Het versturen van een digitale factuur heeft vele voordelen. Het is niet alleen goedkoper en bespaart je veel tijd, het zorgt ook voor een snellere betaling. Dus waarom zou je dit niet doen als ondernemer zijnde? Facturatie software zoals Zervant deze aanbiedt maakt het factureren veel eenvoudiger.
De voordelen van digitale facturen
Een digitale factuur versturen zorgt ervoor dat je ook automatisch herinneringen kan versturen. Daarbij kan je ook nog een betaalknop toevoegen, wat zorgt voor een snellere betaling van elektronische facturen. Een betaalknop zorgt ervoor dat een klant door simpel op de knop te klikken over kan gaan tot betaling. Hierdoor hoeft de klant niet eerst zelf in te loggen bij het online bankieren om zodoende de factuur te betalen.
Facturen raken niet kwijt
Een factuur per post raakt nogal eens kwijt. De ontvanger van de factuur zal de factuur bekijken en zien dat deze bijvoorbeeld binnen 2 weken dient te worden betaald.
Op dat moment leggen veel mensen de factuur opzij, omdat zij nog de nodige tijd hebben voordat ze de factuur dienen te betalen.
Echter, een behoorlijk percentage van de mensen vergeet vervolgens de factuur te betalen. Vaak is dit geeneens kwade opzet, maar zij vergeten het gewoon. Maak je geen gebruik van een digitale factuur, dan dien je vervolgens een aanmaning te printen en te versturen.
Aanzienlijke besparing op de kosten
Portokosten worden steeds hoger. Daarnaast dien je een factuur per post ook eerst te printen. Dit kost je tijd, maar ook kost een printer, enveloppen, papier en een postzegel allemaal geld. Dit geld kan je allemaal besparen door gebruik te maken van een digitale factuur.
Een positieve uitwerking op de kasstroom
Een goed debiteurenproces, waarbij je binnen een paar dagen na de vervaldatum van een factuur direct een herinnering verstuurd, is erg belangrijk voor de liquiditeit van een onderneming. Elektronisch factureren zorgt ervoor dat je dit allemaal automatisch kan instellen.
In dat geval heb je geen omkijken naar het versturen van herinneringen. Wel is het dan van belang om ervoor te zorgen dat de bankbetalingen altijd tijdig worden verwerkt. Daarnaast dien je facturen die ook naar het versturen van herinneringen niet worden betaald, niet uit het oog te verliezen. Hier zal je nog steeds zelf actie dienen te ondernemen.
Waarom worden er nog steeds papieren facturen verstuurd?
Je zou denken dat de papieren factuur inmiddels wel verleden tijd is. De praktijk leert echter dat er nog steeds veel bedrijven zijn die hiervan gebruik maken.
Het gebruik van de een digitale factuur neemt dan wel toe, maar toch maakt nog steeds niet elke ondernemer hier gebruik van.
Een factuur per e mail dient overigens niet verward te worden met een e factuur. Een e factuur, of een UBL factuur, kan elektronisch worden verwerkt door de ontvanger, terwijl een factuur per email vaak gewoon een pdf document is.
Software voor elektronisch factureren
Om het elektronisch factureren eenvoudig te maken is er inmiddels aardig wat software beschikbaar. Door het grote aanbod zijn de prijzen die in rekening worden gebracht alleszins redelijk te noemen. Daarnaast wordt er ook vaak een gratis mogelijkheid tot het maken van facturen geboden. Via Zervant is dit bijvoorbeeld mogelijk.
Hetgeen het je oplevert weegt zeker op tegen hetgeen het je kost. Wij gebruiken zelf ons boekhoudprogramma voor het versturen van facturen per e mail. Het hangt af van de onderneming die je bezit, of het verstandig is gebruik te maken van aparte facturatie software.
Veel boekhoudprogramma`s bieden de mogelijkheid tot het versturen van facturen. Het is vaak echter niet de core van een boekhoudprogramma. Dit is en blijft het boekhouden zelf.
Bij veel facturen per maand kan je dan beter aparte facturatie software gebruiken welke specifiek ontwikkeld is voor het aanmaken van een digitale factuur.
