Ben je een ondernemer, of heb je plannen om als ondernemer aan de slag te gaan? In dat geval heb je een boekhoudprogramma of boekhoudsoftware nodig.
Inmiddels zijn er al meer dan 350 verschillende programma`s voor online boekhouden op de markt. Hoe maak je nu de beste keuze en waar dien je op te letten?
In ieder geval dient de aanschaf van een boekhoudprogramma voor het volgende te zorgen:
1. Je moet de boekhouding snel en eenvoudig kunnen bijwerken. Dit geldt niet alleen voor de dagelijks werkzaamheden maar ook bijvoorbeeld voor de btw aangifte.
2. De kans op fouten dient minimaal te zijn. Ingebouwde controles dragen er zorg voor dat je bepaalde fouten niet kunt maken.
Waaraan dient een boekhoudprogramma te voldoen?
Voordat je een keuze gaat maken, dien je eerst voor jezelf een lijst van criteria op te stellen, waaraan de online boekhoudsoftware dient te voldoen. In het geval je weinig of geen boekhoudkundige kennis bezit, kan dit lastig zijn. Daarom hebben wij een aantal punten op een rij gezet waarop je dient te letten.
Wat mag boekhoudsoftware maandelijks kosten?
Een goed online boekhoudprogramma is helemaal niet duur. Betaal daarom ook niet meer dan noodzakelijk. Zo biedt e boekhouden een instappakket voor kleine zzp'ers voor slechts 9,95€ per maand. Zelf gebruik ik e-boekhouden.nl al vele jaren en ben hier uitermate tevreden over.
Standaard functionaliteiten die niet mogen ontbreken
Voor elke ondernemer zijn er een aantal functionaliteiten die onmisbaar zijn:
- Bespaar tijd met een automatische bankverbinding, waarmee je gemakkelijk jouw banktransacties kunt importeren en verwerken.
- Een boekhoud app om bonnetjes mee te kunnen scannen en om bovendien overal jouw boekhouding te kunnen inzien. Een mobiele app is tegenwoordig onmisbaar.
- De btw-aangifte dient eenvoudig te zijn. Of je moet deze direct vanuit het boekhoudprogramma kunnen versturen, of je dient de btw-aangifte aan de hand van een rapport eenvoudig te kunnen invoeren op de website van de belastingdienst.
Specifieke vereisten voor jouw onderneming
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een urenadministratie of ledenadministratie. Maar bijvoorbeeld ook een voorraadadministratie indien je een handelsonderneming bezit.
Werk je met leden die maandelijks dienen te betalen, dan dient dit te worden ondersteunt door de boekhoudsoftware. Met een paar klikken dien je jouw leden maandelijks te kunnen factureren.
Goede en inzichtelijke rapportages
Goede en overzichtelijk rapportagemogelijkheden, om snel de financiële situatie van jouw onderneming te kunnen inzien zijn onmisbaar. Alle inkomsten en uitgaven dien je met een klik te kunnen zien.
Bij een gratis boekhoudprogramma is de afwezigheid van goede rapportages vaak een groot nadeel.
Maar ook op het gebied van crediteuren en debiteuren, dien je direct inzicht te hebben in de status van betalingen van klanten en leveranciers.
De aanwezigheid van een goed geschoolde helpdesk
Een goed bereikbare en kwalitatief goed geschoolde helpdesk, die jouw ondersteuning kan bieden bij vragen of problemen is essentieel. Indien je tegen een probleem aanloopt is het belangrijk dat je snel wordt geholpen.
Daarnaast dient hetgeen je wordt verteld ook juist te zijn. Indien je een e mail verstuurt met een vraag, dan dient deze e mail snel en juist te worden beantwoord.
Waarom niet gewoon in excel boekhouden?
Het is natuurlijk verleidelijk om de boekhouding geheel gratis bij te houden. Hiervoor zou je een boekhouding in excel kunnen overwegen.
Persoonlijk vind ik dit echter geen goede keuze. Er zijn echt een behoorlijk aantal zwaarwegende nadelen aan verbonden. Deze nadelen wegen in mijn opinie veel zwaarder,, dan hetgeen je dient te betalen voor een goed online en eenvoudig boekhoudprogramma. Mijn grootste bezwaren tegen het boekhouden in excel zijn:
1. Boekhouden in Excel kost onnodig veel tijd
Boekhouden in Excel kost veel meer tijd. Het begint al direct met het opzetten van een boekhouding in excel, hetgeen veel tijd kost. Bovendien dien je jouw template steeds weer bij te werken.
Bijvoorbeeld als je een nieuwe grootboekrekening wilt gebruiken, of je begint aan een nieuw boekjaar. Maar ook het versturen van de btw-aangifte kost je onevenredig veel tijd.
Vergeet ook niet de handige functionaliteiten, zoals het opzetten van een bankvergunning, hetgeen ontbreekt wanneer je gebruik maakt van Excel.
2. De kans op fouten is vele malen groter
De kans op fouten is vele malen groter in Excel. Bij een online boekhoudprogramma heb je allerlei automatische controles, die de kans op fouten drastisch verminderen. Daarentegen is een foutje in een excel sheet erg snel gemaakt.
