Je ontkomt er niet aan als ondernemer. De btw aangifte doen is één van de administratieve verplichtingen waarmee je te maken krijgt. Bovendien dien je naast het werk wat je dient te doen meestal ook nog belasting te betalen.

Voor het ondernemen zelf, heeft de btw aangifte doen weinig toegevoegde waarde. Maar het is nu eenmaal een verplichting. In mijn opinie is het dan ook van belang om er voor te zorgen dat je hier zo min mogelijk tijd aan kwijt bent. Maar het moet natuurlijk wel juist en tijdig worden gedaan.

Is de BTW aangifte ingewikkeld?

Voor een ondernemer met alleen transacties binnen Nederland en Nederlandse btw is de btw aangifte over het algemeen niet al te ingewikkeld. Het wordt iets lastiger wanneer je met grensoverschrijdende transacties gaat werken. Dan krijg je te maken met termen zoals btw verlegd. Hier hebben we een speciaal artikel aan gewijd.

Online boekhouden met een goed boekhoudprogramma maakt de btw aangifte over het algemeen vrij eenvoudig. Je kan of direct de aangifte vanuit het boekhoudprogramma versturen, of je dient alleen de cijfers over te nemen en in te vullen op de website van de belastingdienst. Ga je boekhoudprogramma`s vergelijken, let dan zeker op de functionaliteit wat betreft de btw aangifte.

Dit is voor mij dan ook één van de belangrijkste redenen om niet te kiezen voor een gratis boekhoudprogramma. De btw aangifte gaat je dan veel meer tijd kosten. Hetzelfde geldt voor een boekhouding in excel. Een gratis proefperiode van een betaald programma, valt niet in de categorie gratis boekhoudprogramma`s.

Het btw tarief bepalen

Dit is het belangrijkste waar je mee dient te beginnen. De juiste btw tarieven instellen op het moment dat je een product of dienst gaat verkopen. Hierbij dien je te bepalen of je het lage of hoge tarief dient te gebruiken. Of eventueel het nul tarief.

Voor inkomende facturen hoef je dit niet te doen. Dit wordt gedaan door degene die de factuur naar jou verstuurt.

Vereisten van de belastingdienst

Een factuur moet voldoen aan bepaalde voorwaarden voor de btw wetgeving. Deze zijn gelijk aan de voorwaarden die over het algemeen door de belastingdienst aan een factuur worden gesteld, te weten:

• Naam en adres van jouw bedrijf.
• Naam en adres van degene die je factureert. Dit dient het daadwerkelijke vestigingsadres te zijn, dus niet alleen een postbusnummer.
• Jouw BTW nummer en KVK nummer.
• De datum van opmaak van de factuur.
• Een factuurnummer. Hierbij dient er gebruik gemaakt te worden gemaakt van opvolgende factuurnummers binnen een reeks. Dus niet een willekeurig nummer.
• Omschrijving van wat er rekening wordt gebracht en de bijbehorende hoeveelheden.
• Datum van levering van de goederen en/of diensten.
• Het bedrag van de diensten of producten exclusief btw.
• Het geldende btw tarief.
• Het btw bedrag.

Voorbelasting

Dit is de btw die je mag aftrekken. Je hebt als het ware de belasting vooruit betaald en kan deze weer terugvorderen. Hierbij is het wel van belang dat de factuur op naam van de onderneming is uitgemaakt en niet privé. Houdt hier rekening mee

Uitsluitingen van btw aftrek

Van een aantal zaken kan je de btw niet terugvorderen. Dit geldt voor de volgende uitgaven:

• Privé uitgaven.
• BTW op de rekening van eten en drinken in de horeca. Dus wel de btw als je bijvoorbeeld koffie die je aanschaft voor het personeel bij bijvoorbeeld de Makro.
• Aankopen die je doet maar die verband houden met omzet die vrijgesteld is van btw. Denk hierbij bijvoorbeeld aan financiële producten die vrijgesteld zijn van btw, postdiensten of een kantine van de sportvereniging die vrijgesteld is van btw.
• Relatiegeschenken of personeelsgeschenken, zover deze meer dan 227€ per persoon bedragen (2019).

Uiteindelijk is het verschil tussen de btw in rekening gebracht aan jouw klanten, min het bedrag aan voorbelasting op de ontvangen facturen, het bedrag wat je dient te betalen.

Op tijd aangifte doen

Voor de btw aangifte is het uitermate belangrijk dat je deze op tijd doet. En ook de betaling op tijd doet. De meeste ondernemers doen de btw aangifte per kwartaal. Dan dient de btw aangifte binnen een maand na afloop van het kwartaal binnen te zijn.

De af te dragen btw dient ook binnen deze termijn bij de belastingdienst binnen te zijn. De termijn is dus voor de aangifte en betaling.

Digitaal btw aangifte doen

In Nederland doe je de aangifte btw digitaal.Je kan inloggen op het beveiligde gedeelte van de belastingdienst en daar de btw aangifte invullen. Met bepaalde online boekhoudprogramma`s zoals e boekhouden kan je dit zelfs automatisch vanuit het boekhoudprogramma verzorgen.

Kleine Ondernemers Regeling

Speciaal om kleine ondernemers tegemoet te komen is er de zogenaamde kleine ondernemersregeling. Voor 2019 geldt nog, dat indien het bedrag wat je jaarlijks aan btw dient te betalen minder dan 1.883 euro is, je een korting krijgt op het te betalen btw bedrag. Je kan dan een vermindering op de btw aanvragen. Is het bedrag dat je dient te betalen minder dan 1.345 euro, dan hoef je zelfs helemaal niks te betalen.

In 2020 wordt deze regeling aangepast.

Hoe vaak btw aangifte doen?

Er zijn 3 opties:

• Maandelijks
• Per kwartaal
• Een keer per jaar

Het meest voorkomend is de kwartaalaangifte. Om per jaar aangifte te mogen doen moet je voldoen aan de voorwaarden van de kleine ondernemersregeling.

Krijg je meer btw terug dan dat je dient te betalen, dan kan het zinvol zijn om een verzoek in te dienen om de aangifte omzetbelasting per maand te doen. Hiermee kan je dan de liquiditeit van de onderneming positief beïnvloeden. Indien je per saldo btw moet betalen is het uiteraard verstandig dit niet te doen.

Zelf de BTW aangifte doen of uitbesteden

Heb je toch liever dat een professional de btw aangifte voor jou verzorgd, dan zou je boekhouder offertes kunnen aanvragen. Op deze manier zal je de goedkoopste boekhouder vinden, zodat je niet teveel gaat betalen.