Voor elke onderneming is een debiteur ontzettend belangrijk. In mijn opinie zou voor elke ondernemer het debiteurenbeheer een prioriteit moeten zijn. Het niet betaalt worden, of te laat betalen, door jouw klanten kan je als ondernemer direct in de problemen brengen.

Verschil tussen debiteuren en crediteuren

De debiteuren zijn de klanten die jouw geld verschuldigd zijn. Crediteuren daarentegen zijn de leveranciers die jij geld verschuldigd bent.

De betalingstermijn voor jouw klanten vaststellen

Wat is de termijn waarbinnen jij wil dat jouw debiteur jouw betaalt?  Het liefst zo snel mogelijk uiteraard.

 In de praktijk is er een verschil tussen de zogenaamde B2B (Business to Business) en B2C (Business to  customer) modellen. Bij B2B wordt er over het algemeen met langere betalingstermijnen gewerkt.

In een B2C omgeving zou ik aanbevelen om zoveel mogelijk klanten direct contant te laten betalen. Of indien het om een online onderneming gaat via bijvoorbeeld Ideal. Dit omdat het lastig kan zijn om geld te vorderen van een debiteur die niet betaalt. En helaas komt dit nog regelmatig voor. Het betalingsmoraal is niet altijd even goed. 

Voor een B2B omgeving zou ik persoonlijk werken met een betalingstermijn van 14 dagen. Voor goede en loyale klanten zou je eventueel 30 dagen kunnen aanbieden. Langer zou ik persoonlijk echter nooit doen. De invloed op de liquiditeit wordt dan te groot.

Voer een kredietcheck uit!

Indien je met een grote debiteur werkt dan is een kredietcheck aan te bevelen. Bij bedrijven zoals bijvoorbeeld Graydon kan je een rapport opvragen omtrent de financiële situatie van jouw afnemers. 

Er wordt nogal eens de fout gemaakt om hier te gemakkelijk mee om te gaan. Dan wordt er eenvoudigweg vanuit gegaan dat, omdat het om een groot bedrijf gaat, dat de kredietwaardigheid wel in orde zal zijn. 

Maar ook grote bedrijven kunnen in de financiële problemen raken. En omdat het hier vaak ook om jouw klanten gaat, dan betekent het meestal ook direct financiële problemen voor jouw onderneming. 

Vorderingen verkopen

Je kunt er ook voor kiezen om jouw debiteurenpositie te verkopen aan een gespecialiseerd bedrijf. Jij zult dan direct jouw geld ontvangen en het incasseren van de vorderingen is dan het risico van het bedrijf wat jouw vorderingen heeft overgenomen. Hier worden uiteraard wel kosten voor in rekening gebracht.

Debiteurenbeheer en automatiseren van aanmaningen

Maak je gebruik van online boekhouden, dan raad ik je ten zeerste aan een automatisch proces in te richten. Een factuur waarvan de vervaldatum is verstreken dient direct aangemaand te worden. Uiteraard de eerste keer op een vriendelijke manier. Iedereen vergeet tenslotte wel eens een factuur te betalen. Opvolgende aanmaningen dienen echter steeds serieuzer te worden. En de laatste aanmaning moet duidelijk maken dat je een incassobureau gaat inschakelen. 

Bekijk regelmatig de open posten

Dit zou je in mijn opinie wekelijks moeten doen. Zijn er binnen de debiteurenadministratie vervallen facturen die nog  niet betaalt zijn? In dat soort situaties zou ik altijd eerst zorgen dat deze facturen worden betaalt voordat je nieuwe diensten of producten levert.

Ook werkt een telefoontje soms beter dan een automatische e mail. Dus naast het automatisch versturen van aanmaningen zou ik ook gewoon de telefoon pakken en klanten actief gaan benaderen om jouw facturen te betalen. Dit werkt ook erg goed naar de toekomst toe. Klanten vinden het niet leuk als jij belt en zullen in de toekomst beter gaan opletten en sneller betalen. 

Ook kom je er op die manier achter of er eventueel problemen zijn. Misschien was de klant niet tevreden en dien je op zoek te gaan naar een geschikte oplossing. Dit zijn zaken die je zo snel mogelijk zou moeten signaleren. Daarnaast bouw je ook een relatie op met jouw debiteur.

Met het boekhoudprogramma e boekhouden.nl is het vrij eenvoudig om een debiteurenoverzicht te generen. Ditzelfde geldt voor programma`s zoals Myfinance, Exact Online, Rompslomp en Twinfield. Er is dus geen excuus om dit niet regelmatig te doen. 

Gevolgen van achterstallige betalingen

De gevolgen voor jouw onderneming kunnen enorm zijn. Als het uit de hand loopt kun je in de liquiditeitsproblemen komen. En dan ben je misschien wel genoodzaakt om een lening af te gaan sluiten om dit cashflow probleem op te lossen. Maar dan ben je degene die hiervoor de kosten draagt, terwijl jouw klant op tijd hadden dienen te betalen.