De btw aangifte doen is een verplichting voor elke ondernemer. Hoe vervelend dit ook is. Je ontkomt eenvoudigweg niet aan de aangifte omzetbelasting..

De btw-aangifte eenvoudig gemaakt

Gelukkig is digitaal btw aangifte doen tegenwoordig niet zo moeilijk meer. Als je gebruik maakt van een goed boekhoudprogramma dan is het eigenlijk vrij eenvoudig. Je kan of de btw aangifte direct vanuit het boekhoudpakket versturen, of je hebt een rapportage tot je beschikking dat precies aangeeft wat en in welke rubriek je de bedragen op het beveiligde gedeelte van de website van de belastingdienst, dient aan te geven.

Met de pakketten zoals e boekhouden.nl, Acumulus, Visma eAcoounting of Rompslomp is de btw-aangifte doen een fluitje van een cent. 

BTW betalen of ontvangen

Of je btw betaalt of ontvangt hangt af van de facturen aan klanten en de btw die je in rekening hebt gebracht en de btw op facturen van leveranciers. De btw berekend aan jouw klanten dient u af te dragen aan de belastingdienst, en btw die jou in rekening is gebracht mag je terugvorderen. 

BTW en facturen

De standaard Nederlandse facturen zijn erg eigenlijk vrij simpel voor de btw-aangifte. Ontvang je buitenlandse facturen zonder btw, dan zal je deze moeten aangeven in de categorie btw-verlegd.

Buitenlandse facturen

Daarmee verhoog je het btw bedrag wat je dient af te dragen maar ook direct het btw bedrag wat je kan terugvorderen. Uiteindelijk hebben dergelijke facturen geen invloed op de uiteindelijke btw betaling. Wel dien je deze correct in de boekhouding op te nemen. 

Verstuur je facturen naar het buitenland zonder btw, dan geldt hetzelfde principe. Uiteindelijk hebben deze geen invloed op de btw betaling. Je kan dit echter alleen doen indien je facturen naar een zakelijke klant verstuurt. Anders dien je gewoon de Nederlandse btw te berekenen. 

Daarnaast dient de factuur in dat soort gevallen aan de voorwaarden van de belastingdienst te voldoen. Zo dien je de term “BTW verlegd”  op de factuur op te nemen en dien je ook het btw nummer van de afnemer te vermelden.

Je bent hier als ondernemer zelf voor verantwoordelijk. Geeft een afnemer een verkeerd btw nummer door, dan kan de belastingdienst jou alsnog een aanslag opleggen voor de verschuldigde btw. Het is daarom verstandig een online tool te gebruiken om btw nummers van zakelijke klanten te controleren. 

Richt je boekhoudprogramma correct in. 

Voor een correcte btw-aangifte is het wel belangrijk dat je jouw boekhoudprogramma goed inricht. En dat je daarna uiteraard ook de facturen met de juiste btw bedragen ingeeft. Welk btw-tarief geldt, hangt af van het soort product of diensten je verkoopt en ontvangt.. 

Het is hier handig om gebruik te maken van sjablonen. Zeker voor uitgaande facturen en facturen van leveranciers die je regelmatig ontvangt. Op die manier kun je eenmalig aangeven wat de juiste btw percentages zijn en zo heb je minder kans op fouten gedurende het inboeken van facturen. Daarnaast bespaar je op die manier tijd bij het online boekhouden.

Ga je een boekhoudprogramma vergelijken, dan is de manier waarop de btw-aangifte wordt verzorgd een belangrijk aandachtspunt. Bij online boekhouden met een Nederlands programma zal dit over het algemeen wel goed geregeld zijn. Het kan echter nooit kwaad om dit te controleren. Het beste kan je dit doen via een gratis proefperiode. Dan kan je het zelf en  in de praktijk uitproberen dat dit goed werkt. 

Bij een gratis boekhoudprogramma zal de btw-aangifte niet altijd even goed geregeld zijn. Daarom prefereer ik zelf een klein bedrag per maand te betalen om eenvoudig de btw-aangifte te kunnen verzorgen. 

Doe de BTW aangifte op tijd!

Een te late btw-aangifte leidt direct tot een boete. En doe je aangifte vaker te laat, dan worden de boetes steeds hoger. Je krijgt voor de btw-aangifte geen factuur of een aanslag. Je dient de betaling zelf te verzorgen. Bovendien dient de betaling binnen te zijn op de dag dat de aangifte zelf binnen dient te zijn. De aangifte en betaling dienen ten alle tijden op tijd binnen te zijn. 

Gelukkig gaan bankafschrijvingen tegenwoordig erg snel. Je bent echter zelf verantwoordelijk voor een tijdige betaling. Een storing bij een bank geldt niet als excuus. 

Persoonlijk zou ik ook niet tot de laatste dag wachten met het overmaken van de verschuldigde btw. Doe dit in ieder geval een dag van tevoren. En even controleren of het bedrag daadwerkelijk is afgeschreven kan ook geen kwaad.

Hoe vaak aangifte doen?

Er zijn drie mogelijkheden. Per maand, kwartaal of per jaar. Standaard doen de kleinere ondernemers een keer per kwartaal aangifte, of één keer per jaar aangifte. Om aangifte per jaar te doen dien je goedkeuring te vragen bij de belastingdienst. Een keer per jaar de btw aangifte doen kan voor startende ondernemers met weinig btw transacties zinvol zijn.

Voor de datum van de btw-aangifte ontvang je van de belastingdienst aan het begin van het jaar een brief waarin dit staat vermeld.

0 btw is iets anders dan geen btw

Hier ontstaan nog wel eens misverstanden. Iets factureren met het btw tarief 0 doe je specifiek voor producten of diensten die vrijgesteld zijn van btw. Dit zijn bijvoorbeeld bank kosten en verzekeringspremies.

 Iets zonder btw facturen doe je indien er sprake is van btw verlegd. Dit zijn twee verschillende transacties die je in verschillende rubrieken dient aan te geven. Let hierop wanneer je aangifte doet.