Ook dien je wanneer je gaat boekhouden in Excel er zelf voor zorg te dragen dat je up to date bent met alle wetswijzigingen. Bij een online boekhoudprogramma wordt bij een wetswijziging de software automatisch voor jou aangepast. Dat is een ander groot voordeel van een online boekhoudpakket.
3. Risico van van verlies van data
Je dient continue backups te maken. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je al je data kwijt bent. En dan heb je echt een serieus probleem. Een groot voordeel van een online administratie is dat jouw financiële data regelmatig en veilig wordt opgeslagen.
Boekhoudprogramma`s vergelijken
Er is veel keuze. Dit kan snel leiden tot keuzestress. Welk programma moet je nu kiezen? Naast het vergelijken van prijzen en alle functionaliteiten, zijn er een aantal criteria waar je nooit concessies zou moeten doen. Wat in mijn ogen belangrijke criteria zijn en misschien wel de allerbelangrijkste zijn de volgende:
1. Jij dient het als gebruiksvriendelijk te ervaren
Jij bent degene die met het boekhoudprogramma dient te werken. Dus jij moet het als gebruiksvriendelijk ervaren. Vindt een familielid of vriend een bepaalt programma gebruiksvriendelijk, dan is dit geen garantie dat jij dit ook zo ervaart.
2. De boekhoudsoftware dient te passen bij jouw onderneming
Het programma dient te passen bij jouw onderneming. Heb je geen leden, dan is een ledenadministratie overbodig. Factureer jij jouw klanten op basis van gewerkte uren, dan is een urenadministratie een must.
Dit zijn slechts een aantal voorbeelden wat je kan toepassen op alle beschikbare functionaliteiten. Denk maar eens aan een voorraadadministratie.
Hetgeen wat voor jouw onderneming noodzakelijk is dient beschikbaar te zijn in de boekhoudsoftware van jouw keuze. Zaken die je eigenlijk niet nodig hebt zijn niet van belang en het maakt dus eigenlijk niet uit of die specifieke functionaliteiten beschikbaar zijn of niet. Vaak betaal je dan voor iets wat je eigenlijk niet gebruikt..
Boekhoudsoftware vergelijken alvorens deze definitief aan te schaffen is in onze opinie altijd aan te bevelen.
Herken je deze situaties?
- De boekhouding kost veel tijd en je stelt het altijd uit om hieraan te beginnen.
- Bonnetjes en facturen slingeren door jouw kantoor en als je de boekhouding gaat bijwerken dien je deze eerst te sorteren. Als je ze überhaupt nog kan vinden.
- De btw-aangifte kost je altijd veel tijd en je stelt het uit tot op het laatste moment.
Dan is een goed boekhoudprogramma echt hetgeen je naar op zoek zou moeten gaan. Al deze punten zijn dan verleden tijd. Met het ruime aanbod aan online boekhoudprogramma`s, is het zeker dat er ook voor jouw onderneming de juiste boekhoudsoftware te vinden is.
Verenigingen en stichtingen
Online boekhouden is niet alleen de oplossing voor ondernemers. Ook voor de boekhouding van een vereniging of stichting zijn de op deze pagina genoemde boekhoudprogramma`s sterk aan te bevelen.
De boekhouding voor een vereniging of stichting wordt vaak door vrijwilligers gedaan. Door het voor hen makkelijker te maken, zal het minder moeilijk zijn om een vrijwilliger te vinden.
Voordelen voor startende ondernemers
Verschillende boekhoudprogramma`s bieden extra voordelen aan voor startende ondernemers. De programma`s die er hierbij uitspringen zijn de volgende:
- e boekhouden.nl - Als startende ondernemer kan je hiervan maar liefst 15 maanden gratis gebruik maken. Ook een factuur maak je binnen no-time met dit boekhoudprogramma.
- Visma eAccounting - 1 jaar gratis boekhouden voor starters
- Rompslomp - 30 dagen gratis uitproberen en 2 maanden gratis bij het afsluiten van een jaarcontract.
Boekhoudprogramma`s specifiek voor zzp`ers
Welke van de op deze pagina genoemde boekhoudprogramma`s zijn nu geschikt voor zzp`ers? In principe allemaal.
Echter, een zzp`er zal minder functionaliteit nodig hebben dan een mkb`er. Als je voor een programma als exact online kiest, betaal je voor functionaliteiten die je eigenlijk niet nodig hebt. Dit is onze top 5 boekhoudprogramma`s voor zzp`ers. Hierbij is het prijscriteria als zwaarwegend meegenomen:
Deze programma`s kosten geen van allen meer dan 20€ per maand!
We hopen je op weg te hebben geholpen en dat zodoende het boekhoudprogramma vergelijken iets gemakkelijker is geworden. Vergeet ook niet gebruik te maken van een gratis proefperiode om het boekhoudprogramma van jouw keuze goed uit te proberen alvorens definitief aan de slag te gaan.