Automatiseren neemt je veel werk uit handen. Daarnaast zorgt het er ook nog eens voor dat de kans op fouten afneemt. Digitale werkbonnen, door het gebruik van een werkbonapp, zijn hiervan een voorbeeld.
Indien je een papieren werkbon gebruikt, dan is dit gewoonweg erg omslachtig. Zo dien je een papieren werkbon persoonlijk te overhandigen. Dit is eigenlijk niet meer van deze tijd.
In de snelle wereld waarin we leven, dien je eigenlijk continue nieuwe werkbonnen te kunnen overhandigen. Ook als een monteur zich aan de andere kant van het land bevindt. Werkbonnen apps worden dan ook steeds gebruikelijker.
Voordelen voor zowel binnendienst en buitendienst
Zeker voor een buitendienst biedt het digitaliseren van de werkbonnen grote voordelen. Maar eigenlijk is dit het geval voor zowel de binnen- en buitendienst. Ook bij een binnendienst gaat er veel kostbare tijd verloren bij het werken met papieren werkbonnen.
Heeft een monteur een werkbon afgehandeld, dan dient deze te worden overgenomen in de facturatie software. De gewerkte uren en de gebruikte materialen dienen in rekening te worden gebracht. Ook dit is niet meer van deze tijd.
Het gebruik van digitale werkbonnen zorgt ervoor dat je overal en altijd een werkbon kan doorsturen. Stel dat een klus veel minder tijd kost dan gepland, dan kan je met digitale werkbonnen een nieuwe opdracht doorsturen, zodat de tijd optimaal wordt benut.
Integratie met andere systemen
Is een klus afgerond, dan kan je met goede software de informatie direct doorsturen, zodat de klus in rekening kan worden gebracht. Als je dan nog een stap verder gaat, dan kan je de factuur ook direct in de boekhouding verwerken. Je hebt dan ook geen boekhouder nodig die de factuur gaat inboeken.
Indien dit proces goed is opgezet, dan spaart dit ontzettend veel tijd. En tijd is nu eenmaal geld.
Voorraadbeheer
Ook kan je dan real time de voorraad bijwerken, waardoor de kans dat je uit voorraad raakt van bepaalde materialen weer kleiner wordt. Heb je jouw voorraadproces dermate geautomatiseerd, dat er ook direct een bestelling naar de leverancier uitgaat, dan heb je een groot gedeelte van de bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Eigenlijk kan er dan nog maar vrij weinig fout gaan.
In het geval er een materiaal niet op voorraad is, kan je hiermee ook het bestelproces versnellen. Dit zorgt ervoor dat de klant minder lang hoeft te wachten. Dat is heden ten dage ook uitermate belangrijk.
Beschikbare werkbon apps
De ap van Simple Simon kan je het leven veel eenvoudiger maken. Je kan realtime de werkzaamheden van de buitendienst die onderweg is inplannen. Een klus die afgerond is kan direct worden gefactureerd en worden verwerkt in de boekhouding.
Naast de kostenbesparing die dit oplevert, zal dit ook de kasstroom positief beïnvloeden. Je kan door het gebruik van de app van Simple Simon de tijd tussen het uitvoeren van werkzaamheden en het versturen van de factuur met een aantal werkdagen verkorten. Dit zorgt er weer voor dat het geld eerder op de bankrekening staan.
Waardevolle informatie voor optimalisatie
Het gebruik van een digitale werkbon levert ook veel waardevolle informatie op. Zo kan je beter beoordelen of werkzaamheden goed worden uitgevoerd. Zo zal je inzicht hebben in hoe lang het duurt, voordat een klus is afgerond.
Bij de buitendienst krijg je ook beter inzicht in hoeveel tijd er verloren gaat aan reistijd. Op die manier heb je de tools in handen om dit nog verder te optimaliseren, hetgeen pure winst inhoudt.
De data van de verschillende gebruikers kan je bij een goede app overzichtelijk terugzien op een digitaal planbord. Op die manier weet je als planner zijnde precies wat er op elk moment van de dag gebeurd.
Deze informatie kan je weer gebruiken voor de informatievoorziening naar de klanten toe. Informatie en servicegerichtheid wordt steeds belangrijkers waardoor zeker niet mag worden onderschat.
