Een tijdige en correcte facturatie is extreem belangrijk voor elke ondernemer. Alleen door dit proces op orde te hebben, zorg je ervoor dat het geld dat jouw klanten jou verschuldigd zijn, tijdig op jouw bankrekening staat. Ook al lijkt dit vanzelfsprekend, toch gaat het hier in de praktijk nogal eens mis.
Maak de facturatie zo eenvoudig mogelijk
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de facturatie zo eenvoudig mogelijk is. Indien je het nodige werk dient te verzetten om een factuur op te stellen, dan leidt dit vaak tot het uitstellen van het aanmaken en versturen van een factuur. In onze opinie zou het facturatieproces gewoonweg zoveel mogelijk geautomatiseerd dienen te zijn.
Factureren vanuit het boekhoudprogramma
Indien je gebruik maakt van online boekhouden, biedt het online boekhoudprogramma vaak de mogelijkheid om facturen te versturen.
Voor ondernemers met niet al te veel facturen per maand is dit vaak een prima oplossing.
Je dient er echter wel voor te zorgen dat ook door het gebruik van online facturatie binnen het boekhoudprogramma er zoveel mogelijk geautomatiseerd is. Indien je bijvoorbeeld een webshop runt, dan zou je ook de voorraad dienen bij te houden binnen het boekhoudprogramma.
Indien dit niet het geval is, dan zal je alsnog veel handmatig dienen in te voeren. In dat geval zou het gebruik van aparte facturatie software uitkomst kunnen bieden.
Het gebruik van facturatie software
Facturatie software is geheel gericht op het zo eenvoudig mogelijk maken van de facturatie.
Daarnaast heb je vaak ook de toegang tot andere functionaliteiten die je bijvoorbeeld ondersteunen bij het debiteurenbeheer.
Facturen maken met de software van bijvoorbeeld Zervant zorgt ervoor dat het maken van een factuur een fluitje van een cent wordt. Zo kan je bij het gebruik van Zervant eenvoudig de gewerkte uren bijhouden, waarna het in rekening brengen van deze gewerkte uren, slechts een paar klikken vergt.
Zorg ervoor dat jouw factuur voldoet aan de wettelijke vereisten
Facturen dienen te voldoen aan bepaalde voorwaarden die worden opgelegd door de belastingdienst. Het gebruik van facturatie software zorgt ervoor doorgaans voor dat een factuur voldoet aan deze richtlijnen.
In het kort dient een factuur te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Naam, adres en woonplaats van zowel jouw onderneming als die van de klant.
- Je dient zowel jouw KVK nummer en het btw-nummer te vermelden.
- Een doorlopend factuurnummer en de factuurdatum vermelden.
- De goederen of diensten die je levert en de leveringsdatum.
- De hoeveelheid goederen of diensten die je in rekening brengt en het bijbehorende btw-bedrag.
Deze zaken zijn meestal vanzelfsprekend. Toch dien je er goed op te letten dat je deze gegevens allemaal juist vermeldt.
Zorg ervoor dat facturen snel betaald worden
In onze opinie is het ook erg belangrijk om een betaalknop toe te voegen. Het is in de praktijk bewezen, dat door het toevoegen van een betaalknop, facturen aanzienlijk sneller worden betaald. Een snelle betaling is weer essentieel voor de kasstroom. Achterstallige betalingen van debiteuren is een van de belangrijkste factoren waardoor ondernemers in de betalingsproblemen terechtkomen.
Het belang van een professionele uitstraling
Als ondernemer zijnde wil je natuurlijk professionaliteit uitstralen naar jouw klanten toe. Een goed opgemaakte factuur, met een strakke layout, maakt hiervan onderdeel uit. Facturatie software zorgt ervoor dat je nette en professionele facturen opstelt.
Hoeveel kost facturatiesoftware?
Bij het gebruik van facturatie software is er, net zoals bij online boekhoudprogramma`s het geval is, sprake van maandelijkse licentiekosten. Persoonlijk zijn wij sterk voorstander van het gebruik van online software. In dat geval hoef je zelf geen software updates uit te voeren.
De prijzen van software voor de facturatie lopen behoorlijk uiteen. Vaak bieden programma`s een gratis optie tot factureren aan, welke echter wel vrij beperkt is. Betaalde versies beginnen zo rond een bedrag van 10€ per maand. Afhankelijk van het aantal maandelijkse facturen die je verstuurd, kan dit oplopen tot zo rond de 45€ per maand. Dit hoogste bedrag ga je echter alleen betalen indien je vele honderden facturen per maand verstuurd.