Ik verbaas me regelmatig over verouderde IT apparatuur die door ondernemers wordt gebruikt. Van efficiënt werken is dan geen sprake meer. Een laptop of computer die langzaam geworden is, kost ontzettend veel tijd. Als je gaat berekenen hoeveel dit je uiteindelijk kost, dan is een investering in nieuwe apparatuur doorgaans winstgevend. 

Opportunity costs

Opportunity kosten zijn kosten van iets niet doen. Wanneer iemand tijd verliest, doordat zijn laptop traag is, zal dit niet direct leiden tot extra kosten in de vorm van extra uitgaven. Maar de tijd die verloren gaat, had deze persoon wel iets anders kunnen doen. Dit zijn de opportunity costs van een trage laptop. 

Wanneer een afdeling uit een groot aantal medewerkers bestaat, dan zou er wel sprake kunnen zijn van extra uitgaven. Doordat je in een dergelijke situatie meer medewerkers nodig hebt, doordat je deze medewerkers niet optimaal laat werken, zijn de personeelskosten onnodig hoog.

Omdat je opportunity costs niet direct op een winst- en verliesrekening terugziet, worden deze kosten wel eens vergeten. Dit in mijn opinie geheel ten onrechte. Efficiency zal je uiteindelijk op de langere termijn, op een winst- en verliesrekening terug gaan zien. 

Hoeveel kan een trage laptop kosten?

Stel iemand verdient een salaris van 4.000€ per maand. Doordat de computer of laptop die deze persoon gebruikt is verouderd, treed er per dag een tijdverlies van 10 minuten op. Dit komt ongeveer neer op 37 uur per jaar. Op basis van het genoemde salaris, kost dit bijna 1.500€ jaarbasis. Daarnaast zal een trage computer of laptop ook voor zorgen voor de nodige frustraties.

Overzicht kosten trage laptop

Onderstaand een aantal rekenvoorbeelden, van de jaarlijkse kosten door het gebruik van een trage laptop. Hierbij ben ik uitgegaan van vakantiegeld, 13e maand en 25% sociale lasten voor de werkgever:

Zorg voor tijdige vervanging of opschoning

Persoonlijk zou ik er dan ook altijd voor zorgen, dat personeel over de beste IT apparatuur kan beschikken. Naast tijdige vervanging, kan ook het opschonen van een laptop de nodige tijdwinst opleveren. Dit zou je eigenlijk minimaal één keer per jaar dienen te doen.

Bij het vervangen van apparatuur, is het uiteraard wel van belang dat je deze koopt tegen de juiste prijzen. Vergelijken kan je op dit vlak veel geld schelen. Je kunt voor veel zaken online eenvoudig kortingscodes of speciale acties vinden. 

Zo kun je voor Dell op de website https://bespaardeals.nl/dell verschillende acties en kortingscodes vinden. Dit kan je veel geld schelen, dan dat je gewoon online direct gaat kopen. Hierdoor wordt de investering kleiner en zal je deze met de tijdwinst die dit gaat opleveren, nog sneller gaan terugverdienen.

Afstemmen op de behoefte

Ik zou bij de aanschaf ook goed kijken naar de behoeften van een medewerker. Iemand die zich bijvoorbeeld bezig houdt met webdesign, zal behoefte hebben aan een goede en duurdere grafische kaart. Iemand die werkzaam is op de boekhouding, zal hier minder behoefte aan hebben.

Voor die persoon is een groot intern geheugen wellicht weer belangrijker, om sneller complexe berekeningen te kunnen uitvoeren. Iemand van de customer service zal hier weer minder behoefte aan hebben.

Je ziet vaak, dat bedrijven kiezen voor één standaard model laptop voor iedereen. Dit is in mijn opinie niet altijd de beste keuze. Stem het type laptop dat je aanschaft, goed af op hetgeen iemand echt nodig heeft.

Efficiency is belangrijker dan ooit

In tijden van stijgende kosten, wordt efficiënter werken belangrijker dan ooit. Zo min mogelijk tijd verspillen is hierbij essentieel. Als je aan het eind van de dag het gevoel hebt, dat je een productieve dag achter de rug hebt, dan geeft dit bovendien een goed gevoel. 

Het gaat hierbij niet alleen om sneller werken. Het gaat ook om de manier waarop je jouw tijd invult. Elke dag verspillen we veel tijd aan zaken die eigenlijk niet belangrijk zijn. Dit terwijl je zou moeten focussen op het doen van de juiste dingen.

Ga investeringen niet uitstellen

Wanneer het financieel iets minder gaat, dan is een eerste reactie het uitstellen van investeringen. Dit is echter niet altijd de juiste keuze. Wanneer je een goede investering doet, dan zal dit juist geld moeten opleveren.

Tevredenheid van personeel

Wat ik zelf een van de meest frustrerende situaties vindt, is het moeten halen van een deadline, maar niet beschikken over de juiste hardware. Wanneer een laptop vastloopt op het moment dat je een grote excel sheet wilt updaten, dan is dat uitermate frustrerend.

Ik ben er dan ook van overtuigd, dat personeel voorzien van de juiste hardware, bijdraagt aan de tevredenheid van een werknemer. En daarnaast zelfs voor minder stress. Wanneer je een deadline niet kunt halen, doordat je niet over een juiste laptop beschikt, dan zorgt dit voor extra en ook onnodige stress. 

Wanneer je echt niet anders kunt, dan iets af te ronden, dan kan dit zelfs ten koste gaan van de vrije tijd. Je zult dan moeten overwerken om de deadline toch te gaan halen. Ook dit zal weer zorgen voor extra stress en ontevredenheid.