De beginbalans is hetgeen waarmee je dient te beginnen wanneer je een boekhouding opstart. De e boekhouden beginbalans is hier geen uitzondering op. Het klinkt en is ook logisch. Maar dat neemt niet weg dat dit extreem belangrijk is wanneer je begint met een boekhouding.

Een beginbalans die niet correct is zal er voor zorgen dat jouw boekhouding nooit op orde zal zijn. Ga je beginnen met online boekhouden, zorg er dan voor dat je de beginbalans op orde hebt.

Wat is een beginbalans?

De beginbalans is een weergave van de beginsituatie van jouw bedrijf. Wanneer je bijvoorbeeld met e boekhouden start, kunnen er zich twee situaties voordoen:

• Je begint een compleet nieuwe boekhouding
• Je stapt over van een ander boekhoudprogramma.

Grootboekrekeningen

Alvorens je kunt beginnen met het invoeren van de beginbalans dien je de grootboekrekeningen in te richten. Standaard komt E boekhouden al met een aantal grootboekrekeningen. Om deze echter aan te passen aan jouw situatie zal je waarschijnlijk nog nieuwe grootboekrekeningen moeten toevoegen. Ook kan je de namen van de bestaande grootboekrekeningen aan de door jouw gewenste naam aanpassen.

Een basisprincipe van een balans is dat deze in evenwicht dient te zijn. Hierop is de beginbalans geen uitzondering.

Een nieuwe boekhouding opzetten

In de eerste situatie, wanneer je een compleet nieuwe boekhouding opzet zal de beginbalans relatief weinig informatie bevatten.

Op sommige websites lees je dat in dit geval bij de beginbalans je niks hoeft in te voeren. Dit is sommige situaties het geval, maar niet altijd. Heb je bijvoorbeeld privé bepaalde kosten gefinancierd, dan zal dit op de openingsbalans dienen te staan. Het is in dat geval een vordering die al bestond op de startdatum van de onderneming.

Wat wel of niet op de beginbalans hoort te staan hangt af van het tijdstip van het ontstaan van de vordering of schuld. Alles van voor de datum van de beginbalans hoort gewoon op de beginbalans te staan. Heb je bijvoorbeeld een laptop die privé in je bezit hebt en ga je deze zakelijk gebruiken, dan zal je deze ook op de beginbalans dienen op te nemen.

Een boekhouding overzetten

Ga je een boekhouding overzetten, dan zal je meer informatie moeten invoeren. We hebben de belangrijkste aandachtspunten verder toegelicht:

Vaste activa

Een kenmerk van de vaste activa is dat deze niet direct ten koste van de winst worden gebracht. Je activeert deze op de balans en vervolgens schrijf je maandelijks of jaarlijks een bedrag af. De afschrijvingstermijn is afhankelijk van het soort activa.

Bij het invoeren van de beginbalans dien je naast het invoeren van het bedrag van vaste activa, ook de activa op te nemen in het activaregister

Voor de individuele activa vul  je achtereenvolgens:de volgende gegevens in:

• De aanschafwaarde (zonder btw)
• de eventuele restwaarde
• De afschrijving in jaren

Bij het overzetten van de boekhouding vanuit een ander programma, dien je hier goed op te letten. Je hebt inmiddels al afgeschreven op de aanschafprijs, dus de boekwaarde is dan lager dan de aanschafprijs. Bij de e boekhouden beginbalans heb je de mogelijkheid om de boekwaarde in te geven op het moment van de beginbalans. Je dient in dat geval wel het aantal jaren voor de afschrijving aan te passen voor het aantal al verstreken termijnen. 

Debiteuren en crediteuren

Voor het opvolgen van de debiteuren en crediteuren posities is  het van belang om naast het invoeren van de bedragen in de beginbalans, ook de facturen afzonderlijk in te geven.

Alleen op deze manier kan je de bankafschriften correct verwerken en de debiteuren en crediteuren bewaking correct uitvoeren.

Afsluiten boekjaar bij het overzetten vanuit een ander boekhoudprogramma

Voordat je overstapt is het  het afsluiten van het boekjaar in het oude boekhoudprogramma uitermate belangrijk. Normaal gesproken doe je dit per 31 december. Dit is echter geen verplichting. Je kan kiezen voor een zogenaamd gebroken boekjaar waarin het boekjaar op een andere datum begint dan 31 december.

Tijdens het afsluiten van het boekjaar wordt het resultaat voor het jaar dat je afsluit weg geboekt. Op deze manier begin je het nieuwe boekjaar van de winst en verliesrekening weer met 0.

Details van de grootboekrekeningen

Bij de beginbalans voer je de bedragen in. Voor bepaalde balansrekening zoals bijvoorbeeld voorzieningen kan dit bedrag bestaan uit verschillende kleinere bedragen. In dat geval is het van belang dat je een detail overzicht bijhoudt, zodat je weet uit welke bedragen het totaal bedrag bestaat.

In boekhoudkundige termen wordt dit een balans reconciliatie genoemd. Dit is een overzicht waarin je specificeert waaruit het totale balansbedrag bestaat. Wanneer je net met een nieuwe boekhouding begint zal het nog wel overzichtelijk zijn Na verloop van tijd, naarmate je meer journaalposten of boekingen hebt verwerkt, zal dit steeds overzichtelijker worden.

Mijn advies is dan ook om hier direct mee te beginnen. Doe je dat niet dan zal je later veel uitzoekwerk hebben.

Afstemmingen

Het dient ook aanbeveling om een maandelijkse afstemming te maken tussen het zogenaamde grootboek en nevenboek. Bijvoorbeeld, op de balans zal je een bedrag zien staan voor de debiteuren. Normaal gesproken zou de open posten lijst gelijk moeten zijn aan dit balansbedrag. Is dit niet het geval, dan is er een probleem met de boekhouding.

Indien je er een maandelijkse routine van maakt om dit af te stemmen, voorkom je een dergelijk probleem. Indien de bedragen niet overeenkomen dan is de periode dat je moet zoeken naar het probleem niet al te groot. Doe je dit echter niet regelmatig en heb je een verschil dan zal het uitzoekwerk veel meer tijd in beslag nemen.

De e boekhouden beginbalans is uitermate belangrijk om deze correct in te voeren. Het is echter net zo belangrijk om er voor te zorgen dat de gegevens ook correct blijven. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor e boekhouden.nl maar voor elk online boekhoudprogramma dat je gebruikt.

Zelf doen of uitbesteden

Heb jezelf geen boekhoudkundige kennis, dan kan je er natuurlijk altijd voor kiezen om het inrichten van de boekhouding uit te besteden. Maak je bij het opstellen van een beginbalans al direct een fout, dan zal het lastig worden om de boekhouding op orde te krijgen. Ben je niet zeker van jezelf, ga dan gewoon op zoek naar een boekhouder.