Voor een eenvoudige administratie is het niet altijd noodzakelijk om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Een eenvoudig boekhoudprogramma excel kan in dat soort gevallen soms ook voldoen. Vooral startende ondernemers of ZZP`ers kunnen hier geld mee besparen.

Voordelen van een boekhouding in Excel

1. Het grootste voordeel is de flexibiliteit. Je kan precies de rekeningen voor de inkomsten en uitgaven, de verlies & winstrekening en de balans opstellen zoals jij dat wilt.
2. Eenvoudig. Je hoeft geen tijd te investeren in het leren kennen van een boekhoudprogramma.
3. Gratis. Tenminste als je een Excel licentie hebt. Zo niet dan zou je eens kunnen kijken naar Google Sheets. Dit is de gratis tegenhanger van Microsoft Excel en biedt meer dan voldoende functionaliteiten om een boekhouding in op te zetten.

Nadelen van een boekhoudprogramma in Excel

1. Je kan geen verbinding maken met online banking.
2. Je zult veel handmatig moeten bijhouden. Doordat er geen mogelijkheid is om verbinding te maken met online banking, zal je bijvoorbeeld handmatig de betalingen moeten bijwerken. Hetzelfde geldt voor verkoopfacturen, deze zal je ook moeten verwerken in het eenvoudige boekhoudprogramma in Excel.
3. De flexibiliteit kan ook een nadeel zijn. Je moet er bijvoorbeeld voor uitkijken dat je geen oude data gaat overschrijven. Ook is het regelmatig maken van back-ups aan te bevelen. Een Excel bestand is snel overschreven en dan ben je alles kwijt.
4. Met een boekhoudprogramma kan je zeker zijn dat je voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Met een Excel sheet moet je hier zelf opletten.
5. Online boekhouden is lastiger met een boekhouding in Excel. Je kunt eventueel wel werken via de Cloud zodat op afstand iemand jouw boekhouding kan doen, maar met e boekhouden werkt dat toch net iets beter.
6. Je maakt geen gebruik van databeveiliging van een aanbieder van online boekhoudsoftware. Databeveiliging wordt steeds belangrijker en het belang wordt helaas nog steeds onderschat. Cybercrime is een groot probleem.

Alvorens een online boekhoudprogramma aan te schaffen is het zinvol om alle voors- en tegens goed tegen elkaar af te wegen. En wellicht is het verstandig om een advies van een expert te vragen.

BTW aangiften

Bijna alle boekhoudprogramma`s hebben wel de mogelijkheid om direct een overzicht te downloaden voor de BTW aangifte. Dit is in principe in excel ook geen probleem.

Je moet er alleen voor zorgen dat je de Excel sheet dusdanig inricht dat je ook direct een overzicht voor de BTW aangiften hebt. En een fout is snel gemaakt. Een goed boekhoudprogramma voor een ZZP`er maakt dit een stuk eenvoudiger.

Kosten van een boekhoudprogramma

De kosten van een online boekhoudprogramma variëren enorm. Voor een bedrag van tussen de 15 en 25€ per maand kan je echter wel een goed programma vinden. 

En vaak wordt er voor starters ook nog wel een speciale aanbieding gedaan. E boekhouden.nl is één van de aanbieders van een online boekhoudprogramma, wat veel in Nederland wordt gebruikt. Vooral voor starters is dit pakket uitermate interessant. 

Er wordt maar liefst een gratis proefperiode van 15 maanden aangeboden!

Er zijn ook wel gratis mogelijkheden beschikbaar, zeker als jouw bedrijf niet al te groot is. Zelf heb ik er een aantal uitgeprobeerd, maar is mijn conclusie dat de gratis boekhoudprogramma`s over het algemeen toch beperkt zijn. Dan kan je jezelf afvragen of het niet beter is een eenvoudig boekhoudprogramma excel in elkaar te zetten.

Gratis Excel boekhouding

Online kom je behoorlijk wat voorbeelden tegen van hoe jouw Excel boekhouding eruit kan zien. Over het algemeen zijn dit vrij simpele excel sheets waar je weinig excel kennis voor nodig hebt om deze te onderhouden. Enige basiskennis is echter wel handig. Zeker in het begin als je de Excel sheet nog moet bijwerken naar jouw behoeften.

Conclusie

In eenvoudige situaties met weinig transacties kan je volstaan met een eenvoudig boekhoudprogramma excel.

Aangezien er echter zeer goede pakketten op de markt zijn, voor niet al te veel geld, zou mijn voorkeur toch liggen bij een dergelijk programma. Dit is de kleine investering zeer zeker waard. De tijd die je bespaart met het bijvoorbeeld automatisch inboeken van bankgegevens kan je aan het ondernemen besteden. En dan heb je die 15 euro snel terugverdiend.

En niet te vergeten, het grote voordeel dat je een boekhoudprogramma gebruikt wat voldoet aan de voorschriften van de belastingdienst en die zekerheid heb je niet met een eenvoudig boekhoudprogramma excel.