangeeft, terwijl je een andere betalingstermijn hebt afgesproken. 

n dat geval negeer je hetgeen wat op de factuur staat en hou je aan wat je hebt afgesproken.

Zorg ervoor dat je bij het boeken van een factuur alles juist hebt ingevuld in de boekhouding. De rest gebeurd dan grotendeels automatisch.