Voordat je een fiscaal jaar afsluit, dien je een aantal eindejaarsboekingen door te voeren. Welke boekingen dat precies zijn, hangt mede af van hoe je de boekhouding bijhoudt. 

Zo kan je ervoor kiezen om maandelijks afschrijvingen te verwerken maar je kan dit ook één keer per jaar doen. Daarnaast zijn er ook boekingen die een ieder dient te verrichten.

Zijn eindejaarsboekingen complex?

In mijn opinie zijn eindejaarsboekingen niet extra complex. Er kan wel complexiteit optreden wanneer je met verschillen krijgt te maken. Je dient dan te achterhalen waar deze verschillen vandaan komen. Wanneer je een verschil hebt gevonden, dan is het ook zaak om ervoor te zorgen dat dit in de toekomst niet nog eens kan gebeuren.

Een goed boekhoudprogramma helpt je enorm bij het verzorgen van de eindejaarsboekingen. Op dit gebied zijn mijn e-boekhouden ervaringen uitermate positief. Alles is overzichtelijk en wanneer je iets dient uit te zoeken dan zijn er ook overzichtelijke rapportages beschikbaar die je hierbij helpen.

Waar dien je op te letten?

Er zijn een aantal controles die jezelf dient uit te voeren. Daarnaast zijn er een aantal handelingen die je in het boekhoudprogramma dient te verrichten. In principe zou je eigenlijk de saldo`s van alle balansrekeningen moeten analyseren om zeker te stellen dat deze correct zijn. Daarnaast hebben wij de volgende tips om het jaar goed af te sluiten.

1. Controleren van het banksaldo

Controleer altijd het saldo van de bankrekening in het boekhoudprogramma Vergelijk deze met een uitdraai van het online bankieren. Dit saldo dient overeen te komen. 

Indien dit niet het geval is, dan houdt dit in dat niet alle banktransacties goed in het boekhoudprogramma zijn verwerkt. Wellicht ben je per ongeluk vergeten om een afschrift te boeken.

2. Voorraden controleren

Het is ook aan te raden om voorraden te tellen en deze te vergelijken met de waarde in de boekhouding. Indien je hier afwijkingen vindt dan dien je dit uit te zoeken. 

Zo kan het zijn dat een ontvangst niet goed is verwerkt. Of dat er geen voorraad is uitgeboekt bij het versturen van producten. Hierdoor kan zowel de balans als ook de winst- en verliesrekening een verkeerd inzicht geven.

Naast het afstemmen van de waarde van de voorraad, is het ook noodzakelijk om te beoordelen of alle producten die je in voorraad hebt nog verkoopbaar zijn.

Indien dit niet het geval is, dan zul je een voorziening voor incourante voorraden dienen op te nemen.

3. Afschrijvingen verwerken

Het verwerken van de afschrijvingen is noodzakelijk om de winst juist weer te geven. Zorg er dan ook altijd voor, dat je dit doet voordat je een jaar afsluit. Daarnaast dien je zeker te stellen dat alle activa die in de boekhouding zijn opgenomen ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Een inventarisatie van de aanwezige activa is dan ook een actie die je eigenlijk zou moeten uitvoeren tijdens een jaarafsluiting.

4. Voorzieningen boeken

Het nalopen van de debiteurenposten is ook een must. Je dient te beoordelen of alle facturen nog inbaar zijn. Het is wel noodzakelijk om goed te onderbouwen waarom je van mening bent dat een factuur geheel of gedeeltelijk oninbaar is.

Bij het boeken van een voorziening blijft de factuur overigens nog wel gewoon in de boekhouding zichtbaar. Pas als de factuur definitief niet inbaar is, dan boek je deze uit de debiteuren. Op dat moment kun je ook de btw terugvragen.

5. Overlopende posten controleren

Heb je wellicht een factuur ontvangen die (gedeeltelijk) betrekking heeft op een volgend jaar? Dan dien je het gedeelte dat betrekking heeft op een volgend boekjaar als overlopende post op te voeren. Dit zal ervoor zorgen dat de winst in het boekjaar dat je gaat afsluiten  hoger uitvalt.

6. Winst lopend boekjaar verwerken

Wanneer je een jaar afsluit, dan zet je het saldo van de winst- en verliesrekening weer op nul. Hoe je dit precies doet, hangt af van de ondernemingsvorm. 

Eenmanszaak / vof

Bij een eenmanszaak of vof, zal je als tegenrekening de rekening privé-opnamen gebruiken. De boeking bij een positief winstsaldo is dan als volgt:

(Debet) Eindresultaat
(Credit) Privéopnamen

Hierbij is de grootboekrekening eindresultaat een winst- en verliesrekening.

BV of NV

Bij een BV boek je in eerste instantie het winstbedrag over naar de algemene reserves. Wellicht volgt er later nog een dividenduitkering maar dat heeft verder geen impact op de eindejaarsboekingen. De boeking ziet er dan als volgt uit

(Debet) Eindresultaat
(Credit)  Winstreserve

7. Boekjaar sluiten in het boekhoudprogramma

Door na het uitvoeren van alle benodigde eindejaarsboekingen het boekjaar af te sluiten, voorkom je dat je per ongeluk nog boekingen in het oude boekjaar gaat verwerken. Vergeet ook niet om de factuurnummers aan te passen voor het nieuwe boekjaar.

Nieuw boekjaar openen

Je kunt overigens wel al gewoon boekingen in het nieuwe jaar verrichten, voordat je de eindejaarsboekingen van het voorgaande jaar hebt verwerkt. Je dient dan wel goed te letten dat je de juiste datum ingeeft bij het verwerken van facturen.