Facturen snel betaald krijgen is een belangrijk thema binnen het cashmanagement. Je bent hierbij gedeeltelijk afhankelijk van de klant, maar je hebt ook degelijk zelf invloed hierop. En eigenlijk dien je er gewoonweg voor te zorgen dat het door jou als ondernemer goed geregeld is, zodat je zelf niet voor vertragingen bij het ontvangen van betaling zorgt.

Tips om een factuur eerder betaald te krijgen

Waar dien je nu op te letten, zodat je facturen snel betaald gaat krijgen?

1. Direct een factuur versturen

Een factuur dien je zo snel mogelijk te versturen. Persoonlijk snap ik niet dat er nog steeds ondernemers zijn, die slechts periodiek facturen versturen. Heb je een product verstuurd of een dienst geleverd? Dan dient de afnemer direct de factuur te ontvangen. 

Online factureren zorgt ervoor dat je niet alleen snel een factuur kunt versturen, het bespaart je ook nog eens veel tijd omdat je het factureren volledig kunt automatiseren. Verstuur een factuur direct, dat is de eerste stap om facturen sneller betaald te krijgen.

2. Werk met korte betalingstermijnen

Wanneer iets geleverd of uitgevoerd is, dan is het eigenlijk niet meer dan normaal dat de klant hiervoor betaalt. Een betalingstermijn is eigenlijk alleen om ervoor te zorgen, dat de klant tijd heeft om de factuur te verwerken en te betalen. Persoonlijk zou ik een betalingstermijn van 14 dagen hanteren en zeker niet meer dan 30 dagen. 

3. Een factuur dient altijd correct te zijn

Dit klinkt logisch. Echter, in de praktijk worden er nog steeds facturen verstuurd die fouten bevatten. Ook hierbij is online factureren een belangrijk hulpmiddel. Dit zorgt er namelijk voor dat je geen data vanuit andere programma's hoeft over te nemen. Of nog erger; handmatig data dient over te nemen van bijvoorbeeld werkbonnen.

4. Factuur naar de juiste persoon of afdeling versturen

Zorg ervoor dat je weet naar wie je een factuur moet sturen, zodat deze direct wordt verwerkt. Stuur je facturen naar een verkeerde mailbox? Dan kan het best wel lang duren voordat deze uiteindelijk bij de juiste persoon terechtkomen.

5. Tijdig versturen van herinneringen

Wanneer een factuur de uiterste datum heeft overschreden, dan dien je direct een herinnering te versturen. Wel dien je uiteraard een vriendelijke eerste herinnering te versturen. 

Wellicht is de klant simpelweg vergeten een factuur te betalen, hetgeen iedereen kan overkomen.

Wordt er na een eerste herinnering nog steeds niet betaald? Dan mag je best gebruik maken van dwingender taalgebruik.

Online factureren zorgt er ook voor dat je eenvoudig en automatisch herinneringen kunt versturen.

Wel is het dan van belang dat je de banken tijdig verwerkt. Anders ga je ten onrechte herinneringen versturen. Dat is niet goed voor de relatie met je klant.

In de praktijk is de opvolging van onbetaalde facturen nog vaak iets waar niet voldoende aandacht aan wordt besteed. Zelf heb ik weleens het gevoel dat ondernemers het vervelend vinden om achter openstaande facturen aan te gaan. Jouw facturen op tijd betaald krijgen is echter essentieel. 

6. Contact zoeken met de klant

Heb je een eerste herinnering verstuurd maar heeft dit nog niet geleid tot een betaling? Dan is het raadzaam om contact te zoeken met de klant. Wellicht is er sprake van een probleem waarvan je niet op de hoogte bent. 

Daarnaast is het vaak ook zo dat klanten zich enigszins beschaamd voelen wanneer je contact opneemt met betrekking tot een betaling, waardoor ze snel het geld zullen overmaken.

Stel dat een klant zich in financieel zwaar weer bevindt, ook dan is het verstandig dat je contact met de klant hebt. Op die manier voorkom je dat andere leveranciers eerder betaald krijgen dan dat jij dat krijgt. De leverancier die niks van zich laat horen komt doorgaans onderaan de lijst te staan. Vergeet ook niet dat het aantal faillissementen stijgende is.

7. Maak betalen eenvoudig

Zorg ervoor dat je het zo eenvoudig mogelijk maakt voor de klant om een factuur te betalen. Denk bijvoorbeeld aan een betaallink in e-mail, wanneer je een factuur digitaal verstuurt. Op een papieren factuur kan je een QR code toevoegen om betalen eenvoudig te maken.

Op die manier hoeft de klant niet zelf alle gegevens op te zoeken om een betaling uit te voeren. Ook dit zal ertoe leiden dat een factuur snel zal worden betaald.

Conclusie

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, dan heb je vaak met externe factoren te maken. Dit neemt niet weg dat je ervoor dient te zorgen dat je alles wat je zelf in de hand hebt, goed en tijdig uitvoert. Dit zorgt ervoor dat de kans dat je een factuur op tijd betaald krijgt drastisch toeneemt.